В основі процесу управління матеріальними потоками лежить обробка інформації, що циркулює в логістичних системах. У зв'язку з цим одним з ключових понять логістики є поняття інформаційного потоку.
Інформаційний потік - це сукупність циркулюючих в логістичній системі, між логістичною системою і зовнішнім середовищем повідомлень, необхідних для управління і контролю логістичних операцій. Інформаційний потік може існувати у вигляді паперових і електронних документів.
У логістиці виділяють такі види інформаційних потоків:
- в залежності від виду пов'язують потоком систем:
горизонтальний (потік повідомлень між партнерами по господарських зв'язках одного рівня управління) і вертикальний (потік повідомлень, що надходять від керівництва в підвідомчі йому ланки логістичної системи;
- в залежності від місця проходження:
зовнішній (потік протікає у зовнішній, по відношенню до логістичної системи, середовищі) і внутрішній (потік повідомлень, що циркулюють всередині однієї логістичної системи);
- в залежності від напрямку по відношенню до логістичної системи: вхідний (потік повідомлень, що входять в логістичну систему, або в одну з підсистем) і вихідний (потік повідомлень, що виходять за межі логістичної системи, або однією з підсистем);
- в залежності від терміновості:
звичайні, термінові і дуже термінові;
- в залежності від ступеня секретності:
звичайні, що містять комерційну таємницю і містять державну таємницю;
- в залежності від значимості поштових повідомлень:
прості, рекомендовані, цінні;
- в залежності від швидкості передачі:
- в залежності від області охоплення:
місцеві, іногородні, далекі, міжнародні.
Інформаційний потік може випереджати матеріальний, слідувати одночасно з ним або після нього. При цьому інформаційний потік може бути направлений як в одну сторону з матеріальним, так і в протилежну:
- випереджаюче інформаційний потік у зустрічному напрямку містить, як правило, відомості про замовлення;
- випереджаюче інформаційний потік у прямому напрямку - це попередні повідомлення про майбутнє прибуття вантажу;
- одночасно з матеріальним потоком йде інформація в прямому напрямку про кількісні та якісні параметри матеріального потоку;
- слідом за матеріальним потоком в зустрічному напрямку може проходити інформація про результати приймання вантажу за кількістю або за якістю, різноманітні претензії, підтвердження.
Шлях, по якому рухається інформаційний потік у загальному випадку, може не збігатися з маршрутом руху матеріального потоку.
Інформаційний потік характеризується наступними показниками:
1) джерело виникнення;
2) напрямок руху потоку;
3) швидкість передачі і прийому;
4) інтенсивність потоку та ін.
Формування інформаційних систем неможливо без дослідження потоків в розрізі певних показників. Наприклад, вирішити задачу оснащення певного робочого місця обчислювальною технікою неможливо без знання обсягів інформації, що проходить через це робоче місце, а також без визначення необхідної швидкості її обробки.
Інформаційні потоки характеризуються за допомогою декількох оцінок:
Джерела виникнення повідомлень можуть бути різними: як від учасників логістичних ланцюгів, так і від суміжних з ними організацій;
У напрямку інформаційні потоки можуть бути горизонтальними і вертикальними, прямими і непрямими. Горизонтальні - це сполучення між учасниками одного рівня. Вертикальні - це потоки між керівним і підлеглим рівнем управління. Пряме напрямок - для виконання вимог, наявних в повідомленні. Непряме напрямок - відправка копій повідомлення тільки для ознайомлення з даним питанням.
Обсяг інформаційних потоків враховують декількома способами. Для великих інформаційних потоків розміри визначають за кількістю документів, листів в потоці, сторінок. Для малих потоків обсяг визначають числом рядків в документі або числом слів в повідомленні. Третій спосіб - облік числа знаків в повідомленні - оцінюється в комп'ютерних системах в особливих одиницях виміру.
Періодичність інформаційних потоків - характеризує частоту їх формування.
Інформаційні потоки документального характеру проходять процедуру узгодження. Так, планові повідомлення на підприємствах узгодять з керівниками цехів і членами дирекції підприємства.
Кожне документальне повідомлення затверджується певними особами. Без відповідного підпису документ сили не має.
Документи мають різні терміни дії і терміни зберігання.
Різний і порядок зберігання інформаційних повідомлень. Деякі повідомлення збирають в окремі пачки, інші зберігають на магнітних носіях.
Інформаційні потоки в логістиці формуються відповідно до матеріальними.
Але іноді матеріальний потік може прибути в заданий місце, а документи на нього можуть бути ще не доставлені. Такий матеріал потік вважається невідфактуровані постачанням, і приймається одержувачем на зберігання до прибуття документів. Може бути і навпаки: документи прибувають на місце призначення раніше самого вантажу.
Випередження інформаційним потоком матеріального краще. Це дає можливість краще підготуватися до прийому вантажів.
Керувати інформаційним потоком можна наступним чином:
- змінюючи напрямок потоку;
- обмежуючи швидкість передачі до відповідне швидкості прийому;
- обмежуючи обсяг потоку до величини пропускного здатності окремого вузла або ділянки шляху.
