У період літніх відпусток багато співробітників влаштовуються на нову роботу. Крім того, активно починають шукати роботу випускники вузів. Тому з наближенням осені у кадровиків може додатися роботи по оформленню трудових відносин. У числі інших документів потрібно буде заповнити особисту картку - форму, в яку заносяться персональні дані працівника. Як правильно записувати інформацію в особовій картці? Давайте подивимося
Для державних службовців передбачена своя різновид - форма Т-2ГС. Ми не будемо детально зупинятися на правилах її оформлення, оскільки в цілому вони схожі з правилами, за якими заповнюється звичайна особиста картка.
Які потрібні документи
Особиста картка оформляється на кожного працівника, прийнятого в організацію по. Її заводять при прийомі співробітника на роботу і ведуть протягом усього періоду його трудової діяльності в компанії. Сработніка картка закривається, але продовжує зберігатися в організації.
Для заповнення форми Т-2 вам знадобиться наказ про прийом співробітника на роботу і особисті документи працівника, а саме:
- трудова книжка;
- паспорт;
- військовий квиток (для військовозобов'язаних);
- документ про закінчення навчального закладу;
- свідоцтво державного пенсійного страхування;
- свідоцтво про постановку на облік в податкових органах;
- інші документи (наприклад, медична книжка, посвідчення водія, документи, що підтверджують підвищення кваліфікації, нагородження державними нагородами, наявність інвалідності і т. п.).
Валентина МИТРОФАНОВА,
провідний консультант компанії NS Consulting:
Як виглядає особова картка
Перш ніж приступити до заповнення форми Т-2, давайте уважно на неї подивимося. Ми бачимо, що особова картка складається з 11 розділів:
У кожному з цих розділів є графи, куди потрібно записувати відомості про працівника. А в першому розділі ( «Загальні відомості») передбачені ще й віконця для кодування інформації.
Цілі кодування інформації
Ви запитаєте: так чи потрібно тепер проставляти коди? Відповідаємо: кодувати інформацію в особовій картці не обов'язково. Однак ні в якому разі не прибирайте віконця для кодів з форми! Пам'ятайте про те, що з уніфікованих форм не можна видаляти графи. Просто залишайте їх незаповненими.
На випадок, якщо у вас в організації ведеться автоматизований облік даних про персонал, на стор. 44 ми наводимо реквізити класифікаторів, в яких можна знайти всі коди для заповнення.
починаємо заповнювати
Отже, переходимо до заповнення розділів. Для наочності уявімо, що потрібно оформити на роботу конкретного співробітника - інженера Володимира Олексійовича Данилова.
Спочатку вказується найменування організації відповідно до статуту та інших установчих документів. У правому верхньому куті потрібно проставити код організації за ЄДРПОУ (його знає ваш головний бухгалтер).
Далі в формі йде таблиця, в яку заносяться такі відомості:
- табельний номер (він присвоюється співробітнику при прийомі на роботу і не змінюється при перекладах і переміщеннях усередині організації);
- ідентифікаційний номер платника податків - ІПН. Якщо працівнику він не надавався, залиште осередок незаповненою;
- номер страхового свідоцтва державного пенсійного страхування;
- алфавіт (перша буква прізвища працівника, в нашому прикладі буква Д);
- характер роботи (постійно або тимчасово);
- вид роботи (основна або по);
- Стать Чоловіча Жіноча).
Зразок заповнення цієї частіви знайдете на стор. 45.
Де знайти коди для заповнення
Загальні відомості
Тепер належить заповнити самий об'ємний розділ форми Т-2 - «Загальні відомості». Первимв спеціальній комірці вкажіть номер і дату. укладеного з працівником.
Пункт 1 «Прізвище, ім'я, по батькові». Уважно перепишіть дані з паспорта співробітника. Ім'я та по батькові потрібно вказувати повністю. Намагайтеся залишати на рядках місце для майбутніх змін анкетних даних (це особливо актуально, якщо ви заповнюєте особисту картку жінки).
Пункт 2 «Дата народження». Місяць народження пишеться літерами, а число і рік - цифрами. З правого боку в осередку для коду напишіть дату народження цифровим способом.
Пункт 3 «Місце народження». Записується відповідно до паспорта. Якщо ви кодуєте дані в формі Т-2, то для заповнення пункту 3 вам знадобиться ОКАТО.
Пункт 4 «Громадянство». Існують стандартні формулювання записів про громадянство. Вони містяться в ОКИН. І навіть якщо ви не кодуєте інформацію в особовій картці, запис в текстовому полі пункту 4 повинна строго відповідати цьому класифікатором. Наводимо формулювання разом з кодами.
Якщо працівник повідомляє вам, що має подвійне громадянство, вкажіть в дужках другу країну, громадянином якої він є. Наприклад: «Громадянин Російської Федерації і іноземної держави (Франції)». В особових картках іноземних громадян також необхідно вказувати країну: «Іноземний громадянин (Республіки Білорусь)».
Пункт 5 «Знання іноземної мови». При заповненні цього пункту також потрібно дотримуватися загальноприйнятих формулювань ОКИН, які наведені в таблиці нижче. Краще вказувати ступінь знання мови від першої особи однини: «Володію вільно», «Читаю і перекладаю зі словником».
Читає і перекладає зі словником
Читає і може порозумітися
Звертаємо вашу увагу на те, що в пункті 5 передбачено всього два рядки. Але ви цілком можете включити в нього додаткові рядки, якщо для роботи у вашій організації необхідно знання трьох і більше іноземних мов.
Якщо ви проставляєте коди, врахуйте, що коди є не тільки у ступенів знання мови, а й у самих мов. Наприклад, у англійської мови код 014, у французького - 213, у італійського - 070, у німецького - 135. Тому треба проставити і код мови, і код ступеня знання мови, розділивши їх декількома пропусками.
Наступного разу ми продовжимо оформляти розділ «Загальні відомості» і детально розповімо, що писати в пунктах «Освіта», «Професія», «Стан у шлюбі», «Склад сім'ї». А також подивимося, як правильно підрахувати трудовий стаж і заповнити пункт «Стаж роботи».