Розрізняються системи відкриті і закриті. Поняття закритої системи породжене фізичними науками. Тут розуміється, що система є самосдержіваемой. Її головна характеристика в тому, що вона істотно ігнорує ефект зовнішнього впливу. Досконалою системою закритого типу була б та, яка не приймає енергії від зовнішніх джерел і не дає енергію своєму зовнішньому оточенню. Закрита організаційна система має малу застосовність.
Відкрита система визнає динамічну взаємодію з навколишнім світом. Організації отримують свою сировину і людські ресурси з навколишнього світу. Вони залежать від клієнтів і замовників із зовнішнього світу, які споживають їхню продукцію. Банки, що активно взаємодіють з навколишнім світом, використовують депозити, обертають їх в кредити і в інвестиції, використовують отриманий прибуток для підтримки самих себе, для розвитку, для виплати дивідендів і сплати податків.
На схемі, яка представляє промислову організацію як відкриту систему, можна бачити надходження матеріалів, робочої сили, капіталу. Технологічний процес створюється для переробки сировини в кінцевий продукт, який, в свою чергу, продається замовнику. Фінансові установи, робоча сила, постачальники і замовники, уряд - все є частиною оточення.
Промислова організація як відкрита система
Ступінь розмежування відкритої чи закритої систем змінюється в рамках систем. Відкрита система може стати більш закритою, якщо контакти з оточенням зменшуються згодом. В принципі можлива і зворотна ситуація.
Відкриті системи тяжіють до наростання ускладненості і диференціації. Іншими словами, відкрита система буде в міру свого зростання прагнути до більшої спеціалізації своїх елементів і ускладнення структури, нерідко розширюючи свої кордони або створюючи нову суперсистему з більш широкими межами. Якщо ділове підприємство росте, то спостерігається значна його диференціація та ускладнення. Створюються нові спеціалізовані відділи, купуються сировина і матеріали, розширюється асортимент продукції, що випускається, організовуються нові збутові контори.
Всі системи мають вхід, трансформаційний процес і вихід. Вони отримують сировину, енергію, інформацію, інші ресурси і перетворять їх в товари і послуги, прибуток, відходи і т.п. Відкриті системи мають, однак, деякі специфічні риси.
Одна з таких рис - це визнання взаємозалежності між системою і зовнішнім світом. Існує межа, яка відокремлює систему від її оточення. Зміни в оточенні впливають на один або кілька атрибутів системи, і навпаки, зміни в системі впливають на оточення.
Зовнішнє середовище організації
Принципове значення для функціонування організацій має зворотний зв'язок. Відкриті системи постійно отримують інформацію зі свого оточення. Це допомагає пристосуватися і дозволяє робити коректувальні дії щодо виправлення відхилень від прийнятого курсу. Тут під зворотним зв'язком розуміється процес, що дозволяє частину вихідної продукції отримати назад в систему у вигляді інформації або грошей для модифікування виробництва тієї ж продукції, що випускається або налагодження випуску нової продукції.
Потрібно враховувати і те, що організації укомплектовуються людьми. Очевидно, що при угрупованню видів діяльності і розподілі повноважень всередині будь-якої організаційної системи необхідно враховувати різні недоліки і звички людей. Це не означає, що організація повинна створюватися стосовно людям, а не на основі цілей і супутніх їх досягненню видів діяльності. Однак для керівника дуже важливим, часто стримуючим фактором є те, які особи будуть працювати в організації.
Поведінка членів організації може розглядатися як її внутрішнє середовище. В організації постійно виникають проблеми, які можуть змінити її положення, і щоб всі її елементи діяли і були розумно скоординовані, необхідно безперервне надходження ресурсів. Виробничий апарат зношується, технологія застаріває, матеріали потрібно поповнювати, працівники звільняються. Щоб забезпечити життєздатність організації, ці ресурси необхідно, не перериваючи виробничого процесу, замінювати елементами рівній продуктивності.
Інші внутрішні проблеми виникають через недоліки взаємодії та скоординованості різних ділянок організації. Однією з причин того, що працівники йдуть, а акціонери не бажають вкладати свої заощадження, є незадоволеність цих груп умовами праці і винагородою за участь в організації, і це невдоволення може стати таким сильним, що виникне загроза самому існуванню організації.