Останні часом почастішали випадки скасування судами рішень загальних зборів (зборів уповноважених) СНТ.
Причинами, як правило, є: недотримання кворуму, неправильне оформлення протоколів, недотримання порядку вибору уповноважених та порядку інформування про порядок денний. Після такого скасування товариства потрапляють в скрутне становище. Щоб уникнути цього необхідно в кожному НСТ мати затверджений зборами регламент проведення зборів і неухильно його дотримуватися. Для допомоги в розробці регламенту рекомендується викладена приблизна редакція. Кожне об'єднання, має прийняти на своїх зборах власне становище, при цьому може бути використаний повністю або частково, даний текст із заповненням позначених пропусків
від «__» ______ 201_г.
Регламент проведення загальних зборів членів садівничого некомерційного об'єднання ___ (2 редакція)
2. Порядок денний загальних зборів та повідомлення членів товариства про нього
3. Реєстрація учасників загальних зборів, що проводиться у формі особистої присутності членів об'єднання
4.Кворум, порядок ведення та прийняття рішень очного загальних зборів
5. Документи загальних зборів.
6.Проведення загальних зборів у формі заочного голосування
1. Загальні положення
Регламент з деякими зазначеними особливо спрощеннями може застосовуватися на зборах для вибору уповноважених.
1.2 Загальні збори членів об'єднання є вищим органом управління і проводиться у відповідність до статуту або у формі особистої участі всіх членів об'єднання або у формі зборів уповноважених, в якому беруть участь обрані відповідно до норм статуту уповноважені. Компетенція зборів уповноважених згідно із законом рівнозначна компетенції зборів всіх членів об'єднання і визначається статутом об'єднання. Помилково в статуті декларувати правомірність проведення зборів в обох формах, не визначаючи відмінності виносяться на них питань. Правильніше передбачати в яких випадках використовується, та чи інша форма.
Далі в тексті положення використовується один термін - загальні збори, із зазначенням при необхідності особливостей для зборів уповноважених
1.3. Залежно від вирішуваних питань загальні збори можуть бути:
При добровільному виході або вибутті члена виборного органу, в результаті чого даний орган не може приймати рішення, вибір нових членів цього органу може проходити в рамках звичайного загальних зборів.
• чергове звітні збори: таке проводиться щорічно, на ньому розглядаються такі ж питання, як зазначено вище, крім виборів органів контролю та управління.
• для прийняття термінових рішень і в інших випадках, встановлених статутом об'єднання, правління може проводити і позачергові збори в такому ж, як викладається в теперішньому положенні порядку
2. Порядок денний загальних зборів та повідомлення членів об'єднання про нього.
2.1 Порядок денний готується правлінням і в неї, як правило. включаються такі питання:
• обрання голови зборів, секретаря зборів, обрання лічильної комісії;
• розгляд і затвердження звіту про діяльність правління за звітний період;
• розгляд і затвердження звіту про виконання прибутково-видаткового кошторису
• розгляд і затвердження звіту ревізійної комісії;
• розгляд і затвердження прибутково-видаткового кошторису на черговий період,
• розгляд і затвердження звіту про діяльність комісії з контролю за дотриманням законодавства, якщо така є.
• обрання правління; для звітно-виборних зборів
• обрання ревізійної комісії, для звітно-виборних зборів
• обрання комісії з контролю за дотриманням законодавства, для звітно-виборних зборів;
2.2 на засіданні правління, ініціюванні скликання загальних зборів, можуть бути включені до порядку денного інші актуальні питання.
2.3 члени об'єднання мають право вносити пропозиції про включення до порядку денного загальних зборів додаткові питання.
2.4 правління зобов'язане розглянути пропозиції, що надійшли і прийняти рішення про включення їх до порядку денного загальних зборів або про відмову у включенні в зазначену порядку. Особа, яка внесла пропозицію, яке правління не внесло до порядку денного, не втрачає право внести його на зборах.
2.5 Повідомлення членів об'єднання про проведення загальних зборів проводиться шляхом розміщення на сайті об'єднання і на інформаційних щитах на його території не пізніше, ніж за два тижні до дати проведення загальних зборів.
2.6 Повідомлення може також дублюватися розсилкою поштових листівок, листів, sms, за допомогою відповідних повідомлень в засобах масової інформації.
2.7 У повідомленні про проведення загальних зборів об'єднання повинно бути в обов'язковому порядку зазначено:
• дата зборів і час початку реєстрації учасників;
• інформація про порядок ознайомлення з документами, що виносяться на затвердження загальними зборами; при цьому правління зобов'язане відрити доступ до інформації не пізніше, ніж десять днів до дати проведення загальних зборів. Можливість ознайомлення з цими документами повинна бути надана всім учасникам об'єднання, в тому числі і шляхом розміщення їх на інформаційних стендах і на сайті об'єднання в мережі Інтернет.
