В силу виробничої необхідності працівника можуть направити у відрядження відразу з відпустки. Можлива й інша ситуація: співробітник залишився проводити відпустку в місці відрядження. У таких випадках у бухгалтерів виникають питання з приводу обліку вартості проїзду в цілях податку на прибуток та ПДФО. Розглянемо їх.
У разі направлення у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівнику витрати на проїзд (ст. 168 ТК РФ). З точки зору податку на прибуток вартість проїзду працівника до місця відрядження і назад до місця постійної роботи відноситься до витрат на відрядження і враховується в складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Що стосується ПДФО, в абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ сказано: при оплаті працедавцем платнику податку (тобто працівникові) витрат на відрядження і в середині країни, так і за її межі в дохід, що підлягає оподаткуванню, не включаються фактично вироблені і документально підтверджені цільові витрати на проїзд до місця призначення і назад. Таким чином, вартість проїзду до місця відрядження і назад під ПДФО не підпадає.
На практиці далеко не завжди працівник вирушає у відрядження з того місця, де трудиться. Та й після виконання службового завдання він може не повернутися до місця знаходження роботи. Особливо такі ситуації поширені в період відпусток.
Ситуація 1: їдемо у відпустку з відрядження
Отже, працівник спочатку їде з відпустки до місця відрядження, а потім повертається з неї до місця постійної роботи. Витрати на обидва квитка можна враховувати у витратах з податку на прибуток і не обкладати ПДФО.
Ситуація 2: проводимо відпустку в місці відрядження
Працівник після закінчення відрядження може залишитися в місці її проведення на час відпочинку. Погодьтеся, для працівника такий варіант дуже зручний. А для бухгалтера він обернеться головним болем. Пояснимо чому.
Більш тривале перебування співробітника в місці відрядження або більш ранній приїзд, пов'язані з відпусткою, можуть привести до суперечок з перевіряючими.