З непоказного приміщення з курними документами архів організації може перетворитися на місце дії з захоплюючим сюжетом. Хто і на яких підставах може вилучати документи компанії? Яким чином уникнути або відстрочити цей неприємний момент? І як знизити рівень можливих збитків діяльності підприємства?
Тетяна Войцехович, провідний експерт компанії «Деліс Архів» з питань архівної обробки документів
Документи є основою діяльності будь-якої організації, оскільки саме вони містять дані про кожну значущою операції. Однак, як показує практика, така інформація може стати об'єктом інтересів не тільки співробітників і контрагентів організації, але і деяких органів, які мають право санкціонованого вилучення документів.
Вилучення документів може бути вироблено при здійсненні різних видів діяльності:
- контрольної;
- оперативно-розшукової;
- в ході адміністративного і кримінального процесу.
Однак, з огляду на широту даної тематики, яку неможливо висвітлити в повному обсязі в рамках однієї статті, ми поговоримо лише про дії податкових та інших органів під час контрольної і оперативно-розшукової діяльності відповідно.
Вилучення документів податковими органами
Вилучення документів в порядку податкового контролю називається виїмкою (ст. 94 НК РФ). Виїмка не може бути проведена поза рамками виїзної податкової перевірки (п. 1 ст. 94 НК РФ). Вона можлива, якщо платник податків в рамках виїзної податкової перевірки не надав податковому органу витребувані посадовою особою податкового органу документи в п'ятиденний термін. Крім того, податковий орган повинен пред'явити постанову про проведення виїмки, підписана керівником або його заступником.
Порядок проведення виїмки документів:
1. До початку виїмки посадова особа податкового органу пред'являє
постанову про проведення виїмки і роз'яснює присутнім особам їх права і обов'язки.
2. Посадова особа податкового органу пропонує особі, яка має виробляється виїмка документів і предметів, добровільно видати їх, а в разі відмови виробляє виїмку примусово.
3. У разі відмови особи, у якої проводиться виїмка, розкрити приміщення чи інші місця, де можуть перебувати підлягають виїмці документи і предмети, посадова особа податкового органу має право зробити це самостійно, уникаючи заподіяння не викликані необхідністю пошкоджень запорів, дверей та інших предметів.
4. Вилучені документи і предмети перераховуються і описуються в протоколі виїмки або у доданих до нього описах з точним зазначенням найменування, кількості ііндівідуальних ознак предметів, а по можливості - вартості предметів.
Крім цього, існує ряд спеціальних правил. що стосуються проведення виїмки:
1. Не допускається виробництво виїмки документів і предметів у нічний час.
2. Виїмка документів і предметів проводиться в присутності понятих та осіб, у яких проводиться виїмка документів і предметів. У необхідних випадках для участі у виробництві виїмки запрошується фахівець.
3. Не підлягають вилученню документи і об'єкти, що не мають відношення до предмету податкової перевірки.
Про виробництво виїмки, вилучення документів і предметів складається протокол (ст. 99 НК РФ).
Крім податкових органів і служб, задіяних в оперативно-розшукової діяльності, право вилучати документи мають право:
- Рахункова палата при проведення контролю за виконанням бюджету;
- Органи державного контролю за геологічним вивченням та розвідкою родовищ дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, їх здобиччю, виробництвом, використанням та обігом з метою отримання відомостей про отримання, витрачання, обліку, зберіганні дорогоцінних металів і каменів та ін.
Копії або оригінали?
Важливо відзначити, що вилучатися повинні копії документів. Оригінали вилучаються, якщо у податкових органів є достатні підстави вважати, що оригінали документів будуть знищені, приховані, виправлені або замінені (п. 8 ст. 94 НК РФ).
Якщо вилучаються оригінали. з них виготовляють копії, які завіряються посадовою особою уповноваженого органу та передаються особі, у якого вони вилучаються. При неможливості виготовити чи передати виготовлені копії одночасно з вилученням документів податковий орган передає їх особі, яка має документи були вилучені, протягом п'яти днів після вилучення (п. 8 ст. 94 НК РФ).
У разі, якщо після закінчення п'яти днів після вилучення документів завірені копії документів не були передані особі, яка має вилучено документи, завірені копії документів протягом трьох днів повинні бути надіслані поштою рекомендованим поштовим відправленням, про що робиться запис у протоколі із зазначенням номера поштової відправлення.
Недотримання посадовими особами державної податкової інспекції порядку виїмки (вилучення) документів або оформлення протоколу може послужити приводом до оскарження в суді. У судовій практиці існують випадки, коли суд ставав на бік платників податків.
При вирішенні завдань оперативно-розшукової діяльності органи, уповноважені її здійснювати, мають право:
1. Проводити гласно і негласно оперативно-розшукові заходи, перераховані в статті 6 Федерального закону, виробляти при їх проведенні вилучення документів, предметів, матеріалів і повідомлень, а також переривати надання послуг зв'язку в разі виникнення безпосередньої загрози життю та здоров'ю особи, а також загрози державної, військової, економічної чи екологічну безпеку РФ.
2. У разі вилучення документів, предметів, матеріалів при проведенні гласних оперативно-розшукових заходів посадова особа, яка здійснила вилучення, складає протокол відповідно до вимог кримінально-процесуального законодавства РФ.
