Як відомо, багато підприємців, відповідно до законодавства, можуть не вести бухгалтерський облік. Але дане твердження, як не дивно, не відноситься до касової дисципліни. Всі організації та ВП, незалежно від роду діяльності, системи оподаткування та наявності касового апарату, зобов'язані враховувати касові операції, звичайно? якщо мають місце платежі готівковими коштами.
Як відомо, деякі підприємці звільнені від необхідності мати касовий апарат. Це відноситься, наприклад, до ІП, провідним діяльність, що оподатковується ЕНВД. Але ця обставина також не звільняє їх від обов'язку оформлення всієї документації, що стосується каси. Саме з цієї причини багато підприємців не відмовляються від використання контрольно-касової техніки. Крім цього, ККТ - це потрібне і зручний засіб для внутрішнього обліку і контролю руху грошових коштів, хоч і доводиться витрачати чимало грошей на обслуговування касових апаратів.
Отже, в чому ж полягає правильне ведення каси підприємцем? Перш за все, хоч весь вміст каси і є особистим бюджетом підприємця, кожне прибуття та вибуття грошових коштів має фіксуватися і оформлятися в належному порядку. ІП, так само, як і всі комерційні організації, оформляє кожна парафія грошей прибутковим касовим ордером, кожен видаток - витратним, веде всі необхідні журнали і контролює кожен Z-звіт.
Прибутковий (ПКО) і видатковий (РКО) касові ордери, авансовий звіт для видачі або отримання самим ІП грошей на придбання чого-небудь, для ведення діяльності, журнал касира і касова книга - всі ці документи мають уніфіковані бланки, зміна яких неприпустимо. Z-звіт - це звіт, який видається касовим апаратом після закінчення зміни. Його зміна, зрозуміло, не тільки неприпустимо, але і недоступно.
Отже, протягом дня кожен рух готівкових грошових коштів фіксується за допомогою ПКО та ВКО. Після закінчення робочого дня ІП або особа, призначена ним в якості касира, здійснює процедуру закриття зміни, знімаючи Z-звіт і звіряючи дані, зазначені в ньому, з фактичною кількістю грошей у касі. Далі дані всіх касових ордерів, прибуткових і видаткових, вносяться в касову книгу, бланк якої складається з наступних пунктів: залишок на початок дня, документи приходу, документи витрати, залишок на кінець дня. Після заповнення касової книги необхідно звірити її залишок, Z-звіт і фактичну наявність грошей. Все, природно, має збігатися.
Після оформлення касової книги ІП, що мають ККМ, або їх касири, вносять дані в журнал касира-операціоніста. Для цього необхідний Z-звіт. Саме з нього береться вся необхідна інформація.
