зразок правил ведення особових справ в організації. Цей документ обов'язковий для затвердження в організації? Завчасно дякую за відповідь!
Розглянемо ваші питання:
1) алгоритм ведення особових справ та формування архіву (так як інформації дуже багато, і вона в основному стосується державних установ). Як можна максимально спростити процедуру ведення архіву, не порушивши закон?
Особиста справа являє собою систематизований комплекс необхідних персональних і вихідних облікових документів, що характеризують трудову діяльність працівника на різних посадах в даній організації або на керівних посадах в певній галузі.
Законодавство передбачає обов'язкове ведення особових справ тільки на державних цивільних службовців і муніципальних службовців. Для інших працівників обов'язковість ведення особових справ визначається локальними нормативними актами організації, базується на традиціях ведення особових справ, вироблених тривалою практикою.
Отже, можна скласти наступний алгоритм:
Формування особової справи
Рекомендуємо на початку кожного особової справи оформляти бланк внутрішнього опису: вона допоможе оперативно знайти необхідний документ - видно, на якій сторінці справи він розміщений. Така опис підшивається відразу при закладі особової справи і заповнюється в міру надходження документів. Якщо протягом трудової діяльності працівника будь-якої документ вилучається з особової справи, про це в описі робиться відмітка в графі "Примітка".
Формування особової справи відбувається протягом усієї трудової діяльності співробітника і завершується при його звільненні.
Порядок формування особистих справ співробітників затверджується керівником відділу кадрів (якщо такого підрозділу немає - керівником організації). Даний порядок може бути прописаний в наказі, розпорядженні або в спеціальній інструкції. Як правило, до особової справи включаються наступні документи:
Більш детально як сформувати особиста справа см. Нижче по тексту.
Поповнення новими документами
Спочатку особиста справа включає в себе документи, що супроводжують процедуру оформлення прийому на роботу, так як справа заводять відразу ж після видання наказу про зарахування співробітника на роботу. У процесі трудової діяльності особиста справа поповнюється іншими документами. Останнім, завершальним документом в папці особової справи буде копія наказу про розірвання трудового договору.
Зберігання особистих справ
Особові справи працівників повинні зберігатися у відділі кадрів. А ось після звільнення особиста справа потрібно підготувати до передачі в архів.
Передача особових справ в архів здійснюється не пізніше трьох років після завершення їх у діловодстві. Особові справи співробітників повинні зберігатися 75 років, а особисті справи керівників, членів керівних, виконавчих, контрольних органів фірми, співробітників, що мають державні та інші звання та нагороди, - постійно.
У відділі кадрів особисті справи зберігаються в послідовності номерів, в архіві - за алфавітом прізвищ працювали. Для швидкого пошуку справ служить алфавітна картка або покажчик. У невеликих організаціях справи розташовуються в шафі в порядку алфавіту. Особові справи зберігаються окремо від трудових книжок.
Також необхідно відзначити, що особисті справи слід враховувати і реєструвати в книзі (журналі) обліку особистих справ. У журналі графи: номер справи, прізвище та ініціали працівника, дата постановки справи на облік і дата зняття з обліку, розпис працівника, відповідального за ведення особистих справ. У номенклатурі справ кадрової служби особисті справи вписуються одним рядком: "Особові справи працівників".
Особові справи зберігаються в кадровій службі і ведуться працівником цієї служби, призначеним наказом керівника організації відповідальним за цю роботу.
Доступ до особових справ регламентується керівником організації відповідно до загального порядку доступу до конфіденційних документів і персональних даних.
Правильне формування і зберігання особистих справ співробітників організації дає можливість забезпечити повну конфіденційність знаходяться в особистих справах документів, виключити несанкціонований доступ до особових справ сторонніх осіб. При правильному веденні особистих справ значно полегшуються робота зі справами і своєчасне внесення до них необхідних додаткових документів і відомостей.
2) надішліть на пошту [email protected] зразок правил ведення особових справ в організації. Цей документ обов'язковий для затвердження в організації?
Законодавство передбачає обов'язкове ведення особових справ тільки на державних цивільних службовців і муніципальних службовців. Для інших працівників обов'язковість ведення особових справ визначається локальними нормативними актами організації, базується на традиціях ведення особових справ, вироблених тривалою практикою.
Таким чином, якщо ви не належите до державних установ, то порядок роботи з особовими справами обов'язково повинен регламентуватися локальним нормативним актом або можна прописати порядок роботи з особовими справами в Інструкції з діловодства.
Зразок положення роботи з особистими справами см. Нижче по тексту.
Подробиці в матеріалах Системи:
Відповідь: Як оформити особисту справу співробітника
Формування особової справи
Особиста справа формуйте в окремій папці на кожного співробітника. Це зручна форма систематизації персональних даних. Як правило, в організаціях особисті справи заводять на керівників, фахівців, матеріально-відповідальних співробітників.
Порядок формування особистих справ співробітників затверджується керівником відділу кадрів (якщо такого підрозділу немає - керівником організації). Даний порядок може бути прописаний в наказі, розпорядженні або в спеціальній інструкції. Як правило, до особової справи включаються наступні документи:
довідки про стан здоров'я;
лист-засвідчувач справи (складають при здачі особової справи в архів).
Ситуація: Чи зобов'язана організація вести особисті справи співробітників
Поповнення новими документами
Ситуація: Чи потрібно завіряти копії документів співробітника в особовій справі
Ні, не потрібно, але рекомендується.
Виходячи із зазначеного можна зробити висновок, що завіряти копії необов'язково. Разом з тим, на практиці через відсутність юридичної значимості у звичайних копій документи, особливо представлені співробітником від сторонніх організацій і установ, все ж рекомендується завіряти і підшивати до справи завірені копії. Завірена копія вкаже, зокрема, на дату її оформлення і зорієнтує в актуальності при подальшому використанні. Адже в документ з часом можуть вносити зміни, наприклад в трудову книжку, або він може і зовсім втратити актуальність, наприклад паспорт, який співробітник може переоформити при настанні певного віку.
Ситуація: Коли потрібно скласти внутрішній опис документів особової справи
Внутрішній опис містить відомості про порядкові номери документів, їх індекси, найменування та кількості аркушів справи. При цьому самі листи внутрішнього опису необхідно пронумерувати окремо.
Зберігання особистих справ
Ревізія особистих справ
заступник директора департаменту освіти і кадрових ресурсів охорони здоров'я Росії
Відповідь: Як підготувати кадрові документи до передачі в архів організації
Архів організації
Порядок підготовки документів для передачі в архів
Зазначені організації мають право розробити власний порядок підготовки документів до архівного зберігання і закріпити його в своїх внутрішніх документах, наприклад в Положенні про архів (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
Проведення експертизи цінності документів
По ходу проведення експертизи комісія відбирає:
справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, в тому числі справи по особовому складу. Такі справи підлягають передачі в архів організації;
справи з тимчасовими термінами зберігання. Такі справи залишаються на зберіганні у відповідних структурних підрозділах;
справи, терміни зберігання яких минули. Такі справи підлягають знищенню.
Передача в архів електронних документів
Якщо структурний підрозділ передає на зберігання в архів організації електронні документи, то процедура передачі складається з наступних етапів:
перевірки фізичного стану носіїв електронних документів;
записи електронних документів на машинні носії;
перевірки якості запису;
проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах);
опису електронних документів і підготовки комплекту супровідної інформації (в т. ч. складання опису).
Результат діяльності комісії
За результатами експертизи цінності документів комісія складає описи справ, відібраних для передачі в архів організації. Це описи справ: