Відділ кадрів часто займається не тільки рішенням поточних питань кадрового діловодства, а й зберіганням завершених документів з особового складу - по суті, виконує функції архіву організації. У якому порядку повинна здійснюватися видача архівних довідок? Як правильно оформити супутні документи?
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- як складається запит про видачу архівних довідок;
- як правильно обробити запит про видачу архівних довідок;
- як повинна виглядати архівна довідка.
Читайте по темі в електронному журналі
Обробка запиту про видачу архівних довідок
Роботодавцю рекомендується розробити і затвердити єдиний регламент видачі архівних довідок, копій і виписок - локальний акт, що залишається в довільній письмовій формі і містить повний перелік діючих в рамках організації правил видачі та оформлення документів такого роду. Регламент обов'язково повинен містити такі реквізити:
- найменування організації;
- вид документа і дату його затвердження;
- найменування органу, що затвердив документ;
- детально розписані правила обробки запитів і видачі архівних довідок, копій, виписок і оригіналів архівних документів.
Якщо керівництво організації вважає недоцільним твердження окремого регламенту, можна закріпити правила видачі архівної документації в інших локальних актах, наприклад у положенні про кадрову службу або інструкції з діловодства. Завантажити зразок регламенту можна тут.
Як оформити запит на видачу архівних довідок?
Організація, що займається видачею архівних довідок, веде облік використання всіх архівних документів (абз. 6 п. 1.3.3 Правил роботи архівів). Зазвичай надійшли запити фіксуються в спеціальному реєстраційному журналі або на окремих картках, які в подальшому переміщуються в загальну картотеку. Роблячи новий запис в реєстраційному журналі, потрібно вказати:
Реєстраційний номер запиту може складатися з літерного індексу (перших літер прізвища працівника, про який запитується інформація) і діловодного номера, наприклад «ОК-11 / Сем».
Зразок журналу представлений в нашій базі кадрових документів.
Видача архівних довідок: нюанси оформлення
Інформаційні документи (довідки, виписки, копії) відправляються звичайним листом, справжні документи - цінним. Крім того, допускається видача архівних довідок особисто в руки заявникам, під підпис, але тільки за умови пред'явлення документа, що посвідчує особу. Практикується і видача довідок по нотаріально завіреної довіреності (п. 8.2.4 Правил роботи архівів) родичам особи, що відправив запит.
Анонси майбутніх номерів