Re: Зберігання документів звільнених співробітників
Добрий вечір! Всі накази повинні зберігатися в номенклатурних справах. Ніякого відношення до документів працівника вони не мають. Це звичайна номенклатура: всі накази від першого до останнього. Рік закінчився - закрили справу, відкрили нове.
Заяви про звільнення і про переведення так само формуються з початку року - в окремому номенклатурному справі. По відпустках - своє номенклатурне справу. Всі документи повинні формуватися в окремі номенклатурні справи з початку і до кінця року. Нічого нікуди не висмикується. Все залишається в хронологічному порядку.
Ті заяви, які є підставою для наказів з терміном зберігання 75 років, зберігаються 75 років і формуються в окремі папки при здачі в архів.
Документи на звільненого працівника зберігаються окремо від діючих, окремо особова картка працівника Т-2, окремо трудові договори. Документи повинні бути розкладені в номенклатурних справах за термінами зберігання.
В кінці року, накази за минулий рік, особисті картки Т-2 на звільнених прошиваються, описуються, опечатуються і передаються в архів архіваріуса (або в окремий шафа). Кожен документ повинен бути в своєму в номенклатурному справі.
Поточне зберігання документів означає їх зберігання в оригіналах. Тому в кадрових службах організацій все накази зберігаються в оригіналах. Копії наказів по особовому складу: прийому на роботу, заохочень, стягнень, звільнення і так далі додатково поміщаються для зберігання в особисті справи працівників (якщо вони ведуться).
Порядок організації поточного зберігання особистих справ наступний:
- особисті справи в паперовому вигляді зберігаються в папках, які нумерують по сторінках і прошивають;
- обкладинки особових справ також нумерують, їм присвоюють порядковий номер справи, відповідний загальної кількості справ;
- поточному зберігання у відділі кадрів організації підлягають особисті справи тільки на працюючих співробітників. Після звільнення співробітника його особиста справа вилучають із папки і оформляється для передачі на архівне зберігання.
- особисті справи звільнених співробітників зберігаються в архіві в алфавітному порядку.
Поточне зберігання кадрових документів, картотек, книг обліку та інші здійснюється, як правило, в приміщеннях кадрових служб організацій, які повинні бути обладнані спеціальними шафами або сейфами, що замикаються і опечатується.
Для своєчасного прийому архівних документів від структурних підрозділів або інших джерел комплектування, забезпечення їх обліку, збереження, впорядкування їх використання та підготовки до передачі документів на постійне зберігання в організаціях створюється архів.
При цьому необхідно пам'ятати, що документи повинні зберігатися в умовах, що забезпечують їх захист від пошкоджень, шкідливих впливів навколишнього середовища і виключають втрату документів. Як правило, для цього в приміщенні архіву встановлюють металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі тощо. Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у не розібралися стосах. Вилучення документів із справи з постійним терміном зберігання допускається у виняткових випадках і проводиться на підставі розпорядчого документа керівника організації з обов'язковим складанням в справі завіреної копії документа та акта про вилучення оригіналу.
Відповідальність за організацію роботи зі зберігання кадрових документів, первинних облікових документів несе роботодавець. Відповідальність за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок несе спеціально уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) роботодавця.
Повідомлення від Оксана Василенко
Чи правильно я вас пройняла:
1. Накази про прийом, переведення, звільнення - в окрему папку, а в кінці року прошити?
У вашому випадку у вас повинні вийти дві справи на накази. Одна справа на накази з терміном зберігання 75 років і друга справа з терміном зберігання 5 років. У кожній справі може бути кілька томів (папок) якщо наказів багато і чисельність співробітників в компанії велика. При формуванні справ з наказами необхідно враховувати терміни зберігання документів. Накази з особового складу формуються в справи в залежності від терміну зберігання.
- 75 років ЕПК;
- 5 років (чергові та навчальні відпустки, стягнення, чергування, короткострокові внутрішні російські відрядження).
Таким чином, накази по особовому складу необхідно розділяти і поміщати в різні справи. накази по особовому складу з терміном зберігання 75 років і накази організації по особовому складу з терміном зберігання 5 років.
Відповідно на обкладинці першого справи в рядку «Зберігати» буде зазначено термін 75 років ЕПК, на обкладинці другої справи - 5 років.
Накази з особового складу з різними термінами зберігання потрібно реєструвати окремо.
При реєстрації наказів по особовому складу з терміном зберігання 75 років ЕПК можна привласнювати порядкові номери з додаванням літерних позначень «до» (кадри) або «лс» (особовий склад), наприклад: наказ №1-к або №5-лс.
Наказами ж з терміном зберігання 5 років в цьому випадку будуть присвоюватися реєстраційні номери з іншою буквою, наприклад, про відпустку - «о»: наказ № 1-о.
Усередині кожної справи накази розташовуються за номерами і датами видання. При великому обсязі документів у справі (понад 250 листів) справи з наказами розбиваються на томи: том 1, том 2 і т.д. На обкладинці кожного тому вказуються номера і крайні дати включених в нього наказів. Крайні дати документів справи проставляються на обкладинках справ по завершенні календарного (діловодного) року.
