Копія трудової книжки може знадобитися кожній людині і пояснюється це тим, що сам оригінал цього документа протягом усього терміну працевлаштування людини не може виноситися зі стін організації. Тому при виникненні необхідності надання дубліката трудової працівник повинен звернутися до відділу кадрів організації, при відсутності ж такого підрозділу на підприємстві це завдання виконується самим керівником організації, в підпорядкуванні якого і знаходиться ведення, внесення записів і зберігання трудових книжок працівників.
Як і до інших документів, до ксерокопії трудової книжки пред'являються певні вимоги. Для того щоб двічі не виправляти помилки, тим самим витрачаючи на це особистий час, кожна людина повинна знати, як саме повинна бути оформлена ксерокопія трудової, про це і піде мова в даній статті.
Зразок посвідчення трудової книжки
У разі виникнення необхідності надати завірену копію трудової, перш ніж звертатися за її отриманням до кадровику за місцем роботи краще ознайомитися зі зразками подібних копій і звернути увагу, як саме ксерокопія повинна бути оформлена, які написи обов'язкові і яким чином повинні бути проставлені печатки.
Оптимальним способом буде більш детально уточнити про вимоги до дубліката трудової і її запевненням за місцем вимоги, такий підхід дозволить заощадити як час працівника, так і кадровика.
Копія трудової книжки
При трудової діяльності громадянином на першому місці роботи кадрових відділом заводиться на нового працівника трудова книжка. В цей документ вноситься не тільки відомості про прийняття на роботу, а й інші позначки, такі як:
Таким чином, цілком допустимо назвати трудову книжку, паспортом громадянина на місці роботи. Тому і копія цього документа не може бути просто відксерокопіювати, вона повинна бути відповідним способом завірена.
В яких випадках потрібна копія трудової книжки
Дуже часто в житті можуть виникнути ситуації, коли в тій чи іншій державної інстанції або в якійсь установі для оформлення документів може знадобитися ксерокопія трудової книжки, так її можуть запросити в наступних ситуаціях:
Як видно з цього переліку, випадків запиту копії трудової предостатньо, а якщо врахувати, що в установах часто бувають великі черги, як, наприклад, при оформленні закордонного паспорта, краще буде людині знати яким чином повинен бути оформлений дублікат, в цьому випадку це дозволить значно заощадити час.
формат копії
Не можна не згадати і про бажаному оформленні копії схоже оформлення книги, так як воно більш зручно для прочитання і сприйняття інформації, викладеної на цьому носії інформації, на відміну від альбомного. Якщо врахувати, що даний паперовий носій надалі буде підшитий до справи, то оформленні копії подібно книзі позбавить від необхідності перевертання документа, що не завжди буває зручно.
Відмітка про копийности
Як уже згадувалося вище дублікат трудової книжки це непросто скопійована папір, він в обов'язковому порядку підлягає відповідним чином запевненням, тобто на кожному листочку обов'язково проставлення позначки, яка свідчить про те, що це копія.
Однак, ось в цьому пункті і є двоякість, так як єдиний ГОСТ, в якому прописуються правила запевнення документа, свідчить про те, що досить на кожній сторінці поставити позначку «Вірно», але в багатьох інстанціях вимагають дубліката, на якому зроблено напис «Копія вірна ».
З одного боку, це можна визнати за протиріччя між практикою і нормативними вимогами, але з іншого, якщо врахувати, що цей ГОСТ відноситься до всіх видів документів, а не тільки до ксерокопиям трудових книжок це цілком зрозуміло.
До того цей нормативний документ носить необов'язковий, а рекомендаційний характер, то набагато простіше ще на етапі запевнення відксерокопіювати листів згадати про бажаної позначці це позбавить і секретаря від повторної роботи і людини, яка звернулася за дублікатом, від зайвих втрат часу.
Підпис котрий запевняє особи
На дублікаті трудової книжки крім позначки про те, що даний документ є копією, має бути присутня і підпис співробітника організації, який уповноважений завіряти такого роду паперу. При наявності в організації відділу кадрів, це - підпис завідувача цього підрозділу, якщо ж з тих чи інших причин такого в організації немає, то ксерокопія трудової повинна бути завірена підписом керівника організації.
Посвідчує копію повинен розписатися нижче позначки про те, що це дублікат, поруч з підписом обов'язкова вказівка на посади цієї особи і розшифровка розпису, без наявності цих елементів ксерокопія буде недійсною.
Зверху підпису, який завірив ксерокопію трудової обов'язкова присутність друку, таким чином, документ буде мати велику захищеність від підробок. Штамп на дублікат може бути поставлений як керівником преприятия, так і завідувачем відділу кадрів, якщо копія завіряється даними відділом. Потрібно врахувати один важливий момент, друк ні в якому разі не повинна закривати напис про те, що це копія і в той же час не повинна розташовуватися на порожньому місці.
На ксерокопії трудової, як і в будь-якому іншому документі повинна бути вказана дата оформлення цього дубліката, цей момент дуже важливий, так як він є показником достовірності даних, які відображені на цих аркушах паперу. Так, наприклад, якщо працівник запитує копію для надання в кредитну організацію, то відомості про працевлаштування грають ключову роль при прийнятті банком позитивного або негативного рішення для видачі позики, яка звернулася клієнту.
Основна маса банків нашої країни встановлює термін придатності цієї копії в один календарний місяць. Форма ж проставлення дати видачі копії може бути будь-який: як цифрами, так і прописані словами, нерідко можна зустріти і оформлення у вигляді сполучення цифрового і словникового позначення дати запевнення ксерокопії трудової.
Термін дії копії трудової книжки
Працівник має право надати ксерокопію трудової протягом місяця, з того дня коли вона була завірена, якщо ж протягом цих тридцяти днів в основний трудовий документ людини були внесені нові записи і поправки, то в цьому випадку раніше отримана копія стає недійсною, оскільки не містить всіх даних, які є в оригіналі.
Але установи, в які пред'являються ці копії, можуть і скоротити цей термін, так часто у вимогах банків можна зустріти цифру в 14 днів. Це не є порушенням, а цілком правомочна явище.
Відмітка про оригіналі
Відомості про місцезнаходження самого документа необов'язково повинні бути вказані, тому на практиці можна зустріти двояке оформлення даного пункту. Пояснюється ж це тим, що трудова книжка не може бути видана на руки працівникові на всьому протязі часу роботи в цій організації. Отримати сам оригінал можна тільки при звільненні, при завершенні останнього робочого дня. Тому і відомостей про оригінал в більшості випадків на отксеренние паперах не міститься.
Як правильно завірити копію трудової книжки
Для засвідчення ксерокопії основного трудового документа потрібно зробити ксерокопію всіх сторінок трудової книжки. Ксерокопія повинна бути якісною, не слід змінювати масштабність на апараті, після того як всі листи документа, на яких є записи, будуть відксерокопіювати. Їх потрібно завірити.
На останній отксеренние сторінці повинні бути вказані такі відомості:
- Номер вихідної записи.
- Прописано, то що працівник по сьогоднішній день є таким.
- Точна дата оформлення копії.
- ПІБ, який завірив цю копію, із зазначенням займаної ним посади.
- Штамп організації.
Крім цього, внизу кожної сторінки копії має бути зазначено, що це копія, ким і коли вона видана, і обов'язкова наявність печатки. Друк проставляється не на порожньому чистому місці аркуша, а якщо врахувати розмір трудової і розмір офісного паперу, то порожнього простору там буде достатньо. Штамп же повинен бути поставлений саме на трудовий.
способи запевнення
У діловодної практиці можна зустріти два способи засвідчення копій основних трудових документів громадян:
Різниця між цими способами полягає в тому, що в першому випадку вся інформація про факт заверки проставляється на кожній сторінці копії, у другому ж відомості про дублікатних і засвідченні записуються тільки на останній лист, тобто на підшитий додатковий листок.
Другий спосіб є менш гарантує справжність, так як при бажанні листи копії трудової можуть бути з легкістю замінені, тому велику популярність отримувала посторінковий спосіб завірення.
додаткові написи
У багатьох організаціях, для пред'явлення в які і завіряється ксерокопія трудової, виноситься така вимога, як обов'язкову присутність після останнього запису в трудовій згадки про те, що працівник до нинішнього дня працевлаштований в цьому підприємстві. Але внаслідок того, що такої вимоги немає в правилах оформлення трудових книжок в більшості випадків таких записи кадровиками не виконуються.
В результаті цієї двоякості завірені копії з першого разу не приймаються і працівник буває змушений переробляти ксерокопію згідно висунутим вимогам. Потрібно відзначити, що в таких випадках вже кадровики вносять такі зміни, але тим самим порушують основний звід правил, яким керуються. Адже, якщо міркувати логічно, то відсутність запису про звільнення є прямим доказом, того що працівник і донині працює в даній організації.
На підприємствах з великим числом працівників для прискорення процесу завірення дублікатів трудових використовуються штампи, тобто своєрідна друк. в якій вже присутні всі позначки, необхідні для того, щоб знята ксерокопія трудової вважалася дійсною, а вручну ж працівникові при їх використанні потрібно поставити тільки свій підпис.
У нинішній час є правомочною приймати як ксерокопії, завірені вручну, так і проштамповані. Тому побачивши штамп, на ксерокопії трудової не варто побоюватися.
Завірена копія трудової досить затребуваний документ, якщо врахувати, як часто люди в нинішній час звертаються за кредитами або оформляють закордонні паспорти.
У всіх цих і в багатьох інших випадках обов'язково серед інших документів повинен бути присутнім і цей, тому не варто ставитися до нього як до звичайної відксерокопіювати папері, а бажано знати яким чином він повинен бути оформлений. Це дозволить уникнути зайвих витрат часу на вирішення бюрократичних завдань.
Отримайте безкоштовну юридичну консультацію прямо зараз
Правила внесення виправлень до трудової книжки
Як зшивати документи нитками - докладна інструкція
Звільнення співробітника - покрокова інструкція