Комунікації в організації - це складна, багаторівнева система, що охоплює як саму організацію і її елементи, так і її зовнішнє оточення. За характером сприйняття інформації комунікації діляться на: прямі, або цільові (в яких мета повідомлення закладена в його тексті); непрямі (в яких інформація закладена, скоріше, «між рядків»); змішані. За взаємодіє сторонам комунікації можна поділити наступним чином. Організаційні комунікації - це процес, за допомогою якого керівники розвивають систему надання інформації та передачі відомостей великій кількості людей всередині організації та окремим індивідуумам і інститутів за її межами. Вона служить необхідним інструментом в координації діяльності по всій вертикалі і горизонталі управління, дозволяє отримувати необхідну інформацію.
Організаційні комунікації поділяються на дві великі групи: зовнішні і внутрішні.
До зовнішніх відносяться комунікації, що представляють собою інформаційну взаємодію з зовнішнім середовищем. Сюди відносяться засоби масової інформації, органи державного регулювання і т.п.
До внутрішніх відносяться вертикальні і горизонтальні комунікації.
До горизонтальних належать комунікації між підрозділами одного рівня управління (відділи, служби, підрозділи). Між ними встановлюються рівноправні відносини, відносини координації дій. Комунікації по вертикалі (між рівнями управління) поділяються на комунікації по низхідній (від керівника до виконавця) і висхідній лінії. По низхідній передається інформація про прийняті рішення на вищих рівнях (поточні завдання, конкретні завдання, рекомендації). Ця інформація може передаватися з одного рівня на інший аж до виконавців. По висхідній передається інформація про виконання завдань, заходах в підрозділах, різні відомості і т.д. Іноді виникає ситуація, коли вирішення питання на низовому рівні вимагає втручання керівників вищої ланки (події, злочини та ін.). І тоді інформація сходами управління знизу передається на найвищий рівень.
Вертикальні комунікації для характеристики діяльності керівника підрозділяються на ряд підтипів. Такий підрозділ засноване на кількох критеріях одночасно і включає кілька методів з'єднання.
Міжособистісні комунікації - комунікації, здійснювані між людьми в ситуаціях «віч-на-віч» та в групах за допомогою слів і несловесних засобів спілкування.
Комунікації, здійснювані за допомогою технічних засобів, інформаційних технологій в сучасних умовах набувають найважливіше значення. Здійснюються за допомогою електронної пошти, телекомунікаційних систем, управлінських інформаційних технологій (УІС) і ін. Менеджери з допомогою УІС можуть, наприклад, звернутися до інших співробітників за інформацією, потрібною для вирішення проблем, а можуть також вивчити літературу про сучасні досягнення в будь-якої що цікавить їх області.
Вербальні комунікації - комунікації, здійснювані за допомогою усного мовлення як системи кодування.
Велику частину робочого часу багато менеджерів витрачають на особисте спілкування з іншими індивідами. Перевагами усних комунікацій є швидкість, спонтанність і можливість широкого використання невербальних сигналів одночасно зі словами.
Формальні комунікації - дозволяють упорядковувати і обмежувати інформаційні потоки; визначаються існуючими регламентами:
- організаційними (схема організаційної структури),
- функціональними (положення про відділи та служби, що містить розділ «Взаємозв'язки між підрозділами»).
Формальні комунікативні канали широко використовуються в організаціях, що мають ієрархічну структуру управління.
Комунікації виду «керівник - підлеглий» становлять абсолютну більшість всіх інформаційних обмінів в організації і займають особливе місце в сфері міжособистісних відносин. Поєднання безпосереднього характеру контакту з його иерархичностью - основні особливості даного типу обміну інформацією. Рідше він може здійснюватися і опосередковано - наприклад, у формі письмової вказівки, наказу та ін. В специфічному підтип комунікацій «керівник - підлеглий» перший є керівником вищої ланки, а другий (підлеглий) - також керівником, але нижчого ієрархічного рівня.
Комунікації виду «керівник - керівник» включають два різновиди: між керівниками паритетних підрозділів усередині організації і між керівником всієї організації і керівниками інших установ і організацій.
Для даних видів комунікацій характерна загальна риса - вони носять індивідуальний характер і розгортаються, як правило, при безпосередньому контакті. Дані комунікації включають в якості одного з комунікантів керівника (різноманітних ієрархічних рівнів), а в своїй сукупності вони характеризують «індивідуальну комунікативну вертикаль». Представлена вертикаль включає також комунікації виду «керівник - робоча група». Даний вид комунікації характеризується комбінованої індивідуально-колективної особливістю і реалізується в різних організаційних формах: нарадах керівника з робочими групами, звітами груп перед керівником, локальному інспектуванні, контрольних перевірках робочих груп та ін.
