Рідко яка організація веде розрахунки виключно за безготівковим розрахунком, а тому дотриманням касової дисципліни стурбовані практично всі юрособи та приватні підприємці. Для обліку операцій з готівковими коштами, що вживаються через касу, організація повинна вести спеціальний журнал під назвою касова книга.
Для чого потрібна касова книга?
Касова книга - це документ бухгалтерського обліку, в якому фіксуються всі прибутково-видаткові операції з грошима в готівковій формі. Заповнення касової книги є обов'язковим для всіх ІП та підприємств, на яких є каса. Застосування спрощеної системи оподаткування (ССО) не звільняє фірму від ведення цього документа.
На одне підприємство заводиться одна касова книга. Однак це не стосується тих організацій, в яких філії та підрозділи мають власний баланс. У такому випадку кожний підрозділ самостійно веде касові документи, зберігає їх у себе, а в головний офіс передає лише копії заповнених сторінок книги і первинних ордерів, що підтверджують зроблені операції. Касові залишки, зафіксовані в журналі, також враховуються на балансі конкретного підрозділу.
Як оформляється касова книга?
Порядок ручного ведення касової книги
Журнал форми КО-4 для ручного ведення можна придбати готовий, видрукуваний в друкарні (з листами горизонтальної або вертикальної орієнтації) або завантажити бланк касової книги на нашому сайті.
У паперовому варіанті він оформляється наступним чином:
- всі листи нумеруються;
- журнал прошнуровується і скріплюється сургучною печаткою;
- на останньому аркуші проставляється засвідчувальний напис із зазначенням кількості аркушів в документі і підписами головного бухгалтера і керівника підприємства.
Титульний аркуш касової книги містить реквізити організації:
- найменування юридичної особи або ІП;
- назва структурного підрозділу;
- код ОКПО;
- поточний рік.
Якщо в організації відбувається активний оборот готівки, одного типографського бланка на рік може не вистачити. Тоді необхідно закрити попередню книгу і почати нову - в цьому випадку на «тітульніке» вказується той період, за який в даному журналі фіксувалися надходження та витрачання в касі. З початком нового календарного року необхідно заводити нову книгу.
Всі записи в журналі ведуться в подвійному екземплярі (під копірку): один лист, який називається вкладним, заповнюється кульковою ручкою, на другому (відривному) через копіювальний папір залишається ідентична запис. Обидва листа повинні мати однакову нумерацію. Фіксувати витрата або внесення грошей необхідно відразу ж після їх фактичного здійснення на підставі первинного касового документа - ПКО або РКО.
Підрахунок кількості минулих операцій і «зведення» каси проводиться в кінці дня. Дані по залишках коштів у формі КО-4 за підсумком повинні сходитися з фактичним залишком готівки в касі. Після внесення суми залишку відривний лист разом з «пріходнікамі» і «витратниками» передається в бухгалтерію.
Природно, ніяких помарок і виправлень в книзі бути не повинно. Якщо все ж виявлена помилка, виправити її можна так: акуратно закреслити невірні дані, вписати поруч коректну інформацію. Кожне виправлення засвідчується підписом касира і головного бухгалтера. Підчищення, замазування «штрихом» та інші хитрощі в касовому журналі абсолютно не допустимі.
Ведення касової книги в електронному вигляді
Електронна касова книга дещо відрізняється від заповнюється вручну. Для її ведення використовують спеціальне програмне забезпечення.
Протягом дня в програмі реєструються всі прибутково-видаткові документи, а після закриття каси на їх основі автоматично формуються і виводяться на друк аркуші касової книги: вкладний і звіт касира, які перевіряються і підписуються касовим працівником. Звіт касира з прикріпленими до нього касовими ордерами відправляється в бухгалтерію, а пронумеровані вкладні листи залишаються на зберіганні в касі. В кінці року з них складається пошивши. На останній сторінці вийшла книги проставляється печатка, підписи відповідальних осіб, зазначається кількість аркушів в зшиваючи.
Як заповнити касову книгу?
Заповнення полів касової книги відбувається за таким зразком:
- Дата і порядковий номер аркуша.
- В поле «Залишок на початок дня» табличній форми переноситься сума залишку на кінець попереднього дня.
- Стовпець 1 «Номер документа» призначений для внесення всіх номерів прибуткових і видаткових документів, оформлених за день, по порядку.
- Інформація в стовпець 2 «Від кого отримано або кому видано»: прізвище ім'я по батькові громадянина або назву організації переноситься з відповідного ПКО або РКО.
- Стовпець 3 «Номер кореспондуючого рахунку» не обов'язковий для заповнення ВП. Касири організацій вписують номера рахунків, за якими відображається рух по проведеної операції (наприклад, заробітна плата - 70, грошові кошти, видані під звіт - 71).
- У стовпчиках 4 і 5 вказується надходження та витрачання відповідно, в рублях і копійках, на підставі касових ордерів.
- У графі «Перенесення» підсумовується весь прихід і витрата в таблиці, при необхідності внесення даних триває на зворотному боці. Якщо всі дані вже заповнені, таблиця на зворотному боці, а також порожні графи на лицьовій перекреслюються буквою Z.
- Рядок «Разом за день» фіксує суми всіх надходжень і видач в касі, а «Залишок на кінець дня» - залишок грошових коштів, розрахований за формулою: залишок на початок дня + сума прибуткових операцій - сума витрат.
- Поля під табличній формою - для підписів касира і бухгалтера, а також вказівки кількості касових документів по приходу і витраті (прописом).