Практика уявлення завірених копій документів.
Для відповіді на це питання звернемося до практики судових та інших уповноважених органів влади, яка складається при розгляді найбільш часто зустрічаються випадків, коли виникає необхідність засвідчення копій документів самою організацією.
... при залученні до відповідальності за втрату оригіналів
Арбітражними судами нерідко розглядаються справи про оскарження компаніями залучення їх до відповідальності за ст. 13.25 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення (за втрату документів, зберігання яких є обов'язковим в силу закону). Судді в таких суперечках часто беруть до уваги положення Указу № 9779-Х як єдиного нормативного правового акта (за винятком законодавства, що регулює діяльність нотаріату в Російській Федерації та правила вчинення нотаріальних дій), що застосовується з питання про належне завірення копії документа при втраті його оригіналу.
Судова практика 11
... в податковий орган
Витребовує документи подаються у вигляді завірених копій. Копії документів організації завіряються підписом її керівника (заступника керівника) та (або) іншої уповноваженої особи та печаткою цієї організації, якщо інше не передбачено законодавством Російської Федерації.
Одноосібний виконавчий орган товариства (директор, генеральний директор) без доручення діє від імені суспільства, зокрема представляє його інтереси, укладає угоди від імені суспільства.
Таким чином, в пункті 1 статті 93 Кодексу під словами «завірених належним чином копій» слід розуміти посвідчення виконавчим органом платника податків, платника збору, податкового агента копій документів шляхом проставлення на них необхідних реквізитів, тобто друку і розпису повноважного посадової особи, які надають їм юридичну силу.
... кожна представлена в податковий орган копія документа повинна бути завірена уповноваженою особою і мати інші необхідні реквізити, що надають їй юридичну силу.
* Прим. ред. тут і далі по тексту статті мається на увазі Податковий кодекс РФ.
Судова практика 12
Тому суд порахував висновок податкового органу про те, що документи, представлені суспільством, не завірені належним чином, а тому не можуть бути прийняті до уваги, необгрунтованим і неправомірним.
Кодексом не передбачено порядок подання до податкових органів копій документів, як і право ФНС Росії встановлювати будь-якої окремий порядок з даного питання.
Разом з тим, необхідно враховувати цілі подання до податкових органів копій документів платника податків, а саме їх подальше використання в контрольній роботі, в тому числі в якості доказової бази.
Таким чином, можуть бути підтримані існуючі в діловій практиці способи запевнення багатосторінкових документів як запевнення кожного окремого листа копії документа, так і прошиті багатосторінкового документа і завірення його в цілому. При цьому, в разі засвідчення копії документа в цілому необхідно враховувати товщину пачки і матеріал прошиті її (шпагат, мотузка і т.д.).
Крім того, при прошивці багатосторінкового документа необхідно:
- забезпечити можливість вільного читання тексту документа, всіх дат, віз, резолюцій і т.д. і т.п.;
- виключити можливість механічного руйнування (розшиті) пачки при вивченні копії документа;
- забезпечити можливість вільного копіювання кожного окремого листа документа в пачці сучасної копіювальною технікою (у разі необхідності подання копії документа в суд);
- здійснити послідовну нумерацію всіх листів в пачці і при засвідченні вказати загальну кількість аркушів в пачці.
З огляду на, що ФНС Росії доручила Управлінню Федеральної податкової служби по суб'єктах РФ довести даний лист до всіх нижчестоящих податкових органів, щоб уникнути претензій з боку перевіряючих при податкових перевірках доцільно керуватися даними роз'ясненнями.
... За запитом працівника
В силу ст. 62 Трудового кодексу РФ роботодавець зобов'язаний за письмовою заявою працівника видати йому копії документів, пов'язаних з роботою, в строк не пізніше 3 робочих днів.
При цьому практика виходить з того, що видавати треба саме завірені копії документів.
Судова практика 13
Суд першої інстанції встановив, що необхідні Г.В. документи пов'язані з його роботою у відповідача, і, керуючись ст. 62 ТК РФ, прийшов до висновку про задоволення вимог Г.В. (Крім вимог про відшкодування моральної шкоди).
... За запитом акціонера (учасника)
Однак організації не завжди виконують цю посаду, не кажучи вже про те, що не дотримуються вимоги Указу № 9779-Х при засвідченні видаються копій документів. Подивимося, як до цього ставляться суди.
