Посадовий і чисельний склад служби ДОУ встановлюється штатним розкладом. При цьому кількість штатних одиниць часто визначається виходячи з можливостей організації. Найчастіше формування штату діловодних працівників проводиться без урахування їх реальної завантаженості.
Реальний обсяг роботи служби ДОУ залежить, перш за все, від обсягу документообігу і, звичайно, від витрат часу на виконання діловодних операцій, а також від ступеня автоматизації процесів обробки документів. Виходячи з цього були розроблені методики розрахунку оптимальної чисельності працівників служби ДОУ.
А. Розрахунок чисельності служби ДОУ на основі даних
Облік обсягу документообігу повинен вестися в кожній організації. На основі цих даних і з урахуванням відомостей про загальну чисельність працівників організації можна визначити чисельність персоналу служби ДОУ.
де Ч чисельність працівників служби ДОУ;
0,00016 - постійний коефіцієнт середнього рівня продуктивності праці працівників служби ДОУ (розрахований НДІ Праці досвідченим шляхом);
Д- обсяг документообігу організації;
Р - загальна чисельність працівників організації.
Б. Розрахунок чисельності служби ДОУ на основі норм часу
Розрахунок чисельності служби ДОУ можна провести на основі даних по трудовитратах на виконання окремих операцій. При цьому користуються як міжгалузевими документами по нормуванню праці, так і галузевих нормативів [1].
У цьому випадку розрахунок чисельності проводиться за формулою
де Тн - трудомісткість робіт по нормативам на окремі операції з урахуванням коефіцієнта = 1,1 (враховує витрати часів особисті потреби, обслуговування робочого місця, відпочинок і т. п.);
ТНН - трудомісткість робіт, не передбачених нормативі (розрахована НДІ Праці експертним шляхом = 96,8 чол. Години);
В. Розрахунок чисельності служби Доун основі загальної чисельності
Згідно з однією з розробок НДІ Праці оптимальна чисельність діловодних працівників по відношенню до загальної кількості працюючих в даній установі повинна становити: для центральних органів виконавчої влади 12-15%, для промислових підприємств - 0,5% від загального числа працюючих [2].
Цією методикою слід користуватися в тих випадках, коли служба ДОУ тільки створюється і даних про трудомісткості і обсязі документообігу поки немає.
2.5.1. Регламентація діяльності служби ДОУ
У числі організаційних завдань, що вирішуються в процесі створення служби ДОУ, варто і завдання нормативної регламентації роботи самої служби. Структура, функції, завдання служби закріплюються в цілому ряді локальних організаційних і розпорядчих документів - положенні, інструкціях, правилах, структуру і штатну чисельність, штатний розпис, накази про розподіл обов'язків.
До числа найважливіших організаційних документів, що закріплюють правовий статус працівників служби ДОП, відносяться положення про службу та посадові інструкції. Ці документи повинні розроблятися на основі чинного законодавства, нормативно-методичних документів міжгалузевого дії і організаційних документів, що визначають діяльність самої організації (статут, установчий договір). Розробка положення та посадових інструкцій забезпечує закріплення за службою загального обсягу функцій, встановлює внутрішню побудову служби ДОУ, а також розподіл функцій і обов'язків працівників.