Трудовий договір з працівником в 2019 році

Процедура оформлення співробітника за трудовим договором складається з наступних етапів:

Отримання документів від працівника.
Ознайомлення співробітника з локальними нормативними актами.
Укладення трудового договору.
Оформлення і реєстрація документів на працівника.
Внесення запису до трудової книжки.

Розглянемо кожен з них більш детально:

1. Отримання документів від працівника

При оформленні на роботу нового співробітника від нього необхідно отримати пакет документів. Залежно від посади і висунутих до неї вимог цього переліку може змінюватися.

Паспорт або замінюючий його документ (наприклад, тимчасове посвідчення особи за формою № 2П, свідоцтво про народження, документ, що підтверджує особу іноземного громадянина).
Трудова книжка (детально про ведення, зберіганні та внесення даних до трудової книжки тут).
СНІЛС (страхове свідоцтво обов'язкового пенсійного страхування).
Військовий квиток або посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу (якщо приймається на роботу співробітник є військовозобов'язаним).

Примітка. якщо працівник не має трудової книжки і СНІЛС (перше місце роботи), то роботодавець зобов'язаний їх оформити. Виняток становить прийом на роботу дистанційних співробітників, коли трудовий договір укладається шляхом обміну електронними документами. В даному випадку працівник сам отримує СНІЛС в відділенні ПФР і направляє відомості про нього роботодавцю.

Диплом або інший документ, що підтверджує наявність освіти (атестат і т.п.).
Довідка про проходження медогляду або медична книжка. Потрібно у випадках, коли посада вимагає проходження обов'язкового медогляду (див. Слайдер нижче);
Довідка про наявність (відсутність) судимості (обов'язкова для подання при влаштуванні на посаду педагогічного працівника, держслужбовця, судового пристава, працівника митних органів і т.д.).
ІПН (при його наявності). Відсутність ІПН не може бути перешкодою для прийняття співробітника на роботу, так як воно не включено до переліку обов'язкових документів і відмова в прийомі на роботу за фактом відсутності зазначеного документа є необгрунтованим.
Закордонний паспорт .
Довідка 2-ПДФО (необхідна, в разі якщо працівник хоче отримувати податкові відрахування).
Довідка про суму з / п за останні 2 роки (необхідна для розрахунку допомоги по лікарняним в разі, якщо розрахунок проводитиметься виходячи із заробітної плати у попередніх роботодавців).
Дозвіл на роботу (патент) - для іноземних громадян і осіб без громадянства, якщо здійснення трудової діяльності без зазначених документів неможлива.
Медичний висновок про відсутність протипоказань для роботи на Крайній Півночі (якщо співробітник приймається на роботу в зазначений регіоні).
Відомості про доходи та майно чоловіка (дружини), неповнолітніх дітей. Надання зазначеного документа обов'язково для держслужбовців, співробітників Центробанку (на ряд посад), муніципальних службовців.
Заява про прийом на роботу. Складання заяви про прийом не є обов'язковою умовою для укладення трудового договору і його відсутність не може бути підставою для відмови в прийнятті на роботу. Виняток становлять лише державні та муніципальні службовці зобов'язані скласти цю заяву.

Кому необхідно проходити медичний огляд при влаштуванні на роботу

Неповнолітні.
Працівники шкідливих виробництв і виробництв з небезпечними умовами праці.
Працівники, пов'язані з рухом транспорту.
Співробітники, яких приймають на роботу в райони Крайньої Півночі та інших прирівняних до нього місцевостей.
Працівники, прийняті на вахтовим роботу.
Громадяни, яких приймають на роботу в сферу громадського харчування, торгівлі, водопровідних споруд, медпослуг, дитячого освіти (дитячі садки, школи тощо).
Співробітники, що приймаються на підземні роботи.
Інші співробітники, обов'язковість проходження медогляду яких, встановлена законодавством РФ.

2. Ознайомлення співробітника з локальними нормативними актами

Перед укладенням трудового договору, співробітника необхідно ознайомити з локальними нормативними актами. Ці документи розробляються роботодавцем самостійно, з урахуванням напрямку його діяльності. З одними з них ознайомлення є обов'язковим, з іншими - тільки при їх наявності в організації.

Документи, обов'язкові для ознайомлення:

Документи, обов'язкові для ознайомлення тільки при їх наявності в організації:

У разі якщо в трудовому договорі відсутній перелік виконуваних співробітником обов'язків, вони прописуються в посадовій інструкції, яка є, в свою чергу, невід'ємною частиною договору. Уніфікованої форми даного документа немає - вона розробляється роботодавцем самостійно і є його внутрішнім локальним документом.

Примітка. якщо посадова інструкція не підписана працівником, то застосувати до нього заходи стягнення за невиконання прописаних в інструкції обов'язків, не можна.

Після того, як працівник був ознайомлений з локальними нормативними актами, він повинен розписатися в листі ознайомлення, після чого лист зшивається з актом, нумерується та скріплюється печаткою та підписом посадової особи.

