Як уже зазначалося, офіційно-діловий стиль обслуговує сферу офіційно-ділових відносин, область права, державної політики і реалізується в основному в письмовій формі, в текстах різних документів. Документом називається ділова папір, що має юридичну значимість. Володіння нормами офіційно-ділового стилю передбачає знання правил складання документів різних жанрів.
Жанри ділового стилю дуже різноманітні, при їх класифікації враховується безліч критеріїв. Так, за ступенем стандартизації, стійкості виділяються наступні групи документів: 1) гранично стандартні, які без стандартної форми втрачають свою юридичну силу (паспорт, диплом, свідоцтва про народження, про шлюб, про смерть); 2) документи, що не мають стандартної форми, але для зручності комунікації що складаються з певного стереотипу (ноти, договори, комюніке); 3) документи, які не потребують при їх складанні обов'язкової стандартної форми (протоколи, постанови, звіти, ділові листи).
Документи можна класифікувати і за належністю до певних підстилаючи офіційно-ділового стилю. Так, заява, доповідна записка, довіреність, службова записка, акт, рахунок, лист характерні для канцелярського (власне ділового подстиля); закон, постанова, договір - для юридичної (законодавчого) подстиля; угоду, договір, комюніке - для дипломатичного підстилі. Як бачимо, діловий стиль відрізняється жанровим різноманіттям, яке регулює можливі схеми поведінки в різних ситуаціях ділової сфери.
Службові документи поділяються на кілька великих груп за своїм функціональним призначенням: особисті, директивні, адміністративно-організаційні, інформаційно-довідкові, фінансові та облікові документи. Кожен документ має певну структуру і певну текстову форму.
Зразки управлінських документів, їх композиція та оформлення закріплені в державному стандарті "Організаційно-розпорядча документація. Основні положення "(М. Головархів, 1975).
До текстів документів особистого характеру відносяться зокрема заяву, довіреність, автобіографія.
Декану юридичного факультету
ім. акад. І.Г.Петровского
студента 1-го курса1-ї групи
10. 11. 01 Іванов
До адміністративно-організаційних документів относятсяконтракт, договір, статут, плани, звіти. Найбільш поширеним з цих документів є контракт. Його оформлення, як правило, не становить труднощів, оскільки контракт є готовим бланком, формуляром, в якому має бути заповнити лише окремі рядки.
У практиці управлінської діяльності часто застосовуються ділові листи. службовці для оперативного вирішення численних питань. За функціональною ознакою службові листи можна розділити на дві групи: ініціативні листи, тобто листи-запити, і відповідні листи. До ініціативним листів відносяться лист-запит, лист-пропозиція, лист-нагадування, лист-рекомендація, супровідний лист, гарантійний лист. До листів-відповідей відносяться лист-відповідь на запит, лист-повідомлення, лист-відмова, лист-підтвердження.
Такі основні жанрові різновиди адміністративно-канцелярського підстилі офіційно-ділового стилю мови. Юридичний і дипломатичний підстилі не відрізняються великою різноманітністю жанрових форм. До юридичне подстиля слід віднести тексти законодавчих актів і постанов, правил та інструкцій, цивільних і кримінальних процесуальних актів. Ці тексти спрямовані на регулювання відносин між людьми, носять інформативно-директивний характер.
Дипломатичні документи (нота, петиція, комюніке, меморандум) також значною мірою формалізовані, відрізняються великим впливом етикетних формул. Вираз в них має бути надзвичайно коректним, неприпустимо використання різких, грубих формулювань.