• інформація про осіб, чиї кандидатури були запропоновані для голосування в органи управління і контролю (для звітно-виборних зборів);
• для зборів уповноважених - список уповноважених із зазначенням дати виборів і терміном повноважень, і від якого числа членів об'єднання, і на жодних зборах, як це передбачено в статуті, вони обрані: зборах вулиць, бригад, груп. При цьому, якщо це передбачено в статуті, на збори уповноважених запрошуються всі члени об'єднання, які можуть приймати на них участь з правом дорадчого голосу ,.
2.8 Обов'язок участі в загальних зборах здійснюється членами, як особисто, так і через свого представника. Уповноважені не має права передавати свої повноваження ніяким іншим особам.
2.9 Передача прав (повноважень) представнику особи, яка має право на участь в загальних зборах, здійснюється шляхом видачі довіреності, посвідченої головою правління товариства (дата, підпис, печатка) або нотаріально. При цьому найближчі родичі і подружжя може представляти члена об'єднання на зборах тільки при наявності відповідної довіреності. Голова правління не повинен завіряти довіреності на своє ім'я і довіреності, видані одній особі більш ніж п'ятьма особами.
2.10 Довіреність на голосування повинна містити відомості про яку подає їм представника (його ім'я, дані документа, що посвідчує особу), а також відомості про повноваження представника, дати, коли вона видана і термін її дії
2.11 Опікуни та піклувальники недієздатних членів об'єднання, беруть участь в загальних зборах при наявності документів, що підтверджують право на опікунство (піклування) і документів, що посвідчують їх особу.
3. Реєстрація учасників загальних зборів, що проводиться у формі присутності членів об'єднання
3.1. Для реєстрації учасників зборів правлінням готується і підписується головою, завіряється печаткою список всіх членів об'єднання прийнятих в нього і не вибулих до моменту проведення зборів (список для реєстрації). У цьому списку вказується № ділянки та ПІБ члена об'єднання. Для проведення зборів уповноважених складається список уповноважених, при цьому необхідно перевірити наявність і правомірність протоколів про їх обрання (кворум на зборах, кількість голосів. За ", підписи голови зборів і секретаря і терміни їх повноважень). Порядок проведення та документи зборів за вибором уповноважених такі ж, як і для загальних зборів, тільки замість загальних зборів вказується збори встановленої в статуті групи.
3.2 Реєстрація учасників зборів проводиться реєстраторами, призначеними наперед правлінням. Реєстратор зобов'язаний перевірити відповідність даних, зазначених у списку відповідних документів, які учасник зборів має пред'явити реєстратору (членську книжку для члена об'єднання, довіреність або документ до законодавства тих опікуна і документ, що засвідчує особу пред'явника.)
3.3 Реєстрація осіб, які мають право на участь у загальних зборах, закінчується за рішенням загальних зборів. Особи, які мають право участі в загальних зборах, які прибули після завершення реєстрації, до участі в роботі загальних зборів не допускаються.
3.4. При реєстрації учасників загальних зборів, реєстратор розписується в рядку списку для реєстрації, що містить запис про члена товариства, робить там запис ПІБ голосуючих за дорученням або іншим документом, долучає до списку відповідні копії, отримує розпис кожного учасника зборів і видає їм картки для голосування з номером відповідної ділянки.
Підписані реєстраторами списки, після підрахунку числа всіх зареєстрованих, передаються голові зборів.
4.Кворум, порядок ведення та прийняття рішень очного загальних зборів
4.1 Загальні збори учасників (збори уповноважених) відкривається головою правління, який ставить на голосування питання про обрання лічильної комісії, голови та секретаря зборів і після їх обрання збори веде голова зборів.
Лічильна комісія, голова зборів і секретар обирається відкритим голосуванням, простою більшістю голосів (більше 50%) зареєструвалися для участі в загальних зборах.
4.2 Голова зборів ставить питання про встановлення регламенту для доповідей, виступів, відповідей на питання, надає слово для виступу і відповідей на запитання учасників загальних зборів, забезпечує дотримання встановленого цим положенням порядку проведення загальних зборів. Лічильна комісія підраховує голоси, підводить підсумки голосування і підписує протокол з результатами голосування.
Пропозиції учасників зборів щодо включення додаткових питань до порядку, обговорюються і ставляться на голосування після роз'яснення їх правомірності (відповідності компетентності зборів, для розгляду даного питання, чи була проведена необхідна попередня опрацювання і т.п.) Наприклад, питання, що стосуються певних осіб: покарання , виняток, прийом в члени, можна розглядати, якщо ці особи належним чином повідомлені про такий розгляд.
4.4. При відсутності кворуму збори вважаються і оголошується не відбувся, тому що всі його рішення будуть недійсними і будь-який член товариства може їх успішно оскаржити в суді. Правління має перенести збори на інший термін, який повинен бути оголошений в зазначеному вище порядку.
4.5. При проведенні зборів не допускаються вигуки з місць і відповіді доповідачів і виступаючих на ці вигуки. Всі питання і пропозиції доповідачам повинні задаватися з дозволу голови зборів
При порушенні регламенту проведення загальних зборів, голова зборів зобов'язаний вжити заходів для відновлення порядку.