Судова практика 14
Т. і М. будучи акціонерами ЗАТ «Еврика», звернулися в арбітражний суд з позовом про зобов'язання товариства надати їм копії ряду документів (в тому числі наказів з приводу проведення загальних річних зборів акціонерів; протоколу зборів; списків осіб, які мають право на участь у зборах і зареєстрованих для участі в ньому; бюлетенів з усіх питань порядку денного загальних зборів). Суспільство надало звичайні копії запитуваних документів, тому що на його думку, закон зобов'язує надавати тільки «копії документів», а не «завірені суспільством копії документів».
Судова практика 15
Громадянин Ч. що був акціонером ВАТ «БЗ АТІ», звернувся до арбітражного суду і з урахуванням уточнення своїх позовних вимог просив зобов'язати ВАТ «БЗ АТІ» представити йому завірені копії документів (протоколу загальних зборів акціонерів, звіту про оцінку).
ВАТ «БЗ АТІ» з даними вимогами було не погоджується. Послалося на те, що Цивільний кодекс РФ і Закон про АТ, ГОСТ Р 51141-98 не передбачають видачу належно оформлених копій документів, а Указ № 9779-Х поширюється на державні та громадські підприємства, а не на акціонерні товариства.
В судовому засіданні було встановлено, що ВАТ «БЗ АТІ» були видані Ч. копії витребуваних документів, але без належного оформлення. Звернення ж Ч. до ВАТ «БЗ АТІ» з проханням завірити копії печаткою товариства було проігноровано. За це ВАТ «БЗ АТІ» і поплатився в суді.
... для участі в конкурсі (аукціоні)
При розгляді спорів в арбітражних судах, що стосуються питань правомірності або неправомірності відмови в допуску до участі в аукціоні осіб, які подали заявки, суди часто змушені давати свою оцінку достовірності поданих копій документів.
Судова практика 16
Федеральним державною установою «Управління по експлуатації будівлі Рахункової палати Російської Федерації» Управління справами Президента Російської Федерації (далі - заявник) був проведений відкритий аукціон «Надання послуг з утримання в чистоті службових і технічних приміщень загального користування корпусів Рахункової палати Російської Федерації». За результатами розгляду заявок на участь в аукціоні, поданих ТОВ «Нью Ленд», ТОВ «Лазор», ТОВ «Діана-Офіс-Сервіс», ТОВ «Альфа-Сервіс», до участі в аукціоні було допущено тільки ТОВ «Лазор», а трьом іншим претендентам відмовлено. Останні звернулися в Управління Федеральної антимонопольної служби по м Москві і Московській області (далі - УФАС), щоб оскаржити таку відмову. УФАС визнало скаргу ТОВ «Альфа Сервіс» обґрунтованої і видало заявнику припис про усунення порушень закону. Заявник же з таким рішенням УФАС не погодився і звернувся до суду.
Відмова у допуску ТОВ «Альфа-Сервіс» до аукціону була мотивована серед іншого:
- відсутністю документа (оригіналу або належним чином завіреної копії), що підтверджує повноваження особи (генерального директора) на здійснення дій від імені учасника процедури закупівлі, зокрема, на підписання заявки на участь в аукціоні та документів в складі заявки;
- відсутністю підпису (парафування) ряду сторінок документів, що входять в заявку на участь в аукціоні, особами, зазначеними в документації конкурсних торгів.
В обгрунтування своєї позиції по неправомірність відмови ТОВ «Альфа-Сервіс» в допуску до участі в аукціоні УФАС посилалося на наступні обставини:
... як доказів у суді
Відповідно до цивільно-процесуальним 2 і арбітражно-процесуальним 3 законодавством письмові докази повинні представлятися в суд в оригіналі або у формі належним чином завіреної копії. Як ми вже говорили, визначення поняттю «належним чином завіреної копії» в законі немає. Тому і доводиться орієнтуватися на судову практику. Найбільш типові висловлювання суддів ми наводимо нижче.
Судова практика 17
Залежно від того, ким засвідчується копія документа, копії можуть бути нотаріально завірені та завірені іншими уповноваженими особами, зокрема завірені уповноваженою особою організації, судовим органом (частина 10 статті 75 АПК РФ) або іншим державним органом і т.д.
Нотаріальне завірення копії документа є обов'язковим у випадках, прямо передбачених законом.
Якщо на законодавчому рівні не встановлено, що копії документів повинні бути засвідчені нотаріусом або іншим державним органом, організація має право самостійно завірити копії необхідних документів.
