Візитна картка вручається при першій зустрічі (знайомстві). Вручення проводиться після слів уявлення і (зазвичай) рукостискання. Першим простягає свою картку гість, якщо це візит, або (при знайомстві) особа, чий ранг нижче або хто за віком молодша. При особистому знайомстві чоловіки і жінки першим вручає свою картку чоловік. Якщо посадове становище і вік партнерів однакові, першим вручає свою візитну картку той, хто виявиться більш ввічливим.
Вручати візитну картку слід правою рукою, причому картка повинна бути такою, щоб партнер зміг одразу прочитати текст. Вручаючи візитку, необхідно назвати своє прізвище, особливо якщо її вимова викликає складності. При врученні візитної картки прийнято дивитися в обличчя один одному; вручення візитної картки супроводжується взаємним легким поклоном або кивком голови.
Візитна картка ніколи не підписується. Дата на ній теж не проставляється.
Прийнявши візитку, потрібно прочитати (можна навіть вголос, якщо вручає візитку не зробив це сам) прізвище партнера і з'ясувати його посадове становище. Отримавши візитку, необхідно вручити свою (навіть якщо це сталося при незапланованої зустрічі).
Однак якщо при неділові знайомстві чоловік вручає свою особисту картку жінці, вона не зобов'язана відповісти своєю візиткою.
Розлогі подяки при отриманні візитної картки не прийняті.
Діставатися картки повинні легко і невимушено, не створюючи неприємних пауз в розмові. У ділової людини візитні картки повинні бути завжди під рукою. Тому зберігати власні візитки слід не в портфелі або органайзере, а в кишені - в портмоне або спеціальній коробочці (візитниці). Візитниці бувають пластиковими або шкіряними, але краще, якщо вони металеві, так як в них картки не мнуться. Бізнесмену рекомендується завжди мати при собі не менше 10 своїх візитних карток. Якщо все ж трапилася така халепа, що при зустрічі у вас не виявилося з собою візитної картки, обов'язково постарайтеся послати або передати її співрозмовнику пізніше.
Якщо ви зацікавлені в тому, щоб вручити комусь свою візитку при незаплановану зустріч, використовуйте витончений прийом: попросіть його візитну картку. Після цього звичайно треба обмін візитними картками.
На відміну від ділових візитних карток обмін особистими картками може відбуватися і в кінці знайомства. Домовляючись про подальші контакти, цілком доречно обмінятися картками.
Отримавши візитку, ніяких позначок на ній у присутніх вручив робити не варто. Також не можна вертіти візитку в руках, м'яти її - це сприймається як неповага. Якщо потрібно надписати на візитці якесь уточнення, то краще попросити господаря картки самому зробити це. Взагалі ставлення до чужих візиток доповнює, «домальовує» ваш вигляд перед партнерами. Неприпустимо, щоб чужі візитні картки губилися між сторінок записників або бовталися на дні портфеля. Їх місце повинно бути тільки в спеціальних визитницах або футлярах.
З іншого боку, не можна використовувати свої власні візитки для різних заміток. Якщо ви самі їх не поважаєте і використовуєте як клаптики паперу, не буде їх цінувати і ваш партнер.
Свою візитну картку можна прикріпити скріпкою до офіційного листа людині, з яким ви ведете або сподіваєтеся вести справи. Це дозволить йому покласти вашу візитку разом з картками інших ділових партнерів і в разі потреби взяти її з собою на зустріч.
Завдяки деяким позначками і написів візитні картки можна використовувати в різних цілях. Наприклад, цілком доречно використовувати візитну картку для привітання з тією або іншою подією - святом, днем народження, підвищенням на посаді або сімейним подією. Можна також вкласти в конверт візитну картку разом з вітальною листівкою або невеликим листом. На картці, як правило, простим олівцем можна приписати кілька слів, обов'язково в третій особі: «Вітає з ювілеєм», «Дякує за увагу» або «Бажає швидкого одужання» (зрозуміло, наведені тут лапки на самій візитці не ставляться). Візитна картка з парою теплих слів, прикладена до букета квітів, - це високо цінується жест вдячності артистові, художнику чи просто доброго знайомого в особливий для нього день. Тут будуть доречні приписки: «З щирою симпатією», «З любов'ю та найкращими побажаннями» і т. П. З візитною карткою зручно послати не тільки квіти, а й сувенір або книгу. Тоді буде доречною, наприклад, такий напис: «З найкращими побажаннями посилає книгу на пам'ять».
На відміну від записів на папірцях, візитки зберігаються довго і допомагають швидко відновлювати в пам'яті інформацію про людину і обставини зустрічі з ним.