При великій кількості видаваних наказів (при великій чисельності працівників) можуть виділятися в окремі справи накази про прийом, про перекладах, про звільнення і т. Д.
У справи з наказами по особовому складу не поміщаються документи - підстави до видання наказів: доповідні і службові записки, заяви працівників, трудові договори, медичні довідки, довідки про навчальні відпустки та ін. Ці документи повинні складати окрему справу: «Документи - підстави до наказів по особовому складу (заяви, доповідні, службові записки, довідки та ін.) ». При веденні особистих справ ці документи можуть включатися до особової справи.
По завершенні календарного (діловодного) року зазначені вище справи описуються, опечатуються, прошиваються і передаються в архів.
Re: Зберігання документів звільнених співробітників
Нагадаю, про порядок ведення особових справ та їх складі.
Згідно із законодавством, особисті справи співробітників обов'язково повинні вестися на службовців державні установ, інші підприємці та юридичні особи можуть вести особисті справи за бажанням. Але особиста справа співробітника на підприємстві дуже зручно, тому що вся інформація на працівника зібрана в одному місці і при бажанні керівник або кадровик легко можуть отримати необхідні відомості про працівника навіть без його безпосередньої участі.
Для інших працівників ніякого порядку не встановлено, тому особисті справи на них можна вести так, як заведено на підприємстві.
Формування особової справи працівника починається після оформлення наказу про прийом на роботу. Зазвичай особисті справи співробітників ведуть в папках-скоросшивателях.
Склад особової справи працівника
Насамперед до особової справи співробітника потрапляють документи, які він надав у відділ кадрів при влаштуванні на роботу, поступово туди будуть додаватися інші відомості про співробітника.
Як правило, особиста справа працівника містить наступні документи:
- заява про прийом на роботу;
- анкету співробітника або автобіографію;
- трудовий договір, трудова угода або контракт;
- резюме;
- особовий листок з обліку кадрів (з доповненнями);
- копії документів про освіту;
- характеристику працівника або рекомендаційні листи;
- паспортні дані, копії свідоцтва про шлюб і народження дітей;
- копії документів про затвердження на посаді;
- копії наказів (або виписки з наказів) про прийом на роботу, переведення, звільнення;
- копії документів про нагородження або накладення стягнення;
- атестаційні листи;
- посадові інструкції;
- свідоцтва, дипломи;
- списки винаходів, наукових праць;
- довідки та інші документи, які відносяться до даного співробітника;
- внутрішній опис документів, наявних в особовій справі.
Повідомлення від Оксана Василенко
Чи правильно я вас пройняла:
3. Трудові договори окремо, посадові інструкції і картки Т-2 окремо (незрозуміло тільки як їх зшивати, щороку? А якщо за рік був звільнений тільки один співробітник?)
Якщо ви ведете особисті справи, то тоді трудові договори і посадові інструкції підшивається до особової справи.
Особиста справа співробітника ведеться до моменту його звільнення з підприємства. Після звільнення працівника його особиста справа передається на зберігання до архіву. В архіві документи також повинні зберігатися в металевих шафах або сейфах. Термін зберігання для особистих справ співробітників встановлено 75 років, особисті справи керівників зберігаються постійно (безстроково). Прошивати справа потрібно після його закриття, тобто, коли працівник звільняється.
Особову картку форма № Т-2 потрібно окремо зберігати. Зі звільненням співробітника особиста картка Т-2 закривається, але продовжує зберігатися в фірмі. Якщо Ви будете здавати справи до державного архіву, Вас зобов'яжуть прошити особисті картки звільнених співробітників в справи по році звільнення в алфавітному порядку. Повне оформлення справи передбачає: підшивку чи палітурку справи; нумерацію аркушів у справі; складання засвідчувального запису (листа-завірителя); складання внутрішнього опису документів справи; оформлення обкладинки (уточнення заголовка справи, крайніх дат наказів, включених до справи). Документи, вміщені у справу, повинні бути підшиті на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплетені таким чином, щоб зберігалася можливість вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них.
Чи можна не оформляти особисті картки, а замість них вести особисті справи?
Ні, не можна. Фірма не зобов'язана оформляти на співробітників особисті справи, в той час як особиста картка форми № Т-2 - документ обов'язковий. Вона прямо згадана в «Правилах ведення і зберігання трудових книжок» (п. 12). Там сказано, що в особистій картці форми Т-2 повторюються всі записи з трудової книжки про прийом на роботу, перекладах і звільнення. З кожною такою записом роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці.
Як зберігати особисті картки співробітників у відділі кадрів?
Оскільки в особистих картках містяться персональні дані співробітників, потрібно зберігати їх в сейфі або шафі, яка замикається на ключ. Вільний доступ персоналу до цих документів повинен бути виключений.
Особисті картки працюючих співробітників за допомогою роздільників систематизуються за структурними підрозділами, а всередині - за алфавітом. Особисті картки звільнених вилучаються і зберігаються окремо. Вони розташовуються по роках звільнення, а всередині - також за алфавітом. Термін зберігання особистих карток звільнених співробітників складає 75 років.