При використанні файли баз даних можуть швидко збільшуватися в розмірі, що іноді знижує швидкодію. Ці файли також можуть бути випадковим чином пошкоджені. Для запобігання або виправлення цих проблем можна використовувати команду Microsoft Office Access Стиснути і відновити базу даних.
В цій статті
Навіщо потрібно стискати і відновлювати базу даних
У цьому розділі пояснюється, як за допомогою команди Стиснути і відновити можна запобігати і усувати проблеми, іноді виникають в базах даних у зв'язку з ростом розмірів файлів по мірі їх використання або в зв'язку з пошкодженням вмісту файлів.
Файли бази даних збільшуються в розмірі в міру використання
У міру додавання та оновлення даних і зміни їх структури розмір файлу бази даних збільшується. Це відбувається частково через додавання нових даних, а почасти - з інших причин, перерахованих нижче.
Access створює тимчасові приховані об'єкти для виконання різних завдань. Іноді тимчасові об'єкти залишаються в базі даних, коли вони вже не потрібні.
При видаленні об'єкта бази даних займане ним місце на диску автоматично не звільняється - файл бази даних як і раніше займає місце на диску навіть після видалення.
У міру заповнення файлу бази даних залишками тимчасових і віддалених об'єктів його швидкодія може знизитися. Об'єкти можуть відкриватися повільніше, запити та звичайні операції - виконуватися довше звичайного.
Примітка: При стисненні дані не стискуються - файл бази даних стає менше за рахунок видалення невикористаного простору.
Можливе пошкодження файлів бази даних
У певних обставинах файл бази даних може отримати пошкодження. Якщо він знаходиться в загальному доступі в мережі і з ним одночасно працюють кілька користувачів, виникає невеликий ризик пошкодження. Такий ризик зростає, якщо користувачі часто змінюють вміст полів MEMO, і з часом ризик може стати вельми серйозним. Його можна знизити за допомогою команди Стиснути і відновити.
Часто цей тип пошкодження результати з проблема з Visual Basic для додатків (VBA) модуль і не ризику втрати даних. Проте цей тип пошкодження загрозу пошкодження конструктор бази даних, наприклад неможливо використовувати форм або втрачені код VBA.
Іноді пошкодження файлу бази даних призводить до втрати даних. Зазвичай ця втрата обмежується втратою останнього дії одного користувача, тобто одиничним зміною даних. Коли користувач починає змінювати дані і зміна переривається (наприклад, через відмову мережевий служби), Access позначає файл бази даних як пошкоджений. Файл можна відновити, але після відновлення деякі дані можуть бути відсутні.
Порада: Поділ бази даних допомагає запобігти пошкодженню файлів бази даних і обмежує втрату даних за рахунок зберігання даних в окремому файлі, до якого користувачі не мають прямого доступу.
Access виводить запит на відновлення пошкодженого файлу бази даних
Якщо спробувати відкрити пошкоджений файл бази даних, Access запропонує виконати автоматичне відновлення файлу. Можна також скористатися командою Стиснути і відновити для відновлення і відкриття пошкодженого файлу бази даних.
Якщо Access повністю відновить пошкоджений файл, відобразиться повідомлення про успішне відновлення і необхідності перевірити вміст бази даних, щоб переконатися в правильності даних.
У разі часткового відновлення Access відстежує об'єкти бази даних, які не вдалося відновити, щоб користувач зміг самостійно визначити, що йому необхідно відновити з резервної копії.
Примітка: Можна налаштувати бази даних, яке викликає функції стиснення і відновлення для автоматичного запуску при закритті конкретної бази даних. Якщо ви є єдиним користувачем бази даних, можна задати цей параметр. У багатокористувацьких баз даних може бути зайвими цей параметр налаштований так, як він відразу ж заважати роботі доступність бази даних.
підготовка
Перед запуском операції стиснення і відновлення рекомендується виконати такі дії.
Автоматичне стиснення і відновлення. Якщо до бази даних не відкрито загальний доступ для користувачів по мережі, для неї слід налаштувати автоматичне стиснення і відновлення.
Зверніть увагу таблиці помилок відновлення системи При зможе відновити всі об'єкти в пошкоджений файл бази даних Access в таблицю з ім'ям MSysCompactErrors вказані всі об'єкти, які не можна відновити. У разі помилки MSysCompactErrors таблиця відкриється в режим таблиці.
При наявності резервної копії, створеної перед пошкодженням бази даних, можна скористатися таблицею MSysCompactErrors для визначення об'єктів, які необхідно імпортувати з резервної копії в відновлену базу даних.
