Відомі дві методики розрахунку чисельності працівників служби ДОУ.
Перша побудована на обліку обсягу документообігу, загальної чисельності працівників організації і постійного коефіцієнта середнього рівня продуктивності праці працівників служби діловодства:
Hd = 0,00016 * Д0,98 * Р0,1
де: Нd - кількісний склад служби діловодства; 0,00016 - постійний коефіцієнт середнього рівня продуктивності праці (розрахований НДІ праці досвідченим шляхом); Д - обсяг документообігу в рік; Р - чисельність працівників апарату управління.
Практика показує, що даний метод, який використовувався довгий час для розрахунку штатної чисельності працівників, зайнятих в діловодстві, в даний час не можна назвати вичерпним, так як обсяг робіт, виконуваних службою ДОП сьогодні, по суті не можна зводити до обсягу документообігу.
Друга методика передбачає розрахунок чисельності служби діловодства по трудовитратах на виконання окремих операцій. При цьому можна користуватися як міжгалузевими документами по нормуванню праці, так і галузевих нормативів. Але місцеві норми часу можна розраховувати в кожній конкретній організації, тобто з огляду на розвиток інформаційних технологій, в тому числі вдосконалення систем автоматизації документаційного забезпечення управління (електронного документообігу) і широке використання сучасних засобів оргтехніки, діючі нормативи часу не є догмою, а керівництвом до дії. Обчислення місцевих норм часу в організації виробляються за допомогою застосування методу фотографії робочого дня.
Суть методу полягає в наступному: протягом певного періоду часу (5 - 7 днів, але краще, якщо таке спостереження буде проводитися протягом місяця) щодня, послідовно, щохвилини в наглядовій аркуші (Таблиця 1) фіксуються всі види діяльності, що виконується працівником, з зазначенням часу початку і закінчення кожної операції.
Таблиця 1. Орієнтовна форма наглядової листа:
Норматив часу на виконання одиниці нормованої роботи розраховується за нормою оперативного часу і визначається за формулою:
де: Нвр - витрати часу на виконання конкретного нормованого виду роботи, ч; Н - норма оперативного часу на виконання даної роботи, встановлена за збірником або певна емпіричним шляхом, К - коефіцієнт, що враховує витрати часу на організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок і особисті потреби. До приймається рівним 1,1.
На основі нормативів часу, спеціально розрахованих або взятих з нормативних збірників, проводиться розрахунок явочній чисельності працівників служби ДОУ.
Розраховані значення показників, для наведеного вище прикладу, представлені в таблиці 2.
Таблиця 2 - Розраховані значення показника Нвр
Друга методика передбачає, як уже зазначалося, розрахунок чисельності служби діловодства по трудовитратах на виконання окремих операцій. При цьому можна користуватися як міжгалузевими документами по нормуванню праці, так і галузевих нормативів.
Міжгалузеві нормативні документи з нормування праці розроблені на діловодних операції (реєстрація, контроль, складання номенклатури справ та ін.), На стенографічні роботи, на роботи по копіюванню документів, на машинописні роботи, на роботи на перфораційних і клавішних обчислювальних машинах, на архівні роботи.
Нормативи часу на виконання певних видів робіт:
1. Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління, затверджені постанову Мінпраці Росії від 25.11.94. № 72;
3. Єдині норми часу (вироблення) на машинописні роботи, затверджені постанову Держкомпраці СРСР і Президії ВЦРПС від 19.06.84 № 189 / 11-64.
Однак, з огляду на розвиток інформаційних технологій, в тому числі вдосконалення систем автоматизації ДОУ (електронного документообігу) і широке використання сучасних засобів оргтехніки, діючі нормативи часу не є догмою, а керівництвом до дії, тобто місцеві норми часу можна розраховувати в кожній конкретній організації. Ці розрахунки проводяться за допомогою застосування методу фотографії робочого дня.
Для обчислення явочній чисельності працівників служби ДОУ визначається річна трудомісткість нормованих робіт в годинах з урахуванням кожного виду виконуваних робіт за формулою:
де: TH - річна трудомісткість нормованих робіт, ч; Hвр - витрати часу на виконання конкретного нормованого виду роботи, ч; Vi - обсяг конкретного виду роботи, виконуваної за рік.
Розраховані значення показників, для прикладу, наведеного в описі методу фотографії робочого дня, представлені в таблиці 3.
* Річна трудомісткість ненормованих робіт в годинах визначається методом експертних оцінок з урахуванням обсягу виконаних робіт за формулою:
де: TH.H - річна трудомісткість ненормованих робіт, ч; TjHH - річна трудомісткість ненормованої роботи конкретного виду; Vj - річний обсяг ненормованих видів робіт, значення цього параметра розраховане експертним шляхом і приймається в середньому рівним 96,8 чел.-ч.
Таблиця 3 - Розраховані значення показників
* Загальна річна трудомісткість робіт (Те) розраховується за формулою:
У зазначеному прикладі To = 644,5 + 96,8 = 741,3 чол-год.
* Розрахунок явочній чисельності проводиться за формулою:
Кожен працівник повинен виконувати свої професійні завдання відповідно до посадової інструкції.
Якщо Ви помітили помилку в тексті виділіть слово і натисніть Shift + Enter