Грамотно організована структура робочого пространс-тва повинна відповідати структурі уваги. На вашому робочому столі, на дошці з стікерами або прикріпленими кнопками документами, виділіть три основні області:
Центр уваги, в якому знаходиться один об'єкт (документ, нагадування), з яким ви непосредс-твенно зараз працюєте.
Область найближчого уваги, що містить 7 ± 2 об'єк-єкта, «близько необхідних».
Область далекого уваги - все інше.
Ми тут відходимо від класичного правила «Кожна річ повинна знати своє місце». Ідеальний порядок на столі зовсім не обов'язковий. Для початку необхідно жорстко
підтримувати хоча б три смислові області: «свідомість» (центр уваги), «предсознание» і «підсвідомість».
Головне правило управління увагою: якщо ви при-наближається щось із центром уваги - щось обов'язково Виведіть усіх людей від нього.
Наприклад, підвищилася актуальність для вас будь-якої задачі - ви наближаєте відповідну папку в «пред-свідомість». При цьому обов'язково видаліть з «передсвідомості» що-небудь, актуальність чого зменшилася. Таким чином, в області найближчого уваги завжди буде та кількість документів або напоминалок (7 ± 2), яке може бути охоплено вашим предсознание.
наблизили актуальний документ
обов'язково віддали неактуальне, зберігаючи 7 ± 2 документа в області найближчого уваги
Цей метод гарантує, що ваша увага витрачається оптимально. Свідомість зосереджено на центрі, ключовому документі; предсознание тримає рівно ті 7-9 об'єктів, які воно здатне тримати і які вам потрібні в бли-жайшее перспективі.
Приклад застосування методу структурування уваги з особистої практики. Планування у мене ведеться в Outlook, але протягом дня ключові завдання мені комфортно писати на кольорових папірцях -Додаємо мотивація-настройка на виконання, плюс приємно по виконанні рвати ці папірці і викидати. На поверхні
мого робочого ноутбука поміщається рівно 9 папірців мого люби-мого формату (клавіатурою я користуюся зовнішньої). Через деякий час після початку робочого дня поверхню ноутбука заповнена. Якщо з'являється нове завдання, я пишу її на папірець і, щоб поло-жити на поверхню, просто змушений щось звідти зняти і прибрати в «підсвідомість» (простір поруч з ноутбуком). Таким чином, я гарантую, що в «предсознании» у мене завжди не більш ніж 9 напо-міналок і потрібна буде помічена в потрібний момент.
Це схоже на японську систему управління складськими остат-ками «канбан». Вашій підрозділу виділяється кілька квадратних метрів складу, вони обводятся добре помітною лінії-їй. Ви можете як завгодно керувати вашими складськими залишками, але не маєте права виходити за цю лінію і займати більше квад-ратних метрів, ніж вам відведено. Як то кажуть, «крутись, теща, як хочеш, а похорон завтра».
Організація робочого стола
Один з ключових аспектів «особистого інформаційного менеджменту» - організація робочого стола. Це місце, за яким ви проводите приблизно третина вашого життя, в якому сходяться всі інформаційні потоки. Виходячи з методу обмеженого хаосу і методу структурування уваги, запропоную вашій увазі просту Орієнтовна схему організації робочого столу.
перебувати 7 ± 2 ключових сигналу (стікера, документа), на-поминає вам про найбільш пріоритетні завдання.
Таким чином, перший крок в оптимізації столу - чет-ко виділити центр уваги і «предсознание», розчистити «предсознание» від усього стороннього і залишити в ньому толь-ко 7-9 сигнальних елементів (стікерів, візиток, документів). Як правило, цю сигнальну область зручно помістити між-ду монітором і клавіатурою. Хоча всі варіанти розміщення, про які я буду далі говорити, звичайно ж, оріентіровоч-ни - орієнтуйтеся на власний смак, зручність для вас і особливості вашого робочого простору.
Десь поруч з сигнальної областю варто виділити «під-свідомість» сигнальної області - місце для тих стікерів, візиток та інших сигналів, які ви віддаляєте від центру уваги, прибираєте з сигнальної області. Якщо сигнальна область повинна обов'язково розчищатися в кінці робочого дня, то «підсвідомість» сигнальної області варто розчищати близько одного разу на тиждень.
