Примітка: даний розділ спонукали дописати численні запити від пошукових систем типу "акт прийому-передачі грошових коштів" і не зовсім грамотне "акт приймання-передачі грошових коштів". Крім того, якщо крім зміни касира, на вашому підприємстві стоїть питання про зміну головного бухгалтера, зверніться до розділу "Акт прийому-передачі справ". Якщо мова йде ще й про зміну керівника підприємства - див. "Звільняємо директора". Див. Також бланк акту передачі каси.
Отже, коли у нас стоїть завдання прийому-передачі грошових средст в касі від одного касира до іншого, у бухгалтерів виникає бажання провести дану операцію як певний акт прийому-передачі грошових коштів. Коли вони намагаються знайти форму такого акта, з подивом виявляють, що просто не можуть її знайти. Далі слідують запити в форумах, які теж не дають вичерпної відповіді і т.д.
Чому? Так просто такої не існує в природі. Безумовно, написати такий документ можна. Його можна навіть підписати. Але все ж, давайте все зробимо правильно. Отже, щоб зрозуміти, які дії потрібно виконати замість оформлення нікого "акту прийому-передачі грошових коштів", звернемося до чинного законодавства.
Примітка: інформація дається за станом на 19.06.09. Але, істотних змін я не очікую.
4.8. Касир відповідно до законодавства України Несе повну матеріальну відповідальність за Збереження всех прийнятя ним цінностей. Касир забороняється передовіряті Виконання дорученої Йому роботи іншім особам.
На підпріємствах, Які ма ють одного касира, у разі спожи тімчасової его заміні виконання обов'язків касира покладається на Іншого працівника за письмовий наказом керівника. З ЦІМ працівніком укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час Виконання ним обов'язків касира.
У разі відсутності касира (у зв'язку з хворобою ТОЩО) цінності, что передані Йому під відповідальність, перераховуються іншім касиром, якому смороду передаються, у прісутності керівника та головного бухгалтера або в прісутності КОМІСІЇ, прізначеної керівніком підприємства. Про результати Перерахування и передавання цінностей складається акт за підпісамі зазначеним осіб.
Підприємства, штатним розписом якіх НЕ предусмотрена посади касира, Виконання его обов'язків могут покладаті відповідно до письмовий Розпорядження керівника на бухгалтера чи Іншого працівника, з Яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.
Тобто у касира є не тільки грошові кошти, а він повністю відповідає за певну ділянку роботи, що закріплено наказом. Більш того, крім нього ніхто не має права займатися такою діяльністю на підприємстві. Тому без наказу на передачу повноважень (зміна касира або створення ще однієї каси на підприємстві) передавати грошові кошти безглуздо. Більш того, чинний касир зобов'язаний оформити дану опрерацю як видачу грошових коштів. Саме тому як такої "акт прийому-передачі грошових коштів" не має юридичного сенсу.
Новомосковський далі:
4.10. З метою контролю за схоронністю готівкових коштів на підпріємствах проводяться інвентаризації кас. Для проведення інвентаризації каси, что має здійснюватіся согласно з наказом
керівника, прізначається комісія, яка после Закінчення інвентаризації каси складає акт про результати інвентаризації наявний коштів (додаток 7).
Комісія перевіряє наявність коштів Шляхом полного Перерахування всех готівкових коштів, что є в касі, ЦІННИХ ПАПЕРІВ, чеків книжок ТОЩО. Акт складається в двох прімірніках и підпісується членами інвентарізаційної КОМІСІЇ та матеріально відповідальною особою.
Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий - залішається у матеріально відповідальної особи.
До качана інвентаризації всі матеріально відповідальні особи (особи, які відповідають за Збереження коштів) дають Розписка, визначених в Додатках 7.
У разі Зміни матеріально відповідальніх осіб акт складається в трьох прімірніках (для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийнять цінності, а такоже бухгалтерії).
Інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві у строки, что Встановлені керівніком, з покупюрним Перерахування усіх готівкових коштів и перевіркою других цінностей, что зберігаються в касі. Залишок готівкі в касі звіряється з данімі обліку за книгами обліку. Готівка, что зберігається в касі, но НЕ підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівкі в касі. У разі! Застосування підпріємством у розрахунках РРО
звіряється сума наявної готівкі на місці проведення касиром розрахунку Із сумою, зазначеним в звіті РРО (в РК та КОРО). У разі Виявлення во время інвентаризації нестачі або надлишком цінностей у
касі в акті зазначається сума нестачі або надлишком и з'ясовуються обставинних їх Виникнення. Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства України, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідного підприємства.
У разі автоматизованого ведення касової книги слід Проводити перевірку правільності роботи програмних ЗАСОБІВ оброблення касових документів.
Вищі організації (за їх наявності) на всех підвідомчіх підпріємствах, а такоже аудиторією (аудиторські фірми) відповідно до Укладення договорів во время проведения документальних ревізій
обов'язково проводять інвентарізацію кас и перевіряють Дотримання порядку ведення касових операцій. У господарських общество, если це предусмотрена їх статутом, Такі ревізії проводять ревізійні КОМІСІЇ.
Перевірки Дотримання порядку ведення операцій з готівкою здійснюють візначені законодавством України органи контролю відповідно до їх компетенції (далі - органи контролю).
Що з цього випливає?
Отже,- Прийом-передача грошових коштів в касі здійснюється шляхом повної інвентаризації каси в присутності інвентаризаційної комісії.
- З особою, яка приймає справи в касі (новим касиром) на момент початку інвентаризації вже повинен бути підписаний договір про повну матеріальну відповідальність
- Інвентаризація проводиться на підставі наказу про зміну особи, яка здійснює касові операції
- Проводиться не тільки інвентаризація грошових коштів, а також всіх цінностей, що зберігаються в касі, в тому числі бланків суворої звітності, цінних паперів і т.д.