Повний перелік органів, які мають право здійснювати вилучення документів при проведенні оперативно-розшукових заходів, встановлено ст. 13 закону. На території Росії право здійснювати оперативно-розшукову діяльність надається оперативним підрозділам:
- Органів внутрішніх справ РФ;
- Органів Федеральної служби безпеки;
- Федеральних органів державної охорони;
- Митних органів РФ;
- Служби зовнішньої розвідки РФ;
- Федеральної служби виконання покарань;
- Органів з контролю за обігом наркотичних засобів і психотропних речовин.
Невиконання законних вимог посадових осіб органів, які здійснюють оперативно-розшукову діяльність, або перешкоджання її законному здійсненню тягнуть за собою відповідальність, передбачену законодавством РФ.
Підстави для проведення оперативно-розшукових заходів
1. Наявність порушеної кримінальної справи.
2. Що стали відомими органам, що здійснюють оперативно-розшукову діяльність, відомості про:
- ознаки підготовлюваного, що здійснюється або досконалого протиправного діяння, а також про осіб, його готують, вчиняють або вчинили, якщо немає достатніх даних для вирішення питання про порушення кримінальної справи;
- події або дії, що створюють загрозу державній, військовій, економічній або екологічної безпеки Російської Федерації;
- осіб, які переховуються від органів дізнання, слідства і суду або ухиляються від кримінального покарання;
- особах, безвісти зниклих, і про виявлення невпізнаних трупів.
3. Доручення слідчого, органу дізнання, вказівки прокурора або визначення суду у кримінальних справах, що перебувають у їх провадженні.
4. Запити інших органів, що здійснюють оперативно-розшукову діяльність, з підстав, зазначених у цій статті.
5. Постанова про застосування заходів безпеки щодо захищуваних осіб, що здійснюються уповноваженими на те державними органами в порядку, передбаченому законодавством РФ.
6. Запити міжнародних правоохоронних організацій та правоохоронних органів іноземних держав відповідно до міжнародних договорів РФ.
Органи, що здійснюють оперативно-розшукову діяльність, в межах своїх повноважень має право також собіратьданние. необхідні для прийняття рішень:
1. Про допуск до відомостей, що становлять державну таємницю.
2. Про допуск до робіт, пов'язаних з експлуатацією об'єктів, що становлять підвищену небезпеку для життя і здоров'я людей, а також для навколишнього середовища.
3. Про допуск до участі в оперативно-розшукової діяльності або про доступ до матеріалів, отриманих в результаті її здійснення.
4. Про встановлення або про підтримку з особою відносин співробітництва при підготовці і проведенні оперативно-розшукових заходів.
5. Щодо забезпечення безпеки органів, які здійснюють оперативно-розшукову діяльність.
6. Про видачу дозволів на приватну детективну і охоронну діяльність.
Дії співробітників при здійсненні ними ОРД регламентовані відомчими нормативними актами, відомими тільки вузькому колу осіб.
Практичні рекомендації в ході оперативно-розшукових заходів
1. Не впадати в паніку, а діяти холоднокровно і намагатися тягнути час, не відмовляючи органам у видачі документів. Бажано все переговори записувати із застосуванням звукозаписувального пристрою.
2. Попросіть співробітників пред'явити особисті документи (посвідчення). Не забудьте переписати всі дані, зазначені в них.
3. Попросіть співробітників пред'явити документ, підписаний керівником і має печатку. Якщо такого документа немає, а співробітники наполягають на виконанні своїх дій, необхідно попросити їх про можливості зв'язатися з керівником.
4. Зателефонуйте 02 (вони записують всі виклики) і попросіть допомогти вам розібратися в ситуації.
Як убезпечити документи в разі вилучення
Для того щоб скоротити рівень ризиків при вилученні документів, керівництво компанії має заздалегідь вжити заходів, які допоможуть в разі, якщо податкові та інші контролюючі органи застали зненацька.
По-перше, керівництво компанії може убезпечити свої документи від таких сюрпризів за рахунок організації територіально розподіленого архіву, передавши документи на Позаофісне зберігання. Позаофісне зберігання передбачає такий спосіб організації архіву, при якому документи вивозяться за межі офісних приміщень і зберігаються в спеціалізованих архівних сховищах підвищеного рівня безпеки.
Однак не забувайте, що жодна архівна компанія не застрахує вас від відповідальності. яка настає внаслідок неправомірних дій, в тому числі щодо контролюючих органів.
По-друге, потрібно пам'ятати про те, що кожен документ має свій термін зберігання, після якого він підлягає знищенню. Своєчасне виділення справ до знищення здатне врятувати компанію від ризиків, що виникають внаслідок доступу уповноважених органів до документів з простроченим терміном зберігання, які можуть містити інформацію компрометуючого характеру.
По-третє, при проведенні контрольних та розшукових заходів можуть вилучатися як копії, так і оригінали документів. У тому випадку, якщо були вилучені документи-оригінали, компанія може опинитися без важливих документів, які необхідні для підтримки ефективних бізнес-процесів.
З метою вирішення цієї проблеми керівництво деяких компаній реалізує систему електронного архіву. яка дозволяє їм мати під рукою копію документів незалежно від того, де вони фізично знаходяться в поточний момент. Крім того, при необхідності з бази електронного архіву може бути залучена інформація за запитом податкових і правоохоронних органів.
Додаткову інформацію про те, які заходи проводяться при вилученні документів, проведеними в рамках адміністративного та кримінального процесу, ви можете дізнатися в статті «Вилучення документів: контрольний, адміністративний і кримінальний процеси».
Словник віртуальної юридичної клініки: