Відповідь на лист-скаргу
1. Дайте посилання на лист-скаргу.
Ми завжди зацікавлені в отриманні відгуків від наших клієнтів, оскільки це допомагає нам поліпшити наш сервіс.
Your detailed description of the damage was very helpful to us.
Ваше детальний опис пошкоджень було дуже корисним для нас.
2. Виразіть жаль з приводу предмета скарги.
We are very sorry to know (to hear) that.
На жаль, з'ясувалося, що.
We are very sorry to hear that 3 pianos of the wrong colour were sent.
Ми були дуже засмучені почути, щов були відвантажені 3 піаніно невідповідного кольору.
We were very sorry to know that you were dissapointed with the consigment of designer denim jeans.
Ми, на жаль, дізналися, що Ви були розчаровані якістю поставлених нами дизайнерських денім джинсів.
3. Поясніть, що викликало проблему.
We have investigated the matter and found that the mistake was due to.
Ми вивчили це питання і знайшли, що помилка була викликана.
This was largely due to circumstances beyond our control.
Це, в основному, відбулося з незалежних від нас причин.
I would, nevertheless, like to point out that.
Проте, я б підкреслив (вказав), що.
We have looked into this matter and found some confusion in the numbering of two different orders which were collected by our forwarding agent in Moscow.
Ми розібралися з цим питанням, і виявилося, що сталася плутанина в нумерації двох різних замовлень, які були зібрані нашим експедитором в Москві.
I can only assume that the forwarding agent made a mistake, and the contents of this case were intended for other customers.
Я можу тільки припустити, що експедитор зробив помилку (помилився), і вміст цього ящика (цієї упаковки) призначалося для іншого замовника.
4. Перерахуйте дії, які були зроблені Вами, щоб вирішити виниклу проблему негайно.
The goods you complained about has been withdrawn.
Товари, на які Ви скаржилися, були вилучені.
I am pleased to inform you that your order now is ready for despatch.
Я радий повідомляти Вам, що Ваше замовлення вже підготовлений до відвантаження.
We have already shipped replacements for the.
Ми вже відвантажили заміну (товарам).
5. Повідомте, що зроблено, щоб не повторити подібну помилку в майбутньому.
We have reviewed our .... and can assure you that similar mistakes will not happen again.
Ми перевірили нашу (службу доставки, експедицію і т.п.) .... і можемо запевнити Вас, що подібні помилки не повторяться в майбутньому.
Будьте впевнені, що подібні помилки не повторяться.
The new ....... procedures will ensure that this problem will not happen again.
Новий порядок (розрахунків, доставки, контролю якості та ін.) Гарантує, що ця проблема не повториться.
We will pay our special attention to proper packing in accordance with your special requirements.
Ми завжди будемо звертати нашу особливу увагу на відповідну упаковку товарів в повній відповідності з Вашими вимогами.
6. Принесіть ще раз свої вибачення за спричинені незручності. Якщо це доречно, запропонуйте компенсацію за завдану моральну і матеріальну шкоду.
We apologize for any confusion caused by the curcumstances beyong our control.
Ми приносимо свої вибачення за плутанину, викликану не залежними від нас обставинами.
Please accept our apologies for the inconvenience.
Будь ласка, прийміть наші вибачення за заподіяні незручності.
We were very sorry about the inconvenience you have experienced.
Ми дуже шкодуємо з приводу завданих Вам незручностей.
I apologize for the errors which were due to a fault in our computer, which has now been fixed.
Я приношу свої вибачення за помилку, викликану дефектом нашого комп'ютера, який ми вже відремонтували.
However, we sympathize with the inconvenience you have been caused and would like to offer you some sort of compensation.
Однак ми з співчуттям ставимося до заподіяною Вам незручностей і хотіли б запропонувати Вам деяку компенсацію.
Finally, we would like to apologize for the inconvenience you were caused and to thank you for your patience in this matter.
Нарешті, ми хотіли б вибачитися за завдані незручності і подякувати Вам за Ваше терпіння в цьому випадку.
We would, therefore, like to offer you a 5% discount on your next purchase.
Ми, таким чином, хотіли б запропонувати Вам 5% знижку при Вашому наступному замовленні.
7. Завершіть лист в оптимістичному тоні.
We look forward to hearing of the safe arrival of the replacements and to doing further business with you.
Ми сподіваємося, товари замість (дефектних, пошкоджених, недопоставлених та ін.) Прибудуть благополучно, і ми будемо працювати з Вами в майбутньому.
Ще раз я висловлюю моє співчуття за завдані незручності і сподіваюся на спільну роботу в майбутньому.
8. Ваші ім'я, підпис, посада.