Судова практика 18
Федеральний арбітражний суд Північно-Західного округу розглядав в касаційній інстанції справа про адміністративне правопорушення, передбачене ч. 3 ст. 14.13 КоАП РФ: конкурсний керуючий суспільства, що знаходився в стані банкрутства, тривалий час не приймав майно даного суспільства, в т.ч. бухгалтерську та іншу документацію; не забезпечував збереження майна товариства, в результаті чого самої організації і її кредиторам було завдано збитків. Як докази вчинення правопорушення були представлені не завірені копії документів.
- копії, завірені нотаріально;
- копії, видані в порядку, встановленому Указом № 9779-Х;
- копії, засвідчені консульською установою або проставленням апостиля.
Судова практика 19
Громадянин Ш. що був акціонером ВАТ «Конаковский фаянсовий завод» і не брав участі в загальних зборах акціонерів, на якому було прийнято рішення про ліквідацію даного суспільства, звернувся до арбітражного суду з позовом про визнання такого рішення незаконним. В обґрунтування позову Ш. вказав, що ні був сповіщений про проведення загальних зборів.
При цьому необхідно враховувати й інші положення закону щодо доказового значення копій документів. Так, в силу ч. 7 ст. 67 ЦПК РФ і ч. 6 ст. 71 АПК РФ суд визнає недоведеним факт, який підтверджується копією документа, якщо:
Причому всі ці 3 обставини повинні мати місце в сукупності. Тому навіть при поданні до суду неналежним чином завірених копій документів в якості доказів сторона, приобщившая їх до матеріалів справи, має можливість підтвердити необхідні їй факти. Правда, ця можливість буде поставлена в залежність від грамотності аргументації такого учасника процесу і від розсуду суду. А ми бачимо, що не всі суди дотримуються однакових підходів. Деякі судді можуть бути прихильниками формалізму, і при наявності неналежним чином завіреної, на їхню думку, копії документа (або зовсім незавіреної) просто визнати недоведеними обставини, на які посилається сторона, яка представила таку копію.
Судова практика 20
У ряді випадків формальний підхід при розгляді справи може спричинити скасування вищестоящими судами винесених в результаті таких дій судових актів і направлення справи на новий розгляд. Але є і приклади судових справ, коли вищі інстанції залишають винесені в цій ситуації судові акти в силі.
Судова практика 21
ТОВ «Медіа-Маркт-Ростов-1» звернулося до арбітражного суду з заявою до Інспекції Федеральної податкової служби по Ворошиловському районі м Ростова-на-Дону про визнання незаконним рішення даної податкової інспекції, винесеного за результатами проведення камеральної податкової перевірки поданої суспільством первинної податкової декларації з ПДВ.
Рішенням суду першої інстанції в задоволенні заяви відмовлено. Товариство звернулося до касаційної інстанції з оскарженням винесеного не на його користь судового акта.
У ряді випадків зустрічається зворотна ситуація, коли суд першої інстанції приймає як докази неналежним чином завірені копії документів, а суди вищих інстанцій з цим не погоджуються і повертають справу на новий розгляд.
Судова практика 22
Суд касаційної інстанції повернув на новий розгляд справу щодо спору ТОВ «КонтінентальПром» з Інспекцією Міністерства РФ з податків і зборів по м Елісті щодо відшкодування з бюджету ПДВ в сумі 30 667 000 руб. (Раніше судом першої інстанції вимоги ТОВ «КонтінентальПром» були задоволені в повному обсязі, а після апеляції залишалися задоволеними вимоги в частині 29 051 721 руб.).
Інші ж судді можуть розглянути ситуацію по суті, і навіть при наявності неналежним чином завірених копій документів за допомогою їх оригіналів та / або інших доказів встановити обставини, що мають значення для правильного вирішення справи.
Які висновки можна зробити?
Так це - ретро кіножурнал "Фітіль"! Для мотивованого переконання працівників суду 1-ї інстанції, що в їх обов'язки входить завірення витребуваних копій протоколу с / з по апеляції у 2-й інстанції потрібно. 1) Володіти силою переконання і певним рівнем IQ. 2) Грунтовно підготуватися - за коштами множинної роздруківки наочних посібників, у вигляді всього перерахованого вище, і не згаданого. P.S. Ми відповідальні за тих, кого утримуємо, навчаємо, виховуємо.