Внутрішньоорганізаційні комунікації поділяються за ознакою каналу спілкування на формальні і неформальні. Формальні комунікацій безпосередньо визначаються структурою організації, її провідними функціональними цілями і завданнями. Неформальні комунікації - це ті контакти, які реалізуються поза і крім формальних комунікативних каналів. Вони включають ряд різновидів:
1) неформальні контакти між рядовими членами організації;
2) неформальні зв'язки між керівником і підлеглими;
3) неформальні зовні комунікативні зв'язки керівника з середовищем (феномен «великих зв'язків» керівника).
Типова інформація, що передається по каналах поширення чуток: майбутні скорочення виробничих робітників; нові заходи з покаранням за запізнення; зміни в структурі організації; прийдешні переміщення і підвищення; детальний виклад суперечки двох керівників на останній нараді зі збуту; хто кого призначає побачення після роботи.
Усні повідомлення більш ефективні, коли потрібна негайна реакція інших співробітників, а подальша письмова «порція» інформації допомагає надати комунікації більш стійкий характер, що важливо, коли комунікація націлена на продовження в майбутньому. Усні повідомлення мають ту перевагу, що дозволяють зробити можливим безпосереднє пряме двостороннє спілкування між людьми (групами людей), в той час як письмові послання або однобічні, або вимагають часу для отримання відповіді.
Інформація, передана відправником без використання слів як системи, утворює невербальне послання, яке лежить в основі невербальної комунікації. Основні типи невербальної комунікації:
1) руху тіла (жести, вирази обличчя, очей, дотику, пози);
2) особисті фізичні якості (будова тіла, вага, зріст, запах тіла та ін.);
3) використання середовища (спосіб використання і відчуття зовнішнього оточення, манери приміщення себе в середовищі, дистанційна близькість в спілкуванні, почуття «своєї» і «чужий» території та ін.);
4) фізичне середовище (дизайн приміщення, меблів та інших об'єктів, декорації, чистота і охайність, освітленість, шум та ін.);
5) час (запізнення, ранній прихід, схильність змушувати чекати себе, культура часу, співвідношення часу і статусу);
6) специфіка мови (якості голосу, грамотність, частота мовлення, дикція, засміченість мови, сміх, позіхання та ін.).
Існує диференціація комунікацій за ознакою того етапу організаційного функціонування, на якому вони грають переважаючу роль. Це: комунікація при прийомі на роботу, при орієнтуванні в колі службових обов'язків, в самому процесі діяльності, в процесі її оцінки, в ході дисциплінарного контролю за нею.
Діалог - тип мовної комунікації, що здійснюється у вигляді словесного обміну репліками між двома, трьома і великим числом взаємодіючих співрозмовників. У вузькому сенсі двосторонній обмін інформацією між людьми як публічно, так і за допомогою мас-медіа. У більш широкому розумінні - горизонтальна передача інформації, в процесі якої комунікатор і реципієнт беруть рівноправну участь. Дискусія - публічне обговорення якого-небудь спірного питання, проблеми; суперечка. Найважливішими характеристиками дискусії, що відрізняють її від інших видів спору, є публічність (наявність аудиторії) і аргументованість. Обговорюючи спірну (дискусійну) проблему, кожна сторона, опонуючи співрозмовнику, аргументує свою позицію. Дискусія являє собою різновид спору як словесного змагання.
Бесіда - метод отримання інформації на основі вербальної (словесної) комунікації; питально-відповідна колективна форма обговорення різних проблем з певною метою. В організації бесіда може проводитися у формі наради і засідання, які поділяються на диктаторські (автократичні), Сегрегативное, дискусійні і вільні.
На автократичному нараді керівник задає питання по черзі кожному учаснику і вислуховує відповіді. На інформаційній нараді до відома працівників доводиться нова службова інформація. На Сегрегативное засіданні керівником або спеціальним особою робиться доповідь, а потім проводяться дебати. У дебатах може брати участь один або кілька співробітників за вибором керівника. Дискусійне засідання зводиться до вільного обміну думками та до вироблення спільного рішення, при цьому учасники можуть вільно висловлювати свої думки, відкрито виступати проти точки зору керівника. Вільне засідання проводиться без заздалегідь підготовленій порядку денного. На ньому, як правило, не приймаються відповідальні рішення.
Переговори - процес, в якому виробляються взаємоприйнятні позиції сторін, відбувається обмін думками з метою з'ясувати точки зору сторін і прийняти рішення.
Брифінг - спеціально підготовлена зустріч з журналістами для короткого повідомлення про діяльність керівних органів (парламент, уряд та ін.), А також про поточні події, які зачіпають інтереси органів влади і населення. Зазвичай брифінг представляє собою коротку зустріч офіційних осіб, представників комерційних або інших структур з працівниками ЗМІ, на якій висловлюється позиція з певного питання.
Прийом з особистих питань - процес взаємодії керівника з співробітниками з метою з'ясування неслужбових питань, що виникають у них.