Видання Quartz випустило жартівливі поради для тих, хто хоче здаватися розумнішим і серйозніше в листуванні з колегами або партнерами. Публікуємо їх переклад.
Скаржтеся на те, що ви отримуєте багато листів
Не забувайте поскаржитися, що вам приходить дуже багато листів, але ніколи не називайте, скільки саме. Краще дізнайтеся, скільки листів отримують інші, і подвійте це кількість. Так, саме стільки листів вам приходить.
Відповідайте на лист після менеджера
За всієї активної листуванням встежити неможливо, але ви повинні відразу ж реагувати на лист, якщо на нього відповів менеджер. Як тільки ви помітили його відповідь, напишіть що-небудь на зразок «Повністю згоден (а)», «Одобряю» або «Тільки що хотів (а) про це написати».
Намагайтеся привітати колег першими
Намагайтеся першими привітати колектив з будь-яким приємною подією. Так ви справите враження людини, який активно працює в команді. Крім того, якщо ви будете постійно вказувати на чужі досягнення, ніхто не помітить, що ви так нічого і не зробили за рік.
Задавайте раптові питання про справи в неробочий час
Вказуйте в темі листа додаткову інформацію
Перед темою вашого листа повинна стояти пояснювальна інформація в квадратних дужках.
Постійно пишіть, де ви знаходитеся
Дуже важливо кожну хвилину повідомляти своїм колегам, де ви знаходитеся і що робите.
Починайте лист з короткого змісту
І так, намагайтеся використовувати якомога більше «розумних» скорочень.
Будьте першим, хто призначить зустріч
Коли ділове листування налічує понад 25 відповідей, головне найпершим запропонувати призначити зустріч. Хто призначив першим - той і переможець. Їм повинні бути саме ви!
Розмежуйте аудиторію
Почніть свій лист зі слів «Якщо вас не цікавить [такий-то питання], будь ласка, ігноруйте цей лист». Це правило працює і для коротких послань.
Перш ніж відповісти на пряме прохання, почекайте тиждень, а потім запитайте, чи потрібні ви ще чи ні
Використовуйте складний віддалений автовідповідач
Якщо ви не в змозі відповідати на листи протягом години, скористайтеся складним віддаленим автовідповідачем, який представляє собою систему з різних людей, які будь-яким чином пов'язані з вашою роботою.
Або ж складіть повноцінний документ, де буде викладена вся суть вашої роботи і контактна особа, до якого слід звернутися під час вашої відсутності.