З даного матеріалу ви дізнаєтеся:
- правила складання журналу вихідних документів;
- як заповнювати журнал реєстрації вихідних документів;
- реєстрація вихідних листів.
Правила складання журналу вихідних документів
Журнал реєстрації вихідних документів в організації має не менш важливу значимість, ніж журнал реєстрації вхідних листів. З їх допомогою здійснюється фіксація факту відправки документа і його реквізити. Однак не всі діловоди в своїх організаціях вдаються до реєстрації вихідних листів. Ми розповімо, чому не можна ігнорувати дану процедуру і як ввести в дію журнал реєстрації.
Як правило, зразок журналу реєстрації вхідних і вихідних документів оформляється у вигляді таблиці і має 5 стовпців. Далі ми розглянемо, як правильно їх заповнювати.
Які графи повинні бути присутніми
Журнал вихідних документів (зразок наведено нижче) найчастіше складається з 5 стовпців:
Журнал реєстрації вихідних документів зразок
Як заповнювати журнал реєстрації вихідних документів
Журнал реєстрації вихідних документів не належить до документів суворої звітності і не має законодавчо закріпленої форми. У зв'язку з цим в якості журналу можна використовувати як куплений журнал, з готовими формами, так і заповнену від руки зошит. Як правило, для журналу використовують альбоми і зошити формату А4.
- Обкладинка журналу повинна містити найменування (журнал реєстрації вихідних документів), дату створення, печатка організації і номер, присвоєний згідно з номенклатурою організації. Також на обкладинці досить часто вказують посаду, прізвище та ініціали співробітника, відповідального за його заповнення.
- Станиці журналу необхідно пронумерувати, при цьому зшивати їх і скріплювати печаткою немає необхідності. Нумерація необхідна для того, щоб переконатися в наявності всіх листів.
- Процедура заповнення журналу реєстрації здійснюється тільки після підписання відповідальною особою листи. До тих пір, поки в листі відсутня реквізит «Підпис» сенс в його реєстрації відсутня, так як воно ще може змінюватися і заново листуватися.
- Необхідно розуміти, що щорічно необхідно заводити новий журнал для реєстрації вихідних документів. Більш того, журнал реєстрації повинен поміщатися на архівне зберігання на термін, встановлений згідно з типовими переліками.
Реєстрація вихідних листів
Слід зазначити, що реєстрація вихідних листів може здійснюватися різними способами, а не тільки з використанням журналу реєстрації. Так, при великому обсязі вихідних документів має сенс використовувати для реєстрації кошти СЕД (системи електронного документообігу). Заповнення журналу або картотеки вихідних листів в електронному вигляді дозволить заощадити значну частину часу, яке б було витрачено на оформлення журналу в рукописному варіанті. При відсутності в організації СЕД можна вести журнал реєстрації за допомогою таких програм, як Word або Excel.
Реєстрація вхідних і вихідних документів зразок
Необхідно розуміти, що журнал реєстрації вихідних листів повинен мати такий же термін зберігання, як і самі листи, зареєстровані в ньому. Як правило, термін їх зберігання не перевищує 3-5 років, однак, існують винятки. Так, накази по основній діяльності і кадрові документи мають постійний термін зберігання, що має на увазі і наявність постійного терміну зберігання у журналу реєстрації.
Журнал вихідних листів зразок
