Піти на відпочинок в запланований час - законне бажання кожного співробітника. Щоб мрія швидше стала реальністю, необхідно написати відповідну заяву. З нашої статті ви дізнаєтеся про те, як правильно скласти зразок заяви на відпустку, щорічний для співробітника, і чому його слід мати під рукою і кадровику, і бухгалтеру.
Коли потрібно написати
За нормами російського законодавства заяву доведеться складати в тих випадках, коли планується санкціоноване відсутність на роботі. Тому кожен працівник, що збирається піти в щорічна, навчальна, декретну, неоплачувану або будь-якої іншої відпустку, зобов'язаний подати керівнику відповідну заяву. Функціональне призначення цього документа укладено в ініціації процесу складання відповідного наказу, який узаконить відсутність фахівця на робочому місці і послужить підставою для виплати належних йому грошових коштів.
У деяких компаніях має місце практика, згідно з якою працівник, який іде відпочивати за графіком, не пише заяву. На думку досвідчених кадровиків, цей підхід загрожує певними ризиками, пов'язаними з можливими претензіями перевіряючих органів, а також з неправильним розрахунком суми відпускних і їх несвоєчасною виплатою. Також див. «Як розрахувати відпускні? Приклади і формули ».
За нормами ст. 121 ТК РФ працівник зобов'язаний надати працедавцю заяву на щорічну основну оплачувану відпустку не пізніше ніж за 2 тижні до передбачуваної дати його початку. Написати його можна будь-яким з перерахованих способів:
- машинописним;
- від руки - синіми, фіолетовими або чорними чорнилами;
- із застосуванням засобів копіювально-розмножувальної техніки.
Єдина умова: документ повинен бути завірений власноручним підписом працівника.
принципи складання
Згідно з правилами діловодства в російських організаціях, всі документи, що складаються працівниками, мають стандартизовану структуру. Щоб написати заяву про надання відпустки правильно, потрібно взяти аркуш формату А4, візуально розділити його на 4 частини і розміщувати текст відповідно до таких принципів.
- У верхньому правому куті знаходиться так звана шапка, що включає прізвище та ініціали керівника компанії, його посаду, а також прізвище, ініціали та посада співробітника, що склав документ. Крім того, найменування структурного підрозділу фірми, де він трудиться.
- Нижче посередині сторінки розташовують найменування документа. Зверніть увагу: його потрібно писати прописними літерами.
- Потім з нового абзацу пишуть основну частину, яка містить прохання про надання того чи іншого виду відпустки.
- Одержаний текст засвідчується власноручним підписом співробітника.
- Внизу в обов'язковому порядку він проставляє дату складання документа.
- в обов'язковому порядку вказується вид відпустки: основна чи додаткова;
- прописується період відпустки і бажана дата його початку;
- якщо відсутність фахівця не було заздалегідь заплановано, вказується вагому підставу надання часу для вирішення особистих проблем або відпочинку.
Зверніть увагу, що для дотримання вимог ТК РФ, щорічна оплачувана відпустка повинна бути розрахований і оплачений не пізніше ніж за 3 дні до його початку.
Якщо заяву подано менше ніж за 4 дні до запланованої дати початку відпочинку, бухгалтерська служба може не встигнути провести необхідні розрахунки. Отже, співробітник зобов'язаний зробити приписку про те, що він не заперечує проти перерахування відпускних в більш пізній термін.
Затверджено чи зразок заяви?
Таке питання є актуальним і для фахівців кадрової служби, і для бухгалтерів. В даний час в нормативних документах немає відповідних роз'яснень з цього приводу. Отже, компанія має право розробити власну форму заяви та затвердити її внутрішнім наказом або розпорядженням. Зверніть увагу, що з моменту вступу локального положення в силу його виконання стає обов'язковим для всього персоналу фірми.
Як писати при перенесенні відпочинку
Ситуацій, коли співробітнику необхідно бути відсутнім на роботі поза графіком, чимало. До найбільш поширених належать хвороба, можливий відхід в декрет, інші особисті обставини. У таких випадках форма заяви на відпустку не змінюється, проте в змістовній частині документа важливо вказати:
- період відпочинку згідно із затвердженим графіком;
- нові дати переноситься відпустки;
- підставу для зміни дати виходу у відпустку і / або тривалості відпочинку.
До готового заявою бажано додати документ, що обгрунтовує необхідність перенесення періоду відпочинку. Їм може бути направлення на госпіталізацію, довідка з жіночої консультації, наказ про звільнення в щорічну оплачувану відпустку за основним місцем роботи (для сумісників) і ін. Це підвищить шанси працівника на задоволення його прохання.
правильні формулювання
Для новоприйнятих працівників, дати відпочинку яких не внесені до графіку, діє зовсім проста форма заяви на відпустку. Зразок її змістовної частини виглядає приблизно так:
При перенесенні відпочинку працівнику слід послатися на відповідну законодавчу норму і написати приблизно наступне:
Ще один корисний приклад заяви на відпустку:
Як правильно зберігати
Будь-яка заява працівника в обов'язковому порядку повинен візувати керівник організації. Такий порядок необхідний, оскільки цей документ є підставою для видання наказу про відпустку. Не забудьте, що зацікавленого працівника слід ознайомити з наказом під розпис. Також див. «Зразок наказу на відпустку».
Оригінал наказу зберігається в зшиваючи кадрових документів організації, а його копію передають в бухгалтерську службу для нарахування та виплати належної працівнику суми. Належним чином оформлені бланки заяви на відпустку зберігають відповідно до діючих на підприємстві правил документообігу. Зазвичай їх поміщають в окрему папку.
Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.