«Підсвідомість» сігнальнойобласті
Наступний крок після виділення центру уваги і сигнальної області - організувати «місця хаосу» для
документів. Я називаю їх вхідних і вихідних нако-Питель. Під входить накопичувач документи надходять протягом дня, з ними ведеться активна робота. Відпрацьовані документи відправляються в вихідний накопичувач. Благо-даруючи виходить накопичувача при завершенні роботи з до-кумент вам не обов'язково відмовитися, в яку темати-чний папку його відправити. Досить один раз ввечері взяти всі документи в вихідному накопичувачі і розкидати їх по потрібних папках. Звичайно, якщо якийсь документ вам легко відразу відправити в тематичну папку, минаючи виходячи-щий накопичувач, ніхто не заважає вам це зробити.
Поруч з вихідним накопичувачем бажано розмістити лотки або просто пачки (есді площа столу дозволяє), в які документи розкладаються ввечері з виходячи-ного накопичувача. У цих літаках рекомендую виділити дві групи: контрольну і контекстну.
Контрольна група літаків влаштована за тим же принци-пу, що і контрольні папки в електронній пошті: «контроль щоденний» і «контроль щотижневий». Ці два лотка проглядаються з відповідною періодичністю, в них лежать документи, пов'язані зі справами, які вимагають активного контролю. Можливий також третій лоток, «конт-роль щомісячний».
Контекстна група структурує документи по про-єктам, людям і будь-яким іншим «Кайрос». Наприклад, на моєму робочому столі в домашньому кабінеті є «кайросовая» пачка «Документи, які потрібно віддати в офіс»; коли я вирушаю в офіс або коли до мене додому приходить кур'єр з офісу, я звертаюся до цієї пачці.
Контекстний і контрольний принципи можуть бути суміщені. На-приклад, три основних лотка на робочому столі Олександра Селюти-на, заст. директора Департаменту інформатизації РАО «ЄЕС», пос-ле проекту ТМ-консультування виявилися організовані дотримуюся-щим чином: 1. Документи по департаменту - лоток просматріва-
ється раз в день. 2. Документи за великим проектом - Переглядаючи-ються раз в тиждень. 3. Документи щодо реформи електроенергетики та інші тематичні джерела для ознайомлення - Переглядаючи-ються раз на місяць.
контекстні лотки для документів
контрольні лотки для документів
вихідний накопичувач документів
Я зобразив розташування лотків або груп докумен-тів таким чином, що рух протягом дня відбувається справа наліво, і потім - з вихідного накопичувача «вдалину», в тематичні папки. Мені таке розташування представ-ляется більш зручним, тому що протягом дня йде робота в ос-новному з вхідним накопичувачем, і з цими документами зручніше працювати правою рукою; а ліва залишається для теле-на і технічних засобів. Але можлива і зворотна логіка, при якій входить накопичувач знаходиться зліва - така логіка буде ближче до нашого звичного руху зліва направо при читанні, письмі тощо
може виконувати мотивуючу функцію. Помістіть на ній фотографію вашої майбутньої дачі або машини, вдих-новлять висловлювання і т.п. Там же можуть знаходитися сімейні фотографії та інші сигнали, що допомагають на мі-нутка забути про роботу. Не рекомендую поміщати їх поряд із центром уваги, тому що очей «змальовується» і перестає їх помічати. А ось коли вони знаходяться далеко від центру вни-манія, звернення до них допомагає добре переключитися з поточних робочих проблем на щось приємне.
Об'єднаю все сказане в наочної схемою. Проекти-руйте ваш робочий стіл, продумуйте напрямок пото-ков інформації. Тоді ви гарантуєте собі здатність впоратися з будь-яким робочим інформаційним хаосом, не докладаючи до цього надмірних зусиль і не намагаючись надто вже «розкласти все по поличках».
«Підсвідомість» сігнальнойобласті
ісходящійнакопітельдокументов