Для нормальної роботи АТП необхідно постійно контролювати і забезпечувати поставку запасних частин, автомобільних шин і акумуляторів, паливно-мастильних матеріалів, технічних рідин, лакофарбових матеріалів, технологічного обладнання, оснащення та інструменту, інших матеріалів. Причому кожна із зазначених груп може включати в себе кілька десятків найменувань.
Вирішення цих питань покладено на відділ матеріально-технічного постачання (ВМТП) підприємства, основними завданнями якого є: своєчасне і необхідне за номенклатурою забезпечення підприємства всіма необхідними матеріалами; створення умов їх збереження в складських приміщеннях АТП, збільшення швидкості обігу складських запасів і їх економне використання.
ВМТП на основі норм витрати і наявну досвіду визначають потребу в запасних частинах і матеріалах і становить заявки до відділу МТС вищестоящої організації (наприклад, облавтоуправлінь). Визначення річної потреби підприємств в запасних частинах проводиться по номенклатурним зошитів, в яких дано переліки запасних деталей за моделями рухомого складу і норми їх витрати на 100 автомобілів в рік. Потреба в інших матеріалах визначається на основі норм їх витрати.
Отримання замовлених запчастин, агрегатів і матеріалів може здійснюватися централізовано: підприємства-виробники рухомого складу та запасних частин ® ВМТП облавтоуправління ® ВМТП АТП. В даний час для придбання запчастин також широко використовується мережу фірмових і інших магазинів, які реалізують їх шляхом вільного продажу.
Щоб забезпечення було безперебійним і не дорогим, застосовують складську форму організації постачання. Вона передбачає зберігання на складах АТП мінімально необхідного запасу найбільш ходових запчастин, які становлять групу А. На складах більш високого рівня зберігаються запчастини більш широкої номенклатури, що становлять групу А + В. Запаси їх більше. Вся номенклатура деталей і найбільші запаси зберігаються на складах міністерства або безпосередньо заводу-виготовлювача. Вони складають групу А + В + С.
Друга група (деталі середнього попиту - В) включає 15 ... 20% загальної номенклатури і на їх поставки витрачається до 20% сумарних витрат на запчастини. До групи С (рідкісного попиту) входять всі інші запчастини - до 75% номенклатури з вартістю до 10% від сумарних витрат.
Між складами підтримується оперативний зв'язок, що забезпечує швидкі поставки запчастин зі складу вищого рівня на склад нижчого рівня.
У зв'язку з коливанням попиту на запасні частини і матеріали доцільно мати резервні запаси. Якщо одночасно замовити всю річну потребу в запчастинах - QГ (у вартісному вираженні), то витрати на оформлення замовлення і його доставку будуть мінімальні, а на зберігання - максимальні. Якщо протягом року здійснювати багато замовлень, то витрати на зберігання запчастин будуть мінімальні, а витрати на доставку - максимальні. Для визначення раціонального обсягу q замовлення можна використовувати формулу:
де S - вартість оформлення та отримання замовлення;
З - витрати на зберігання одиниці запасу.
Кількість замовлень протягом року дорівнюватиме:
Плановий інтервал між поставками протягом року без урахування впливу сезонності та інтенсивності експлуатації за періодами року визначиться:
Природно, що ці планові показники можуть коригуватися з урахуванням фактичного споживання запасних частин в автотранспортному підприємстві.
Облік наявності і витрати запасних частин, агрегатів і матеріалів в АТП ведеться в щомісяця що накопичується відомості 10-ах «Рух матеріалів, запчастин, палива та малоцінних предметів на складі» по балансових рахунках №№ 08-1, 08-2, 08-3. У ній зазначається вартість надійшли на склади виробів і матеріалів протягом даного місяця і їх вартість на його початок. Це дозволяє постійно контролювати запаси і своєчасно здійснювати замовлення і придбання необхідних запчастин і матеріалів з урахуванням інтенсивності їх витрачання.