C тоит говорити про важливість ділової переписки. Значні правочини та маленькі угоди - багато питань вам допоможе вирішити ділове лист. Професійно написаний лист дає хорошу перспективу розвитку партнерських відносин.
Ділові листи умовно можна поділити на три типи - ознайомчі ділові листи, уточнюючі листи і супровідні листи до пакетів з інформацією.
Діловий лист
Ділове листування Поради для створення успішних ділових листів:
- Пишіть в листі про клієнта, а не про себе
- Надайте інформацію про себе або нагадайте одержувачу хто ви
- Розділіть лист на блоки
- Направте одержувача на наступні дії
- Стислість ділового листа
- Покажіть, що ви розумієте їхню компанію, надайте телефону лист
- Використовуйте цифри і статистику
- Ідеї для бізнесу
- перечитайте лист
Пишіть в листі про клієнта, а не про себе
Найменш розташовує до себе слово в діловому листі - "я", а саме ефективне слово - "ви". Ніколи не починайте лист з "я", тому що читач, можливо, ніколи не прочитає друге слово. Все зводиться до торгівлі вигодою - ваші потенційні клієнти цікавляться не особливостями ваших послуг або виробів, а тим, яку користь їм можуть принести ваші вироби або послуги. Потрібно підходити до цього пункту особливо трепетно.
Замініть "Ми пропонуємо вам створення сайту і просування сайту" на "Ви отримаєте додаткові замовлення і представництво компанії в інтернет".
Надайте інформацію про себе або нагадайте одержувачу хто ви
Як правило, необхідно почати ваш лист з короткого вступу про те, ким ви є і чим займаєтеся. Це є невід'ємною частиною ознайомлювального листа, але якщо ви вже говорили з цією людиною і він вас знає, відновіть враження від попереднього контакту.
Наприклад: "Розмова з вами в минулий вівторок був дуже важливим.« Студія 3х3 »- може збільшити продажі Вашої продукції, шляхом збільшення цільових відвідувань вашого веб-сайту".
Але, пам'ятайте, що перевантажувати інформацією про себе на самому початку листа не потрібно. Тільки коротко, щоб читач зробив замітку і все. Далі у Вас буде можливість ще розширити інформацію про себе.
Розділіть лист на блоки
Інформацію потрібно дозувати, вигоди чергувати з пропозицією.
Направте одержувача на наступні дії
Стислість ділового листа
Практика показує, що мало хто вичитує довгі листи. У довгих листах відразу відкидаються цілі блоки інформації і шансів "обробити" одержувача значно падають. Тому, діловий лист має бути на одній сторінці.
Багато одержувачів дивляться негайно в кінець сторінки, щоб побачити, чи є там підпис, щоб знати, від кого прибув лист. Необхідність уміститися на одній сторінці також змусить вас бути точним, так як хаотичне лист - неефективне лист.
Надайте телефону діловий лист конкретної компанії
Ви отримаєте часточку довіри, якщо покажете, що обізнані про нюанси діяльності компанії вашого клієнта. Це особливо важливо, коли ви хочете отримати великого корпоративного клієнта. Коротко поговоріть про їх марці, іміджі та потребах.
Наприклад: «Glorytek» має репутацію надійного партнера, який забезпечує чудове обслуговування і ставить на перше місце потреби клієнта »або« Це величезна відповідальність бути власником «Microsoft».
Використовуйте цифри і статистику
Підкріпіте ваші заяви статистикою. Це покаже, що ви розумієте проблеми їхнього бізнесу, демонструючи, що ваша продукція або послуги можуть вирішити ці проблеми. Це також дає вашому потенційному клієнту підставу підтримати вашу продукцію або послуги всередині своєї компанії.
Ідеї для бізнесу
Ваше ділове лист, по суті, є свого роду коротким діловою пропозицією, так що ви повинні показати, що ви думаєте про потреби ваших потенційних клієнтів. Ви можете сумніватися, чи оголошувати ваші кращі ідеї в листі, побоюючись, що потенційні клієнти використовують їх і не стануть співпрацювати з вашою компанією. Це помилка.
Повідомляючи ваші ідеї в листі, ви змусите ваших потенційних клієнтів відчути, що вони вже отримали дещо, і що вони отримають вигоду з вашої продукції або послуг. Що ще більш важливо, ви продемонструєте свої творчі здібності, компетенцію в даній області і важливість для вас інтересів вашого потенційного клієнта.
При цьому не варто забувати, що правило стислості теж існує. А будь-яка бізнес-ідея вимагає розгорнутого уявлення. Це ще одне підтвердження, що ідею в діловому листі дати можна. Вона повинна зацікавити, не більше того. Деталі будуть пізніше.
Перечитайте діловий лист ще раз
Ну і найголовніше, що не повинно бути помилок.