Дисбурсментський рахунок агента
На підставі оригіналів усіх рахунків, отриманих від фірм, які обслуговують судно, агент складає зведений документ, який називається дисбурсментские рахунком.
У вітчизняному порту при оплаті портових зборів і надання послуг з вантажних роботам, зняттю вод і баласту, постачання прісною водою, складається дисбурсментський рахунок порту, до якого згодом агент додає витрати по рахунках інших третіх осіб і формує дисбурсментський рахунок агента.
Дисбурсментський рахунок (ДС) складається за кожен захід судна. До нього додаються так звані виправдувальні документи:
- оригінали рахунків за обслуговування;
- розписки капітана судна;
- statement of facts і інші документи, необхідні для перевірки рахунків.
Структура основної частини дисбурсментские рахунку представлена в табл.8.5.
Структура дисбурсментские рахунки
Знижки з тарифів
Вантажні роботи: навантаження, вивантаження
Знижки зі ставок плат
Знижки зі ставок агентської винагороди
Послуги судну (суднові витрати)
Знижки з Арифов або ставок плат
У графі "Debit" показують витрати судновласника, в графі "Credit" - надходження на користь судновласника.
Для скорочення витрат судновласника проводиться перевірка дисбурсментських рахунків. Вона проводиться на декількох рівнях:
- судна (капітан перевіряє і акцептує проформу рахунку або сам дисбурсментський рахунок);
- агента (перевіряє правильність включення рахунків в ДС);
- представника судновласника (судновласник направляє свого представника в агентську компанію для перевірки діяльності агента та контролю витрат);
- протектінг-агента, це інша агентська компанія, яку наймає судновласник для перевірки діяльності агента та контролю витрат;
- підрозділи судноплавної компанії, яка займається контролем дисбурсментських витрат (фінансово-валютний відділ або відділ фінансових розрахунків);
- спеціальної аудиторської компанії, яку наймає судновласник для контролю за витратами.
У невеликих судноплавних компаніях прийом дисбурсментських рахунків, їх перевірку і розрахунки по ним веде бухгалтер.
Перевірка може бути наступних видів:
- "Формальна перевірка" (перевіряється наявність оригіналів рахунків за кожну з послуг, які були виконані обслуговуючими компаніями, наявність належних реквізитів і підписів);
- "Перевірка по суті понесених витрат" (чи були замовлені і виконані дані послуги фактично з урахуванням умов виконання рейсу, варіанти розподілу оплати за вантажні роботи по чартеру (FIO, FIOST);
- перевірка на відповідність тарифів (перевіряється, чи всі розрахунки зборів і плат відповідають чинним на час виконання послуг тарифам з урахуванням знижок і пільг);
- перевірка на відповідність умовам контрактів і угод (стивідорний і тальманської контракти, договір купівлі-продажу предметів постачання і ін.);
- "Арифметична перевірка" (перераховуються розміри зборів і плат за діючими на час виконання послуг тарифам з метою пошуку випадкових або навмисних арифметичних помилок);
- звірка з обліковими та оперативними даними щодо виконання рейсу, які можуть виявити деякі розбіжності, на які потрібно звернути більшу увагу.
При великій кількості дисбурсментських рахунків, їх перевірку виконують на всіх рівнях і за всіма видами. Особливо важка перевірка стивідорних витрат в іноземних портах.