Розраховувати на відшкодування витрат з проведення Спецоцінка може кожен роботодавець, своєчасно перераховує внески на травматизм. Така вимога про відсутність недоїмки обумовлено тим, що саме за рахунок цих платежів держава фінансує Спецоцінка.
При наявності недоїмки за внесками на травматизм страхувальнику марно звертатися за відшкодуванням - фонд відмовить компенсувати його витрати на будь-які запобіжні заходи.
Ще дві можливі причини відмови:
- комплект документів, представлених в ФСС, на відшкодування витрат не повний або документи містять в собі недостовірну інформацію (про склад документів ми розповімо трохи нижче);
- кошти бюджету фонду, виділені на фінансування в поточному році, вже все роздано.
До документа слід додати:
- план фінансового забезпечення запобіжних заходів (форму знайдете в додатку до Правил, затвердженим вже згаданим нами наказом № 580н);
- копію переліку заходів щодо поліпшення умов і охорони праці. Цей документ роботодавець повинен готувати за підсумками Спецоцінка. Типової форми бланка немає, розробіть його самі, з урахуванням специфіки структури вашої компанії і характеру діяльності, планованих заходів.
«Прикордонна» сума досить істотна - 8 млн. Руб. Якщо внески вміщаються в цю межу, то відділення фонду готує рішення протягом 10 робочих днів з моменту відправки паперів. Якщо мова йде про більший об'єм платежів, свою відповідь територіальне відділення зобов'язане погоджувати з ФСС РФ. Тому в такій ситуації період часу прийняття рішення довше, але він не повинен перевищувати 18 робочих днів з дати подання документів.
Також фонду потрібен час, щоб довести до заявника саме прийняте рішення. На це в будь-якому випадку відведено ще три робочих дні після прийняття (погодження) рішення.
«На руки» гроші ФСС за Спецоцінка не видає. Оплата Спецоцінка за рахунок ФСС відбувається шляхом заліку витрачених коштів в рахунок сплати внесків на травматизм. Іншими словами, на суму понесених витрат коригуються внески на травматизм, нараховані за поточний рік. Правда, не сподівайтеся, що всю вартість послуг по Спецоцінка вдасться «списати» за рахунок ФСС. У зарахувати можна взяти максимум 20% від страхових внесків на травматизм, які нараховані за попередній рік і скориговані на суму соцвиплат по травматизму. Тому, чим більше у вас внесків до нарахування, тим більша ймовірність, що ви зможете відшкодувати всю або, принаймні, більшу частину витрат, витрачених на оцінку робочих місць.
Наводимо формулу для розрахунку зазначеного ліміту:
Виходячи з наведених даних організація може претендувати на покриття витрат на проведення Спецоцінка максимум в 6000 руб. [(40 000 руб. - 10 000 руб.) × 20%].
Як тільки ФСС схвалить компенсацію, ТОВ зможе зарахувати витрати на Спецоцінка в рахунок внесків на травматизм.
У бухобліку витрати на Спецоцінка включають до витрат по звичайних видах діяльності (п. 5 і 7 ПБУ 10/99 «Витрати організації»):
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 60 (76, 70.)
- враховані витрати на проведення спеціальної оцінки умов праці за рахунок коштів організації.
Проведене відшкодування з ФСС збільшує інші доходи:
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 91 субрахунок «Інші доходи»
Безпосередньо заліку витрат на Спецоцінка в рахунок сплати внесків на травматизм відображається в обліку записом:
ДЕБЕТ 69 субрахунок «Розрахунки з ФСС з внесків на страхування від нещасних випадків і профзахворювань» КРЕДИТ 76
- Зменшено заборгованість по внесках на травматизм на суму витрат, які потрібні були для проведення Спецоцінка.
У податковому обліку. незалежно від того, яка система застосовується, відшкодування від ФСС в доходах не відбивається, адже економічна вигода тут не виникає.
Що стосується витрат, то в податковому обліку при ОСН витрати на проведення спеціальної оцінки умов праці, не покриті коштами ФСС, враховуються у складі інших витрат (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Вхідний ПДВ з послуг по проведенню Спецоцінка приймаються до відрахування в загальному порядку.
У податковому обліку при УСН ніякі витрати на Спецоцінка умов праці списати не вийде. Причина - сама буденна: подібні витрати не заявлені в закритому списку витрат, які дозволено враховувати на «спрощенку» (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Інша позиція - ризикована.