Відвантаження (відпуск) готової продукції виробляється в порядку продажу відповідно до укладених договорів або шляхом вільного продажу через роздрібну торгівлю.
У договорах на поставку продукції зазначаються такі реквізити:
• позначення договірних сторін;
• характеристика предмета договору, ціни і умови платежу;
• терміни виконання зобов'язань і можливість односторонньої відмови від договору;
• умови упаковки, транспортування і страхування продукції;
• принципи переходу права власності;
• порядок відшкодування збитків і т.д.
Якщо терміни поставки не встановлено договором або не випливають з його істоти і цілей, покупець має право вимагати поставки в будь-який час.
Часом виконання зобов'язань по одногородней постачання вважається дата складання приймально-здавального акту або розписки в отриманні продукції, а при відвантаженні продукції иногороднему покупцеві - день здачі цих документів транспортним організаціям.
У договорі обов'язково має бути відображено, за чий рахунок проводиться оплата витрат з доставки продукції від постачальника до покупця.
Франко-станція призначення означає, що витрати з доставки оплачує постачальник і включає їх в відпускну ціну продукції.
Франко-станція відправлення означає, що постачальник оплачує витрати тільки з навантаження готової продукції у вагони. Решту витрат по перевезенню несе покупець.
Якщо готова продукція відпускається на місці (зі складу постачальника), одержувач зобов'язаний пред'явити довіреність на право отримання вантажу. Відвантажена або здана на місці виготовлення продукція, розрахункові документи на яку пред'явлені покупцям (замовникам) у момент придбання, списується зі складу за обліковими цінами або нормативної (планової) собівартості, що відбивається бухгалтерським записом:
Д-т 90 «Продажі» субрахунок «Собівартість продажів»
К-т 43 «Готова продукція».
Однак якщо в договорі передбачено порядок переходу права володіння, користування і розпорядження відвантаженої продукцією після її оплати, то використовують активний рахунок 45 «Товари відвантажені». В цьому випадку відвантажена продукція відображається записом:
Д-т 45 «Товари відвантажені»
К-т 43 «Готова продукція».
Найчастіше рахунок 45 «Товари відвантажені» застосовують при відвантаженні товарів на експорт.
У міру оплати розрахункових документів, що надійшли платежі відображаються по:
Д-т 50 «Каса», 51 «Розрахунковий рахунок», 52 «Валютні рахунки»
К-т 90 «Продажі», субрахунок «Виручка».
Одночасно роблять запис:
Д-т 90 «Продажі», субрахунок «Собівартість продажів»
К-т 45 «Товари відвантажені».
Для визначення фактичної собівартості відвантаженої продукції (якщо її облік на рахунку 43 «Готова продукція» вівся по нормативної чи планової собівартості) необхідно визначити середній відсоток відхилень між нормативною (плановою) і фактичною собівартістю.
Приклад. На початок місяця нормативна собівартість залишку готової продукції на складі становила 1 000 руб. Перевищення фактичної собівартості над нормативною -100 руб. Протягом місяця випущено: за нормативною собівартістю готової продукції на суму 30 000 руб. фактична собівартість склала 31 500 руб; відхилення за місяць - 31 500 руб. - 30 000 руб. = 1 500 руб. (Перевитрата). Середній відсоток відхилень (перевитрати) дорівнює:
(100 руб. +1 500 руб.): (1000 руб. + 30 000 руб.) '100% = 5,16%
При наявності залишку на рахунку 45 «Товари відвантажені» на кінець місяця по нормативної собівартості в сумі 5000 руб. вартість відвантажених за фактичною собівартістю товарів складе:
5 000 руб. '(100% + 5,16%): 100% = 5 258 руб. На рахунку 45 «Товари відвантажені» відображають також готові вироби і товари, передані іншим організаціям для продажу на комісійних або інших умовах.