Журнал операцій розрахунків з підзвітними особами (ф. 0504071) застосовується для відображення операцій з підзвітними особами установи (по руху грошових коштів, прийняття підтверджених документами витрат підзвітної особи).
Записи в Журнал операцій розрахунків з підзвітними особами (ф. 0504071) відображаються на підставі затверджених керівником установи авансових звітів, первинних (зведених) облікових документів, що підтверджують отримання (повернення) підзвітною особою грошових коштів, інших документів, що оформляють операції по зазначених розрахунках.
По кожному рядку графи "Найменування показника" Журналу операцій розрахунків з підзвітними особами (ф. 0504071) записуються прізвище підзвітної особи, його ініціали, суми виданих грошових коштів (авансу, відшкодування прийнятого перевитрати), суми витрат згідно затвердженого Авансового звіту, суми повернутого підзвітною особою (погашеного) залишку невикористаних коштів (авансу).
При відображенні розрахунків з підзвітною особою в іноземній валюті, в наступному рядку показується сума у валюті Російської Федерації, при цьому в графі "Найменування показника" наводиться запис: "в рублевому еквіваленті".
У Головну книгу (ф. 0504072) переносяться обороти за операціями, відображеним в Журналі операцій розрахунків з підзвітними особами (ф. 0504071), за винятком операцій з видачі та повернення підзвітних сум, які відображаються в Журналі операцій за рахунком "Каса" (ф. 0504071).