Відповідно до ст. 66 Трудового кодексу РФ (далі - ТК РФ) трудова книжка встановленого зразка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника.
Форма, порядок ведення та зберігання трудових книжок, а також порядок виготовлення бланків трудових книжок і забезпечення ними роботодавців встановлюються уповноваженим Урядом Російської Федерації федеральним органом виконавчої влади.
а) прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї;
б) книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
У прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, яка ведеться бухгалтерією організації, вносяться відомості про всі операції, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудової книжки і вкладиша до неї, із зазначенням серії та номера кожного бланка.
У книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, яка ведеться кадровою службою або іншим підрозділом організації, оформляють прийом і звільнення працівників, реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші в них із зазначенням серії і номера, видані працівникам знову.
При отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник розписується в особистій картці і у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї і книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинні бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, а також скріплені сургучною печаткою або опломбовані.
Бланки трудової книжки і вкладиша до неї зберігаються в організації як документи суворої звітності і видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою.
Після закінчення кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, зобов'язана подати до бухгалтерії організації звіт про наявність бланків трудової книжки і вкладиша до неї і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші в них, з додатком прибуткового ордера каси організації. Зіпсовані при заповненні бланки трудової книжки і вкладиша до неї підлягають знищенню з складанням відповідного акту.
Виходячи з вищевикладеного, трудові книжки повинні зберігатися там, де знаходиться кадрова служба - в головному офісі.
Чи можна зберігати трудові книжки в філії?
Щоб передати трудові книжки в філії, необхідно створити єдину кадрову службу. Для цього, по-перше, в положенні про філію, а також локальних актах організації (наприклад, в положенні про кадрову службу) передбачити, що кадрові служби, створені в філіях (а також інших структурних підрозділах) входять до складу єдиної кадрової служби. По-друге, роботодавцю слід наказом (розпорядженням) уповноважити директора філії здійснювати ведення, видачу, облік і зберігання трудових книжок (кадровиків). По-третє, виготовити необхідну кількість печаток.
В цьому випадку, директор філії (або інша уповноважена особа) має право завіряти печаткою кадрової служби організації, передані йому для ведення і зберігання трудових книжок працівників філії.
В іншому випадку, зберігання трудових книжок у філіалах буде порушенням чинного законодавства, і цілком обгрунтовано може привести до зауважень з боку трудової інспекції.
Необхідно пам'ятати, що за порушення встановленого вищевказаними Правилами порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть відповідальність, встановлену законодавством Російської Федерації.
Так, згідно зі ст. 5.27 Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення порушення законодавства про працю та про охорону праці -
тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від однієї тисячі до п'яти тисяч рублів; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без створення юридичної особи, - від однієї тисячі до п'яти тисяч рублів або адміністративне призупинення діяльності на строк до дев'яноста доби; на юридичних осіб - від тридцяти тисяч до п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або адміністративне призупинення діяльності на строк до дев'яноста доби.
Якщо працівник працює у філії організації, єдиної кадрової служби не створено, трудові книжки зберігаються в головній організації, чи повинен роботодавець в разі звільнення працівника направляти трудові книжки поштою?
Що стосується даного питання, то відповідно до п. 7 розділу II Правил (Ведення трудових книжок), роботодавець зобов'язаний за письмовою заявою працівника не пізніше трьох робочих днів з дня його подачі видати працівникові копію трудової книжки або завірену в установленому порядку витяг з трудової книжки .
З дня направлення вказаного повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі працівнику трудової книжки.
Оцінюючи доводи позивача та відповідача суд прийшов до нижченаведеному.
Згідно п. 4 ст. 84.1 ТК РФ роботодавець зобов'язаний видати працівнику в день звільнення (останній день роботи) трудову книжку. Даною нормою також передбачено, що в разі, коли в день припинення трудового договору видати трудову книжку працівникові неможливо у зв'язку з його відсутністю або відмовою від її отримання, роботодавець зобов'язаний направити працівнику повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення її поштою . З дня направлення вказаного повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі трудової книжки.
Відповідно до положень ст. 234 ТК РФ роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівнику не отриманий їм заробіток у всіх випадках незаконного позбавлення його можливості трудитися. Такий обов'язок, зокрема, настає, якщо заробіток не отриманий у результаті затримки роботодавцем видачі працівнику трудової книжки, внесення в трудову книжку неправильної або не відповідає законодавству формулювання причини звільнення працівника.
При таких обставинах суд першої інстанції визнав, що вимоги працівника підлягають задоволенню.
Роботодавцем була подана касаційна скарга, основним аргументом якої було те, що позивачем будь-яких доказів, які б підтверджували дату отримання трудової книжки не представлено, в той час як роботодавець виконав вимоги ст. 84.1 ТК РФ направивши трудову книжку поштою.
Адвокат Савостьянова ОЛЬГА
Якщо у Вас виникли питання по даній проблемі,