4.6 Голосування на загальних зборах проводиться відкритим голосуванням шляхом підняття карток для голосування. При цьому враховується число довіреностей у осіб голосуючих по ним. Вибір членів правління, у відповідність до статуту, може проводитися таємним голосуванням.
5. Документи загальних зборів
5.1 Документами загальних зборів (зборів уповноважених) є:
- рішення правління, про проведення загальних зборів;
- список членів об'єднання, які мали право на участь у загальних зборах, на дату загальних зборів або список уповноважених з додатком протоколів про їх обрання;
- листи реєстрації учасників зборів, копії довіреностей та інших документів, на підставі яких проходило голосування за членів об'єднання;
- порядок денний загальних зборів;
- документи, затверджені рішеннями даного загальних зборів;
- протокол лічильної комісії;
- протоколи обрання уповноважених беруть участь в зборах уповноважених;
- протокол загальних зборів;
Протокол загальних зборів підписується спільно членами реєстраційної та лічильної комісії, головою і секретарем загальних зборів. У протоколі вказуються:
- час відкриття і час закриття загальних зборів;
- число голосів, ( «за», «проти» і «утримався») з кожного питання порядку денного загальних зборів;
- імена членів реєстраційної та лічильної комісії, голови та секретаря зборів;
- короткий виклад виступів і пропозицій на зборах;
- рішення зборів, в якому вказуються всі винесені на голосування і прийняті формулювання рішення.
5.2. Документи, затверджені на загальних зборах, прошиваються, пломбуються печаткою і підписуються головою зборів і головою лічильної комісії здаються в архів об'єднання (голові правління) на зберігання без обмеження терміну зберігання.
5.4. Садівникові, виключеного з Товариства, або прийнятому в нього, в 7-денний строк надсилається (поштою або вручається особисто) письмове повідомлення про це (виписка з протоколу), засвідчену підписом голови зборів і печаткою об'єднання.
5.5. Виписки з протоколу віддавайте в органи реєстрації, для змін статуту і даних, що вносяться до ЕГРЮЛ, повинні містити відомості про кворум зборів і кількості голосів поданих за відповідні рішення. Виписки підписуються головою і секретарем зборів, членами реєстраційної та лічильної комісії, а також усіма членами правління
6. Проведення загальних зборів в формі заочного голосування
6.1. Рішення загальних зборів членів об'єднання, якщо це передбачено в статуті, може бути прийнято шляхом проведення заочного голосування (опитувальних шляхом) за встановленим в статуті та сьогодення регламенті порядку і умовах. У голосуванні повинні брати участь всі члени об'єднання Заочне голосування не застосовується для затвердження звіту правління та ревізійної комісії та прибутково-видаткового кошторису.
6.2. При проведенні загальних зборів в заочній формі повинні бути дотримані передбачені пунктом 2 цього регламенту порядок повідомлення членів об'єднання про проведення загальних зборів, їх порядок денний, документах, що виносяться на затвердження, кандидатурах, висунутих в виборні органи та ін. У повідомленні додатково повинен бути вказаний конкретний термін початку і закінчення процедури заочного голосування.
6.2 Голосування здійснюється з використанням бюлетенів для голосування. В бюлетенях вказується № ділянки ПІБ члена товариства перелік усіх винесених на голосування питань з варіантами рішення по кожному (за, проти, утримався). Якщо на голосування виносяться вибори кого - або в органи управління або контролю слід вказувати їх дані: вік, спеціальність, освіту, де і ким працює, згода виконувати пропоновану роботу. Бюлетень, після позначки по кожному пункту обраного варіанту рішення, підписується членом об'єднання або особою, які голосували за нього, при цьому додається копія довіреності або іншого документа встановлює право голосувати за члена об'єднання
6.3. При проведенні загальних зборів в заочній формі правління призначає лічильну комісію та відповідальних за роздачу або розсилку і збір бюлетенів.
6.4 Рахунковою комісією проводиться підрахунок голосів по кожному пункту бюлетенів і складається і підписується всіма членами відповідний протокол, на основі якого правлінням складається протокол загальних зборів і рішення. При цьому кворум визначається загальним числом тих, хто проголосував (зданих в термін бюлетенів) по відношенню до числа членів об'єднання, а прийняті по пунктам порядку денного рішення числом, які проголосували за кожен з них. Якщо кворум зборів не буде відповідати встановленим статутом, збори вважається не відбувся.
6.6. Не враховуються при підрахунку голосів і визнаються недійсними записи:
- в разі якщо в бюлетені для голосування залишений більш, ніж один варіант голосування;
- в разі, якщо в запису не залишено жодного варіанту голосування;
- в разі, якщо в запису закреслені всі варіанти голосування;
- в разі відсутності в запису реквізитів або підпису голосуючого;
- не враховуються також бюлетені, здані в лічильну комісію після зазначеного часу закінчення прийому або мають виправлення і підчищення.
6.5. В порядку зазначеному в розділі 5 регламенту складаються документи загальних зборів проведеного в формі заочного голосування з долученням до них бюлетенів для голосування. Рішення зборів доводиться до членів об'єднання у відповідність з пунктом 5.4 цього регламенту.