Про канбан-дошках. напевно, чули вже всі, хто так чи інакше цікавиться успішним просуванням своїх проектів - вдома чи на роботі. Насправді методологія Kanban була винайдена в Японії, як метод, що дозволяє розробляти якісні продукти з мінімальними витратами, і «Кан-бан» - це японський термін, що означає дослівно «видима картка». Метод був реалізований як система для управління виробничим процесом на заводах «Тойоти», де робочі запитували потрібні їм деталі за допомогою спеціальних карток. Але найцікавіше - що ця технологія дуже ефективно може допомогти і в проблемах вирішення особистих завдань, які, можливо, і не мають зовсім ніякого відношення до вашої роботи.
Що таке Канбан-дошка?
Ця дошка дозволяє візуально і дуже наочно відслідковувати з початку і до кінця процес роботи над будь-яким проектом. Якщо такою дошкою користується фірма, то вона підходить для оптимізації будь-якого процесу, особливо коли:
• фірма одночасно веде «сто проектів», і досить складно уявити собі наочно загальну картину - хто із співробітників що робить, і коли саме завершиться кожна задача (проект),
• розробка продуктів компанії супроводжується змінами в постановці завдань і виникаючими проблемами, які, безумовно, потрібно відразу усувати.
Але для особистого використання все зовсім просто. Ви можете зробити таку дошку легко і швидко! Як буде виглядати найпростіша дошка? Наприклад, вона може виглядати ось так:
• В процесі (In Progress) - тут розташовані картки з сьогоднішніми поточними завданнями, над якими в даний момент йде робота, і які обрані із загального списку завдань-проектів
• Виконано (Done) - повністю закінчені і перевірені завдання.
Ці колонки є основними і дуже наочно відображають на дошці рух завдання від виникнення до її вирішення (у міру виконання робіт над проектом відповідна картка вручну переміщається по колонках).
Якщо ви захочете, то можете запропонувати для своїх проектів більш складний варіант - скажімо, колонку «в процесі» можна розділити на кілька додаткових стовпців (наприклад - відкладені завдання), в залежності від конкретних етапів вашого проекту.
Важливо: завдання на картках можна переміщати по колонках зліва направо, не "перескакуючи» через колонки. Завдання ставиться і позначається в самій лівій колонці (план), і туди найефективніше розміщувати тільки «великі» завдання (проекти), які виконуються за кілька етапів. Пам'ятайте принцип «слона»? Ви ділите великий проект на «шматочки» -етапи, і кожен з них виконуєте в запланований час, поступово.
Звичайно, на початку роботи вам доведеться відповісти на важливе питання: а чи варто даний проект того, щоб під нього створити окрему картку? Звичайно, якщо завдання може бути виконана за один раз, то не має сенсу цього робити.
Канбан-дошка може бути звичайною дошкою і висіти на стіні в вашому офісі, або ви можете користуватися електронним варіантом (існують спеціальні програми - віртуальні дошки). Фізична дошка, наприклад, виглядає так:
Основна перевага цієї дошки - в тому, що вона у вас постійно перед очима, і ви можете в будь-який момент звіритися з нею і оперативно внести поправки. Таким чином, якщо ви протягом робочого дня спланували якісь дії, ви можете відразу ж «розмістити» їх на дошці.
Однак використання Канбан-дошки на увазі і деякі обмеження. Наприклад, одним з них є кількість завдань або проектів ( «слотів»), які можуть одночасно «бути присутнім» на вашій дошці. Реально це означає, що слід обмежувати кількість завдань або проектів, над якими ви будете працювати паралельно.
Цифри в кружечку під заголовками - це і є «слоти», які фактично означають, що більше цього числа проектів поміщати в колонку не можна. Зрозуміло, що ці цифри можуть змінюватися в залежності від вашої продуктивності.
І якщо у вас раптом виникає дуже важливе завдання саме в той момент, коли вільних слотів вже немає, це означає лише одне - потрібно якомога швидше закінчити принаймні одну із завдань, щоб звільнити «слот». До речі, це відмінно допомагає уникнути переносів і відкладання роботи «на потім», тобто підтримує вас у боротьбі з прокрастинація.
Технологія методу дуже проста і легка для розуміння - адже кожному інтуїтивно зрозуміло те, що відбувається на дошці. Створіть свою першу дошку - це зовсім просто!
Отже, мінімальний «комплект» складається з трьох колонок: черга проектів (то що потрібно зробити), в роботі. і готово. Так ви отримуєте простий інструмент, який дуже наочно допоможе вам краще представити свій «робочий процес». А далі вам потрібно просто пристосувати дошку для своїх проектів. Можна для різних типів завдань скористатися картками різних кольорів: наприклад, домашні справи - блакитні, навчання - зелені, хобі - рожеві.
Привабливість цієї дошки ще й в тому, що ви можете зробити її елементом інтер'єру свого робочого місця - на білому папері або пробкової дошці красиво розмістити кольорові стікери і користуватися яскравими маркерами для позначок! Мінімальний час для підготовки - розкреслити і повісити Канбан-дошку - займе у вас не більше 20 хвилин часу. Спробуйте!