Отримати монопольний доступ до бази даних за допомогою команди стиснення і відновлення - єдиний користувач, який використовує бази даних, можна припустити решти цього розділу і перейти безпосередньо до стиснення і відновлення бази даних.
Для операції стиснення і відновлення бази даних потрібно монопольний доступ до файлу бази даних, оскільки при цьому інші користувачі можуть бути відключені. Перед виконанням операції стиснення і відновлення бази даних слід повідомити інших користувачів, щоб вони не працювали з нею в цей час.
Повідомте користувачам, як довго вони не повинні працювати з базою даних. При виконанні операції стиснення і відновлення на регулярній основі відзначте, як довго вона виконується. Потім можна зробити більш точну оцінку часу, протягом якого користувачі не повинні працювати з базою даних.
Отримання необхідних дозволу для виконання операції стиснення і відновлення Якщо ви використовуєте файл бази даних попередньої версії і входять до складу робоча група, можливо, вам не вдається стиснути і відновити базу даних на власні. Якщо у вас дозволу, які дозволять вам потрібно стиснути і відновити базу даних, зверніться за допомогою до адміністратора робочої групи.
Стиснення і відновлення бази даних
Автоматичне стиснення і відновлення бази даних при її закритті
Щоб автоматично стискати і і відновлювати базу даних при її закритті, встановіть прапорець Стискати при закритті.
Примітка: Цей параметр впливає тільки на відкриту в даний момент базу даних. Даний параметр необхідно встановлювати окремо для кожної бази даних, яку необхідно автоматично стискати і відновлювати.
Натисніть кнопку Microsoft Office. а потім - кнопку Параметри Access.
У групі Параметри додатків встановіть прапорець Стискати при закритті.
Стиснення і відновлення бази даних вручну
Замість використання параметра Сжимать при закритті (або на додаток до нього) можна вручну виконувати команду Стиснути і відновити. Її можна використовувати незалежно від того, відкрита база даних чи ні. Можна створити на робочому столі ярлик для запуску команди Стиснути і відновити для конкретного файлу бази даних.
Стиснення і відновлення відкритої бази даних
Примітка: Якщо інші користувачі зараз працюють з файлом бази даних, операцію стиснення і відновлення не можна виконати.
Натисніть Кнопку Microsoft Office і виберіть команду Керування в розділі Управління цією базою даних. натисніть кнопку Стиснути і відновити базу даних.
Стиснення і відновлення невідкритої бази даних
Примітка: Якщо інші користувачі зараз працюють з файлом бази даних, операцію стиснення і відновлення не можна виконати. Під час виконання операції стиснення і відновлення ніхто не повинен використовувати файл бази даних.
Запустіть Access, але не відкривайте базу даних.
Натисніть Кнопку Microsoft Office і виберіть команду Керування в розділі Управління цією базою даних. натисніть кнопку Стиснути і відновити базу даних.
У діалоговому вікні База даних для стиснення перейдіть до бази даних, яку потрібно стиснути і відновити, і клацніть її два рази.
Створення ярлика на робочому столі для стиснення і відновлення певної бази даних
На робочому столі можна створити ярлик для стиснення і відновлення певної бази даних.
Перш за все визначте розташування файлу Msaccess.exe на комп'ютері. Файл Msaccess.exe зазвичай знаходиться в такому розташуванні:
C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office12
Створення ярлика на робочому столі
Клацніть правою кнопкою миші на робочому столі, в контекстному меню виберіть пункт Створити. а потім пункт Ярлик.
На першій сторінці майстра створення ярлика в полі Тип розміщення товару введіть знак подвійної лапки ( ""), введіть повний шлях до файлу Msaccess.exe (включаючи ім'я файлу), а потім введіть інший подвійних лапок. (Крім того, натисніть кнопку Огляд. Знайдіть і виберіть потрібний файл. У даному випадку лапки автоматично додаються.)
Наприклад, введіть: "C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office12 \ msaccess.exe"
Після закриває подвійної лапки вставте пробіл і введіть повний шлях до бази даних, яку необхідно стиснути і відновити. Якщо шлях містить прогалини, його необхідно укласти в подвійні лапки. Вставте ще один пробіл і введіть / compact.
Наприклад, введіть: "C: \ Моя папка \ Моя база данних.accdb" / compact
Натисніть кнопку "Далі .
В поле Введіть ім'я ярлика введіть ім'я ярлика, а потім натисніть кнопку Готово.
Майстер створить ярлик і помістить його на робочий стіл.
Коли потрібно буде стиснути і відновити базу даних, двічі клацніть цей ярлик.
Порада: Щоб додати ярлик на робочий стіл в меню Пуск. клацніть ярлик правою кнопкою миші і виберіть в меню команду Закріпити в меню «Пуск».