3. Укладення трудового договору

Трудовий договір укладається в письмовій формі і складається в двох примірниках: один віддається працівникові, другий залишається у роботодавця. При цьому на примірнику, що залишився у роботодавця, повинна стояти підпис працівника, який отримав договір.

Примітка. привласнення номерів трудовими договорами законом не передбачено, але може бути введено роботодавцем для спрощення обліку та ідентифікації зазначених документів. Також закон не вимагає проставлення печатки в трудовому договорі для організацій - ТОВ і АТ.

Трудовий договір повинен в обов'язковому порядку містити передбачені законодавством відомості. Їх відсутність в договорі робить даний документ недійсним. Крім обов'язкових умов, роботодавець може внести в договір додаткові, але вони при цьому не повинні погіршувати становище працівника.

Обов'язкові умови для включення в трудовий договір:

зразки заповнення

Зразок трудового договору з внутрішнім сумісником (скачати).

Зразок трудового договору з зовнішнім сумісником (скачати).

Зразок трудового договору з дистанційним співробітником (скачати).

Зразок трудового договору з генеральним директором (скачати).

4. Оформлення та реєстрація документів на працівника

Після оформлення трудового договору на співробітника необхідно скласти:

Наказ про прийом на роботу

Наказ про прийом на роботу складається після оформлення трудового договору за уніфікованою формою № Т-1 або № Т-1а. Зазначений документ підтверджує факт прийняття співробітника на роботу, а також є підставою для внесення відомостей до трудової книжки та особової картки працівника.

Більш детально з порядком і зразками заповнення наказу про прийом на роботу ви можете ознайомитися тут.

Особова картка працівника

Особистий рахунок

Картками особового рахунку складається для щомісячного відображення відомостей про заробітну плату, виплаченої протягом року. Документ оформляється співробітником бухгалтерії за формами Т-54 і Т-54а.

Більш детально з порядком і зразком заповнення картки особового рахунку ви можете ознайомитися тут.

Картка індивідуального обліку нарахованих виплат та страхових внесків.

Зазначений документ використовується для обліку сум нарахованих виплат та інших винагород, сум страхових внесків, що відносяться до них, щодо кожної фізичної особи, на користь якого здійснювалися виплати.

Нову форму картки, рекомендовану ПФР і ФСС можна скачати тут.

Зразок заповнення картки можна скачати тут.

Примітка. рекомендована ФСС і ПФР форма не є обов'язковою до застосування, в зв'язку з чим роботодавець на її основі (з урахуванням рекомендацій зазначених органів) може розробити зручну для себе форму.

Податковий регістр по доходах і ПДФО

Роботодавці, які уклали трудовий і цивільно-правової угоди, зобов'язані вести облік доходів працівників і сум обчисленого й утриманого з даних доходів ПДФО. Зазначений документ не має обов'язкової уніфікованої форми, в зв'язку з чим роботодавець зобов'язаний самостійно розробити його форму.

Регістр по доходах і ПДФО повинен містити такі обов'язкові відомості:

ПІБ співробітника.
ІПН або паспортні дані.
Статус платника податків (резидент / нерезидент).
Суми виплачених працівникові доходів і наданих податкових відрахувань.
Дати виплати доходу.
Суми обчисленого й утриманого ПДФО.
Дати утримання та перерахування ПДФО.
Реквізити платіжних дорученням на перерахування прибуткового податку до бюджету.

Зразок заповнення податкового регістра по доходах і ПДФО (скачати).

5. Внесення запису до трудової книжки

Роботодавець зобов'язаний вести трудові книжки кожного зі своїх співробітників якщо вони пропрацювали в організації понад п'ять днів. Виняток становлять лише сумісники.

Примітка. дані про укладення цивільно-правового договору в трудову книжку не вносяться.

Загальні правила заповнення трудової книжки

При заповненні трудової книжки необхідно дотримуватися таких правил:

Відомості вносяться відповідно до наказу про прийом на роботу;
дані вносяться тільки роботодавцем, або його посадовою особою, уповноваженою на те відповідним наказом;
відомості вносяться пір'яний, гелевою або кульковою ручкою чорного, синього або фіолетового кольору;
заповнення книжки починається з графи 3, в якій має бути вказано повне та скорочене найменування організації. Допускається замість цього поставити печатку із зазначенням найменування. Якщо працівник приймається до філії - вказується найменування головної організації;
після графи 3 заповнюється графа 1 в якій вказується порядковий номер запису. При внесенні запису повинен дотримуватися порядок наскрізної нумерації. Тобто, якщо попередній запис була під номером 8, наступна буде під номером 9;
в графі 2 необхідно вказати дату початку роботи відповідно до наказу. Відомості вносяться арабськими цифрами;
в графі 3 (навпроти дати початку роботи) необхідно вказати посаду, спеціальність чи професію із зазначенням кваліфікації на яку прийнято працівника і найменування підрозділу в якому він буде працювати;
в графі 4 вказується дата і номер наказу про прийом на роботу;