Довідкова система Microsoft Excel 97.
Розширена вбудована довідкова система Microsoft Office 97 підвищить продуктивність Вашої роботи. Довідкова система однакова для всіх додатків Office 97 і досить проста у використанні.
Помічник Microsoft Office 97.
Подорож по довідкової системі Excel починається з виклику помічника. Для цього клацніть на кнопці Office Assistante (Помічник). розташованої в правій частині стандартної панелі інструментів, або натисніть клавішу F1. З'явиться вікно із зображенням помічника.
Помічник пропонує Вам виконати наступні дії: ознайомитися з його радою, викликати довідкову систему Excel, налаштувати параметри. Можуть бути й інші пропозиції. Вони залежать від тих дій, які Ви виконували до виклику помічника. Вікно Дія закривається натисканням кнопки Close (Закрити) або клацанням на будь-якому місці поза цим вікна.
Вікно із зображенням помічника легко перетягнути, захопивши покажчиком миші за заголовок, в будь-яке місце робочого листа. Якщо вид помічника Вас дратує, вікно із зображенням помічника можна прибрати з екрану, клацнувши на кнопці Х в правій частині заголовка цього вікна. А можна вибрати зображення іншого помічника. Для цього клацніть на будь-якому місці вікна із зображенням помічника і в з'являється вікні Дія клацніть на пункті Option (Параметри). З'явиться діалогове вікно Office Assistante (Помічник). Перейдіть на вкладку Gallery (Колекція). Виберіть іншого помічника, використовуючи кнопки Next (Далі) і Back (Назад). а потім підтвердіть свій вибір, натиснувши кнопку OK.
Якщо Вас дратує звук, поверніться на вкладку Option (Параметри). В області Assistant capabilities (Режим роботи помічника) зніміть прапорець-перемикач в поле Make sound (звуковий супровід).
Помічник стежить за Вашою роботою і якщо виявляє, що щось можна було б зробити більш ефективно, то повідомляє Вам. Але він не нав'язує свою пораду. Помічник делікатно привертає Вашу увагу своєю лампочкою.
Якщо Ви не проти ради, клацніть в будь-якому місці вікна із зображенням помічника і натисніть кнопку Tips (Поради). Якщо поради Вам не потрібні, не зважайте на лампочку увагу. Якщо вікно із зображенням помічника відсутня, то лампочка з'являється поруч зі знаком питання на кнопці Office Assistant (Помічник) стандартної панелі інструментів. Теми, за якими помічник даватиме поради, можна вибрати в області Display Alert (Відображати поради) на вже знайомій Вам вкладці Option (Параметри). Тут встановлюються прапорці: Using features more effectively (про використання можливостей програми). Using the mouse more effectively (щодо операцій з мишею). Keyboard shortcuts (про сполучення клавіш).
Приклад. Випробуйте цього помічника. Виберіть будь-яку клітинку та введіть "Понедельник". Перейдіть правою стрілкою в наступну комірку і введіть "Вiвторок". Знову правою стрілкою перейдіть в сусідню клітинку. Загоряється лампочка помічника. Ознайомтеся з радою і дізнайтеся, як краще зробити те, що Ви робите.
Корисна порада буде з'являтися при кожному запуску Excel, якщо Ви встановите прапорець Only show high priority tips (відображати корисну пораду при запуску). Прапорець-перемикач цієї опції встановлюється в діалоговому вікні Office Assistant (Помічник) на вкладці Options (Параметри). Іноді ця рада корисний, іноді - ні. Але знайомство з ним ніколи не зашкодить. Щоб прибрати його з екрану (як, втім, і будь-яку іншу підказку), слід лише натиснути на кнопці Close (Закрити).
Пошук інформації в довіднику.
Пошук інформації по відомим словами і словосполученнями символів.
Виберіть з меню Help (?) Команду Contents and Index (Повний список розділів довідки). З'явиться діалогове вікно Help Topics: Microsoft Excel (Довідкова система: Microsoft Excel). Перейдіть на викладку Find (Пошук). В цьому режимі здійснюється контекстний пошук по всій довідкової бази даних, тобто встановлюється відповідність між ключовими словами в базі даних і словом або фразою, заданої Вами. Перед першим пошуком з'являється діалогове вікно, в якому Ви повинні визначити розмір списку ключових слів в довідковій базі даних Excel.
Процедура пошуку здійснюється наступним чином:- Введіть ключове слово, яке становитиме предмет пошуку, в поле Type the world (s) you want to find (Введіть шукане слово або слова) вкладки Find (Пошук). Припустимо будь осмислене слово, але чим конкретніше заданий критерій пошуку, тим краще.
- Програма пошуку переглядає всі довідкові файли Excel, намагаючись знайти підходящі відомості. Знайдені слова відображаються в поле 2, а назви довідок, в яких зустрілися ці слова, - в поле 3.
- Виділіть одну з тем у поле 3, а потім клацніть на кнопці Display (Вивести). В результаті на екрані з'явиться вікно з довідковою інформацією за обраною темою.
У розділі Find (Пошук) діалогового вікна Help Topics (Довідкова система) клацніть на кнопці Options (Параметри). Спливе діалогове вікно параметрів пошуку. Клацніть на кнопці File (Файли). Спливе ще одне діалогове вікно файлових параметрів. В поле Select file to search (Виберіть файли, в яких буде проводитися пошук) потрібно виділити ті файли, в яких повинен здійснюватися контекстний пошук. Для виділення декількох файлів слід виконувати клацання, утримуючи клавішу Ctrl. Завершується вибір натисканням кнопки ОК. Тепер до тих пір, поки описані дії не будуть повторені, контекстний пошук інформації по невибраний розділах буде ігноруватися.
Пошук хороший в разі конкретних питань, але можна дізнатися багато цікавого, переглядаючи зміст довідкової системи. Щоб дістатися до нього, слід вибрати з меню Help (?) Команду Contents and Index (Повний список розділів довідки).
За деякими довідковим темам даються багаторівневі пояснення. Вони являють собою вікно з трьома маленькими стрілочками. Щоб отримати подальші інструкції, клацніть на одній з кнопок.
Пошук за ключовими словами.
Якщо жоден з описаних способів отримання довідки Вас не влаштовує, зверніться до предметного покажчику. Покажчик - це повний перелік тем довідки. Для цього клацніть на ярличку Index (Покажчик) в діалоговому вікні Help Topics: Microsoft Excel (Довідкова система: Microsoft Excel) та введіть кілька літер терміна або назви, що цікавить Вас теми: список прокрутиться автоматично до тієї теми, яка буде відповідати введеному ключовим словом або введеної частини ключового слова. Подвійне клацання на назві обраної теми активізує вікно довідки з цікавлять Вас описом.
Роз'яснення незнайомих термінів в Excel.
Ви, врешті-решт, отримали потрібне Вам опис. Але воно часто рясніє незрозумілими термінами. Якщо існують визначення для термінів, то останні виділені в тексті кольором і пунктирним підкресленням. Клацніть на такому терміні, і з'явиться маленьке віконце з його визначенням.