Основи складання та оформлення ділових паперів
Офіційно-діловий стиль - один з книжкових стилів сучасної російської літературної мови, що сформувався як засіб обслуговування офіційних сфер спілкування: законодавчої, дипломатичної, службової. Функціональна природа офіційно-ділового стилю визначає наступні його особливості:
використання специфічної лексики,
повторюваність мовних засобів на певних ділянках типових текстів,
мінімальна емоційна забарвленість тексту.
Мета ділової папери - правильно і однозначно передати інформацію. Тому при складанні офіційного паперу важливо знання і врахування особливостей мови і стилю сучасної кореспонденції, а також дотримання пропонованих оформлювальних вимог. Невиконання цих умов ускладнює роботу з документами, позбавляє їх юридичної та практичної значущості.
Особливості форми і змісту документа
Існує два типи документів:
- службова документація- документи, що регламентують діяльність установ і їх працівників, органів управління і громадян, їм підвладних;
- офіційно-ділове листування - документи, що фіксують відносини між різними установами та їх працівниками, пов'язаними ділової та комерційної діяльністю.
В рамках службової документації виділяють групи жанрів, що об'єднуються за низкою ознак - функціональному, змістовному, тимчасового (за термінами виконання):
- особисті документи (автобіографія, анкета, резюме, заява, доручення та ін.);
- розпорядчі документи (постанова, наказ, розпорядження та ін.);
- адміністративно-організаційні (договір, контракт, звіт, статут та ін.);
- інформаційно-довідкові (акт, виписка, доповідна записка, довідка та інше.).
Жанри канцелярско-ділового подстиля різноманітні, їх вивчення становить предмет особливої професійної галузі знання - діловодства. якому навчаються в спеціальних навчальних закладах.
Текст будь-якого документа повинен відповідати наступним вимогам:
ясність і зрозумілість,
Ясність і зрозумілість письма забезпечується однозначним тлумаченням слів і виразів, правильною розстановкою розділових знаків, раціональним побудовою пропозицій, якщо необхідно -абзацним членуванням тексту. Використання архаїзмів, діалектизмів, неологізмів, вживання слів у невластивих значеннях небажано, так як ускладнює розуміння тексту.
Стислість (лаконічність) передбачає виключення зі змісту листа всіх другорядних деталей, повторів і довгих мовних зворотів. Разом з тим не можна ігнорувати основні факти, що стосуються справи, як і всі ті вирази і звороти, які підкреслюють люб'язність, сердечність і добру волю пише.
Грамотність, правильність - відповідність мови літературним нормам - є обов'язковою вимогою до документів. Ділова папір повинна бути бездоганною з точки зору мови, з цією метою увага звертається на наступні аспекти:
1) правильна побудова пропозицій відповідно до норм мови;
2) дотримання орфографічних норм;
3) дотримання пунктуаційних норм;
4) написання чисел (числа до десяти пишуться словами, числа понад десяти - цифрами).
Зазначені змістовні особливості характерні для будь-якої ділової папери, але без дотримання оформлювальних вимог папір не може мати юридичної та практичної значущості. Саме тому важливим є знання і врахування при складанні ділової папери ряду оформлювальних правил.
Обсяг тексту повинен бути не більше однієї сторінки (бажано).
Виконання тексту: друкувати на машинці або принтері чітким шрифтом чорного кольору, без підчисток та виправлень.
Рекомендований стандарт формуляра-зразка: зліва - 35 мм, зверху - 20 мм, праворуч - 8 мм, знизу для формату А4 - 19 мм, для А5 - 16 мм.
Інтервали: на папері формату А4 текст зазвичай друкують через 1,5 інтервали, А5 - через 1-1,5 інтервалу; для типографського способу видання - через 2 інтервали. Реквізити, крім тексту, що складаються з декількох рядків, друкують через 1 інтервал. Між реквізитами рекомендується пробіл в 2-4 інтервалу. Якщо лист короткий, між словами робляться пропуски в кілька інтервалів.
Абзацний членування тексту: абзаци друкуються або з нового рядка (починаючи з шостого знака), або відразу від лівого краю сторінки. В останньому випадку абзаци відокремлюються одна від одної пропуском в 1 інтервал.
Документ пишеться відповідно до формуляром - жанрової моделлю тексту з незмінною композицією, що включає в себе в якості складових елементів тематичні блоки -реквізити. Реквізити - обов'язкові ознаки, встановлені законом або розпорядчими положеннями для окремих видів документів.
Слід використовувати етикетні формули вітання-звернення і прощання (Шановний, вельмишановний, з повагою, дякуємо вам, будемо вдячні тощо.).
Офіційно- ділове листування
Офіційно-ділове листування - документи, що фіксують діяльність відносини між різними установами та їх працівниками, пов'язаними ділової та комерційної діяльністю.
За тематичною ознакою офіційно-ділову переписку поділяють на:
ділову кореспонденцію (листування, за допомогою якої оформляють економічні, правові, фінансові та інші форми діяльності підприємства);
комерційну кореспонденцію (листи-запити, пропозиції (оферта, листи-претензії і відповіді на ці види листів).
За функціональною ознакою розрізняють:
листи, які не потребують листа-відповіді (листи-підтвердження, листи-повідомлення, супровідні листи).
За особливостями композиції розрізняють:
одноаспектному (присвячено одному питанню, проблеми);
багатоаспектне (багатоцільове) (містить однотипні і різнотипні аспекти - прохання, вибачення, гарантії).
Кожному з існуючих аспектів змісту листа відповідають традиційно сформовані мовні моделі, що містять ключові слова: гарантуємо, запрошуємо, шкодуємо і т.п.