Сьогодні ми розглянемо правильну послідовність дій роботодавця при оформленні працівникові трудової книжки. Якщо Ви оформляєте вкладиш (бо закінчився розділ «Відомості про роботу»), то дії такі ж, як і при оформленні нової книжки.
Всі ми знаємо, що трудову книжку повинен оформити роботодавець. Але як, де взяти бланк? І починаються суцільні порушення. Справа в тому, що затверджений Наказом Мінфіну РФ № 117н «Порядок забезпечення роботодавців бланками трудової книжки і вкладиша до трудової книжки» передбачає забезпечення бланками саме роботодавців, а зовсім не працівників.
Причому купувати бланки потрібно у розповсюджувачів захищеної поліграфічної продукції, що мають ліцензію, уклавши з ними договір на поставку бланків. Куплені бланки потрібно оприбуткувати в Прибутково-видатковій книзі з обліку бланків трудової книжки і вкладишів до неї. Форма цієї Книги затверджена наказом Мінпраці Росії №69. Веде цю Книгу бухгалтерія.
Виходить, що роботодавцю треба мати у себе деяку кількість куплених заздалегідь бланків, щоб в разі необхідності оформити трудову книжку (вкладиш) працівникові. Звичайно, не всі роботодавці дотримуються вказаний порядок. Частенько працівник сам купує бланк де-небудь в кіоску. Вимагати, щоб працівник сам купив бланк трудової книжки, незаконно. І судова практика завжди стає на бік працівника. Якщо Ви не оформили трудову книжку через відсутність чистого бланка (який, на вашу думку, повинен був принести працівник), то винні Ви (тобто роботодавець) і покарають Вас.
Правильний порядок дії.
1. Отримати необхідний бланк (книжки або вкладиша) в бухгалтерії.
Справа в тому, що зазначені бланки вважаються документами суворої звітності. Зберігати їх потрібно в сейфі в бухгалтерії. Якщо кадровому працівникові знадобився бланк, його видають за письмовою заявкою. Після закінчення місяця кадровий працівник повинен надати в бухгалтерію звіт, в якому вказується, коли і які бланки були отримані, кому оформлені, скільки бланків зіпсовано, скільки залишилося в відділі кадрів.
У ІП часто кадровий працівник і бухгалтер - це одна особа. В цьому випадку писати самій собі заявку не має сенсу. Перший пункт пропускаємо. Але звіт складається все равно.Еслі Ви оформляєте нові ТК рідко, то звіти можна складати не кожен місяць, а тільки після використання бланка.
2. Оформити перший (титульний) аркуш трудової книжки (вкладиша).
- Оформляти титульний лист потрібно в присутності самого працівника.
- З паспорта уважно списуємо прізвище, ім'я, по батькові працівника, дату його народження.
- На підставі диплома або посвідчення про освіту заповнюємо рядки «освіту» і «професія, спеціальність».
- Потім ставимо дату заповнення трудової книжки. Зауважте, що дата заповнення книжки може бути пізніше дати прийняття працівника, тому що оформити трудову книжку можна протягом тижня з дня прийняття на роботу.
- Потім працівник сам розписується на титульному аркуші, запевняючи своїм підписом, що відомості про нього внесені вірно. Якщо виявлена помилка, то бланк вважається зіпсованим. Виправляти записи в титульному аркуші не можна! Зіпсовані бланки знищуються, про що складається спеціальний акт.
- Якщо титульний лист оформлений правильно, свій підпис ставить і кадровий працівник. Рекомендується писати своє прізвище, тому що пропонований варіант «підпис особи (розбірливо)» допускає безліч трактувань. До того ж підпис в понимаемом нами сенсі ніколи не буває розбірливою.
- І, нарешті, всі записи завіряються печаткою організації або ІП (НЕ відділу кадрів, якщо у Вас є друк цього структурного підрозділу).
3. Реєструємо і поміщаємо на зберігання оформлену книжку (вкладиш).
