Як бути, якщо працівник звільняється, а річну відпустку вже відгуляли? В цьому випадку при дотриманні певних умов роботодавець має право провести утримання за невідпрацьовані дні відпустки при звільненні. Розглянемо законні підстави і порядок відображення в обліку подібних розрахунків з персоналом.
Коли виникає відпустку авансом?
Згідно ст. 122 ТК право на щорічну відпустку виникає у фізособи через півроку після початку діяльності за трудовим договором, а при узгодженні з роботодавцем, - і раніше визначеного терміну. Тривалість чергового відпочинку не може бути менше 28 календарних днів (ст. 115). У разі розірвання взаємин з ініціативи співробітника компанія може утримати при звільненні видані суми за відпустку, надану авансом.
Підстава - отримання співробітником відпускних за майбутній календарний рік, який відпрацьований в повному обсязі. Право утримання переплат роботодавцем з метою остаточного розрахунку з персоналом дається організаціям ст. 137 ТК, де перераховані актуальні юридичні підстави стягнення сум.
Не дозволяється здійснювати утримання по відпустках авансом при звільненні:
- У зв'язку з відмовою працівника переводитися на інше місце зайнятості з медичних причин або за відсутності відповідного виду роботи на підприємстві.
- Унаслідок ліквідації компанії або індивідуального підприємця.
- У зв'язку з офіційним скороченням персоналу компанії / ВП.
- Унаслідок зміни власника бізнесу.
- Внаслідок призову працівника на військову або альтернативну цивільну службу.
- При відновленні за рішенням інспекції праці або судових органів раніше звільненого співробітника.
- Унаслідок медичного невідповідності стану здоров'я виконання трудових обов'язків.
- У зв'язку зі смертю ВП.
- За різних обставин, визнаними Урядом України форс-мажорними.
Якщо хоча б одне з наведених підстав говорити про, роботодавець не має права здійснювати утримання при звільненні за наданий авансом відпустку. Якщо ж припинення трудових зобов'язань відбувається з інших причин, рішення про стягнення зайво виданих сум повинно бути прийнято не пізніше 1 місяця з моменту закінчення періоду, встановленого для повернення заборгованості.
Утримання за використаний авансом відпустку при звільненні - яким способом?
Якщо співробітник відгуляв відпустку авансом і звільняється, утримання перевитрати виконується з урахуванням нормативних вимог ст. 138 ТК. Згідно з Кодексом, встановлюється обмеження загального розміру всіх утримань в 20% при кожній виплаті заробітку. Якщо ж сума переплати за відпускними виплатами перевищує вказану межу, співробітник може в добровільному порядку погасити борг шляхом повернення готівки в касу організації або через безготівковий переказ на банківський рахунок.
Коли фізособа відмовляється повертати кошти, стягнути суму роботодавець може тільки в судовому порядку. Так як склалася судова практика з цього питання відрізняється суперечливістю, рекомендується завершувати всі розрахунки при звільненні співробітників. Уникнути утримань по відпустках, наданим авансом за наступний рік, можна за допомогою підписання угоди про прощення заборгованості. При цьому у роботодавця виникає необхідність виключення величини таких витрат з обгрунтованих - відповідні роз'яснення містить лист УФНС по м Москві № 20-12 / 061148 від 30.06.08 р Це веде до обов'язкової коригування податку з прибутку. Перераховувати страхові внески не потрібно (лист Мінфіну № 03-03-05 / 85 від 23.04.10 р).
Як виконати перерахунок зайвих відпускних
Для розрахунку суми авансових відпускних необхідно визначити число невідпрацьованих днів, уточнити інформацію по середньоденного заробітку, обчислити величину перевитрати. Кількість невідпрацьованих днів розраховується за спеціальною формулою:
Число днів = Тривалість чергової відпустки в днях / 12 х Кількість фактично відпрацьованих місяців.
З метою бухгалтерського і податкового обліку всі коригування робляться в місяці звільнення працівника, минулі періоди при цьому залишаються без змін. Цей порядок стосується податку на прибуток. ПДФО. а страхові внески перерахунку не підлягають.
Далі вважаємо відпрацьовані дні = 28/12 х 3 = 7 календарних днів. Провести утримання необхідно за (28 - 7) = 21 календарний день.
Розрахунок суми утримання = 21 день х 571 руб. = 11 991 руб.
Для відображення операції утримання відпускного авансу бухгалтер виконує сторнировочную проводку:
Д 20 (інші рахунки витрат) До 70 на 11 991,00 руб.