При прийомі організацією цінностей на зберігання складається акт прийому-передачі ТМЦ за уніфікованою формою МХ-1. У яких випадках це необхідно? Організація має право приймати майно, яке належить іншим особам або організаціям, на зберігання, зобов'язуючись забезпечити його збереження на платній або безоплатній основі. Таким чином, як охоронці можуть виступати як компанії, для яких це є підприємницькою діяльністю (склади, банки і т.д.), так і підприємства, які здійснюють цю діяльність безоплатно (наприклад, бібліотеки, театри, поліклініки).
При передачі ТМЦ на відповідальне зберігання сторона, що здає цінності, і сторона, яка приймає їх на зберігання, укладають між собою договір зберігання в письмовій формі. Варто зазначити, що компанії, для яких зберігання цінностей є підприємницькою діяльністю, замість укладання такого договору можуть видавати складські свідоцтва, в якому визначаються терміни і умови зберігання матеріальних цінностей.
Якщо ТМЦ отримані на зберігання на підставі договору, то крім договору підтверджуючими документами прийому ТМЦ, зокрема, буде акт прийому-передачі товарно-матеріальних цінностей на зберігання за уніфікованою формою № МХ-1. Якщо організація прийняла ТМЦ на відповідальне зберігання з яких-небудь іншими договорами (наприклад, купівлі-продажу з переходом права власності після оплати), то крім самого договору обґрунтуванням можуть бути документи, які були оформлені при передачі ТМЦ, зокрема, товарна накладна (наприклад , за формою ТОРГ-12) або накладна на відпустку матеріалів (наприклад, форма М-15).
Зразок заповнення уніфікованої форми МХ-1
Організація, яка отримала товар на зберігання, після підписання акту про передачу на зберігання несе повну відповідальність за збереження отриманих цінностей. Тому дуже важливо правильно і точно описати передається товар або іншу матеріальну цінність, а також її вартість.
В основній частині акта вам необхідно заповнити підставу складання акта: що прийнято на зберігання, на який термін. Далі йде таблиця, яка складається з 9 граф:
- Номер товару по порядку;
- Назва товару і вид упаковки;
- код;
- Характеристика ТМЦ;
- Найменування одиниці виміру;
- Код по ОКЕІ;
- Кількість / маса;
- Ціна;
- Вартість.
Далі, під таблицею з описом переданого на зберігання товару, вам необхідно описати умови зберігання і особливі відмітки, якщо такі є. Заповнений бланк підписують здає на зберігання (посада / підпис) і співробітник, який приймає ТМЦ на зберігання.
Щоб заповнити бланк швидко і без помилок, ознайомтеся з зразком заповнення акту МХ-1:
