Дуже часто зараз можна зустріти такі ситуації, коли покупець відмовляється від придбаного раніше товару і становить претензію до організації. Тут головним критерієм буде швидкість реагування підприємства. Якщо клієнт прав, то ви зобов'язані задовольнити всі його вимоги.
Лист-відповідь - діловий документ, становить для того, щоб відповісти на попередні ініціативні запити.
Однією з різновидів цієї класифікації є згода, коли організація дає позитивну відповідь покупцеві.
Як написати відповідь-згода на претензію
Для написання згоди немає певної форми оформлення. Документ ви повинні написати від руки або надрукувати на комп'ютері, дотримуючись при цьому граматичні правила.
Пам'ятайте, що лист-відповідь складається відповідно до правил ділового етикету.
Лист складіть в 2 примірниках, один з яких направте покупцеві, а другий залиште у себе. У згоді вкажіть контактні дані обох сторін, суть спору, варіанти виходу з ситуації, що склалася і терміни по виконанню зобов'язань.
При складанні цього виду документа дотримуйтеся певних пунктів:
- Звертайтеся до споживача шанобливо.
- Висловлюйте вибачення за принесені незручності.
- Висловлюйте своє бачення проблеми, що склалася, тим самим не заперечуйте своєї провини.
- Викажіте можливе вирішення спору.
- Визнайте свою провину і вкажіть причину інциденту.
- Запропонуйте співпрацю в подальшому і можливі знижки, і бонуси.
Відповідь направте через поштове відділення по можливості з отриманням повідомлення про отримання документа. І пам'ятайте, що не можна використовувати чужі шаблони для врегулювання своєї ситуації, тому що цей документ є індивідуальним.
Особливості відповіді-згоди на претензію
Але є деякі особливості, які важливі для цього типу документа:
- Форма. Відповідайте на вимоги покупця тільки на фірмовому бланку. Це дозволить показати споживачу всю серйозність вашої організації. Але якщо такої форми на підприємстві немає, то можна оформити згоду на звичайному аркуші формату А4.
- Контактні дані. Завжди в листі вказуйте дані обох сторін.
В які терміни потрібно дати відповідь-згода на претензію
Час на розгляд претензії завжди залежить від вимог, які пред'являє покупець. Відповідь в письмовому вигляді потрібно відправити протягом 10 календарних днів. Якщо там буде згода, то відправте рекомендованим листом результат.
Пам'ятайте, що вимога щодо усунення дефектів має виконатися якомога швидше. Згідно статей 20-22 Закону про захист прав споживачів на розгляд надійшов заяви може відводитися термін в залежності від запиту покупця.
Враховуйте, що відповідь на письмове прохання повинен бути швидким. Як тільки ви отримаєте папір, то мусимо або усунути неполадку, або дати відповідь.
Чи була Запис корисна? Так Ні 0 з 0 читачів вважають Запис корисною.