Вимірюється інформаційний потік кількістю оброблюваної чи переданої інформації за одиницю часу.
Способи вимірювання кількості інформації, що міститься в будь-якому повідомленні, вивчаються в розділі кібернетики, який називається теорією інформації. Відповідно до цієї теорії за одиницю кількості інформації прийнята так звана двійкова одиниця - біт. При використанні електронно-обчислювальної техніки інформація вимірюється байтами. Байт - це частина машинного слова, що складається зазвичай з 8 біт і використовується як одне ціле при обробці інформації в ЕОМ.
Застосовуються також похідні одиниці кількості інформації: кілобайт, мегабайт і гігабайт.
У практиці господарської діяльності інформація може вимірюватися також:
- кількістю оброблюваних або переданих документів;
- сумарною кількістю документострок в оброблюваних або переданих документах.
Слід мати на увазі, що крім логістичних операцій в економічних системах здійснюються й інші операції, також супроводжуються виникненням і передачею потоків інформації. Однак логістичних інформаційні потоки складають найбільш значиму частину сукупного потоку інформації.
Розглянемо як приклад структуру сукупного інформаційного потоку у великому магазині продовольчих товарів. Основну частину загального обсягу звертається тут інформації (більше 50%) становить інформація, яка надходить в магазин від постачальників. Це, як правило, документи, що супроводжують надходить в магазин товар, так звані товарно-супровідні документи, які відповідно до вищенаведених визначеннями утворюють вхідний інформаційний потік.
Транспортні операції в магазині не обмежуються отриманням товарів від постачальників. Внутримагазинной торгово-технологічний процес також включає в себе численні логістичні операції, які супроводжуються виникненням і передачею інформації, що використовується всередині магазину. При цьому частка утвореної інформації, що використовується всередині магазину, становить приблизно 20%.
В цілому приблизно 2/3 загального обсягу оброблюваної в магазині інформації може становити інформація, необхідна для контролю і управління логістичними операціями. На виробничих підприємствах або підприємствах оптової торгівлі частка логістичних інформаційних потоків ще значніше.
Функціональна спеціалізація команди менеджерів
Етап прийняття рішення
Оперативний контроль за ходом реалізації; своєчасне коректування управлінського рішення; перехід до початку циклу вироблення чергового рішення
Узгодивши схему зовнішнього середовища процесу, команда повинна створити карту процесу, що дозволяє поглянути на процес більш детально. Це буде схема інформаційних потоків і на ній будуть показані основні складові процес субпроцеси. Основні етапи процесу, зображені на малюнку наступні:
Етап 1. Відділ з обслуговування покупців отримує замовлення від покупця, записує його і посилає до відділу продажів і виробництва, а копію - в відділ технічної підтримки.
Етап 2. На основі інформації про замовлення покупця відділ технічної підтримки розробляє технічну специфікацію на тип харчової суміші, яка потрібна покупцеві, і посилає її до відділу продажів і виробництва.
Етап 3. Використовуючи інформацію про замовлення покупця і технічну специфікацію, відділ продажів і виробництва оформляє замовлення на поставку, а також інформацію про поточний рівень запасів. Це замовлення і інформація передаються в планово-виробничий відділ.
Етап 4. Розробляється план виробництва для відділу по плануванню витрат сировини і матеріалів. Це робиться на основі інформації про продажі і запаси.
Етап 5. Відділ з планування сировини і матеріалів використовує виробничий план, номер контракту та інформацію про наявність транспорту і запасів сировини і матеріалів для розробки вимог до перевезення та плану потреби в матеріальних ресурсах.
Етап 6. Відділ планування перевезень виписує замовлення на транспортний засіб, використовуючи вимоги до перевезення і поточну інформацію від третьої сторони (перевізника). Інформація про затримки накопичується в відділі по обслуговуванню покупців.
Після виконання цих кроків цех помелу виробляє необхідну кількість корму, готового до завантаження на транспорт перевізника. Перевізник забирає продукцію і доставляє її до покупця.
Вищевказана схема інформаційних потоків показує основні субпроцеси даного процесу і їх взаємодію між собою для виробництва первинного виходу процесу, яким в даному випадку є тваринний корм, доставлений фермеру. Ця схема дозволяє побачити процес як би зверху, хоча при цьому немає можливості розглянути деталі основних субпроцесів.
5. Задача: Оборот складу 2 тис. Руб. / День, витрати на одну поставку 9 тис. Руб. Витрати на зберігання запасу розміром в одну тисячу рублів-0,04 тис. Руб. в день. Яким буде оптимальний розмір замовляється партії?
Оптимальний розмір замовлення за критерієм мінімізації сукупних витрат на зберігання запасу і повторення замовлення розраховуються за формулою Уїлсона:
де ГРЗ - оптимальний розмір замовлення, шт .;
А - витрати на поставку одиниці замовляється продукту, руб .;
S-- потреба в товарно-матеріальних запасах на певний період, шт.
-- витрати на зберігання одиниці запасів, руб. / шт.