Добрий день, підкажіть будь ласка, закінчилося місце для записів у трудовій книжці .... Чи обов'язково потрібен вкладиш або можна завести чисту трудову і заповнювати, як вкладиш? Справа в тому, що вкладишів немає в продажу. Дякуємо
Здрастуйте, Олено!
Ні, оформлення нової книжки замість вкладиша не передбачено Правилами.
Пошукайте вкладиші в спеціалізованих бланкових магазинах.
Анна, добрий день! Ситуація: новий співробітник приніс трудову кнмжку і вкладиш. При цьому виявилося, що вкладиш був оформлений до оформлення трудової. Тобто з початку трудової діяльності все записи йшли у вкладиші. А потім раптом завели трудову. Як вчинити в цьому випадку: робити співробітнику нову трудову і нехай він їде за старими роботодавцям і вносить дані, печатки, підписи. Або вшити вкладиш до трудової і запис про прийом в нашу компанію внести в трудову?
Добридень!
Дуже дивна ситуація))) Я б прийняла від працівника тільки трудову книжку, продовжувала вести її.
Вкладиш цей не можна вшити в існуючу ТК, оскільки він був оформлений не як продовження цієї книжки.
При цьому у вас виникне питання - чи враховувати стаж, зазначений у вкладиші? Можна зробити запит в ПФ, щоб була підстава вважати зазначений там стаж страховим. Інакше проблем з ФСС не втече.
І ще: візьміть від працівника письмові пояснення, як і за яких обставин замість книжки був оформлений вкладиш.
Дякуємо! А якщо завести нову трудову, попросити його об'їхати всіх роботодавців і внести інформацію? Тоді проблем з урахуванням стажу не буде ...
Якщо буквально слідувати нормам, то підстав для закладу нової книжки або дубліката немає. І доводити стаж доведеться працівникові, не вам.
Краще нехай візьме з усіх місць роботи (які у вкладиші записані) довідки про періоди роботи. І вам підтвердження стажу, і йому знадобляться.
Анна, добрий день! На жаль, ситуація така, що стаж і нам доведеться доводити в разі якщо працівник захворіє. В нашій ФСС приймають лікарняні з копією трудової і стаж враховують тільки той, який внесений до трудової. А який запит зробити в ПФ?
Про періоди, коли за працівника сплачувалися страхові внески. Цей запит може зробити сам працівник, йому простіше отримати відомості.
ФСС приймає і правильно оформлені довідки з місць роботи, наскільки я знаю.
Залиште запис такої, як є. Дати не принципові. Головне, що плутанини не буде - прийнятий в одну установу, а звільнений з іншого.
Добридень! Підкажіть, будь ласка, колишній працівник звернувся за дублікатом трудової книжки, тому що вона у нього втрачено. Питання, колишнього працівника зобов'язаний забезпечити бланком трудової книжки РОБОТОДАВЕЦЬ?
Порядок закладу книжок єдиний для всіх, в тому числі і для закладу дубліката колишньому працівнику. Просто вартість бланка книжки колишній працівник внесе в касу.
А чи не простіше самому працівнику тоді купити і принести труд.кніжку? ...
Така ситуація: новий співробітник приніс трудову книжку. У ній на останньому місці роботи зробили запис про звільнення на розвороті відомості про нагородження. Чи можу я продовжувати запис про прийняття співробітника (чи буде це порушенням законодавства?) Або необхідно завести вкладиш до трудової книжки? Дякуємо
Привіт, Микола.
Чи не могли б Ви обгрунтувати це (утримання із зарплати вартості трудової книжки)? Із зарплати утримувати адже не можна все, що завгодно (можна лише за виконавчим листом і дещо там ще).
Дякуємо.
Правила ведення і зберігання трудових книжок, пункт 47:
«При видачі працівнику трудової книжки або вкладиша до неї роботодавець стягує з нього плату, розмір якої визначається розміром витрат на їх придбання, за винятком випадків, передбачених« пунктами 34 »і« 48 »цих Правил.»