Цікаво буде ознайомитися.
Податковий облік
П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК Україна встановлено обов'язок платника податку протягом чотирьох років забезпечувати схоронність даних бухгалтерського та податкового обліку та інших документів, необхідних для обчислення і сплати податків, в тому числі документів, що підтверджують отримання доходів, здійснення видатків (для організацій та індивідуальних підприємців), а також сплату (утримання) податків.
Зверніть увагу!
Термін зберігання «постійно» документів в організаціях, які не є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, не може бути менше десяти років.
Термін зберігання «до відпадання потреби» не може бути менше одного року.
Відмітка «ЕПК» ( «ЦЕК», «ЕК») в Переліку означає, що частина документів може бути віднесена до терміну зберігання «постійно».
12 розділів Новий Перелік складається з 12 розділів:
- розділ 1 включає документи, що відображають розпорядчі, організаційні функції управління, функції контролю, а також правове забезпечення управління, організацію документаційного забезпечення управління та зберігання документів організаціями;
- розділи 2-4 включають документи, послідовно розкривають планування, ціноутворення, фінансування, кредитування, облік і звітність;
- розділ 5 містить документи про організацію і здійснення економічних, науково-технічних, культурних та інших зв'язків організацій;
- розділ 6 включає документи про інформаційне обслуговування діяльності організацій;
- розділ 7 включає документи з організації праці, нормування праці, тарифікації, оплаті праці, охорони праці;
- розділ 8 містить документи про роботу з кадрами: прийом, переміщення, звільнення працівників, підвищення їх кваліфікації, проведення атестації, а також нагородження;
- розділ 9 містить документи про матеріально-технічне забезпечення діяльності та організації зберігання майново-матеріальних цінностей;
- розділ 10 включає документи по адміністративному і господарському обслуговуванню організацій: дотримання правил внутрішнього розпорядку, експлуатації службових будівель, транспортного обслуговування, внутрішнього зв'язку, забезпечення безпеки організацій;
- розділ 12 містить документи, що відображають організацію діяльності первинних профспілкових та інших громадських організацій (об'єднань).
Розглянемо, для яких нових документів встановлено терміни зберігання і для яких документів терміни зберігання змінені.
Бухгалтерський облік і звітність
Терміни для нових документів
субсидії
Звіти про субсидії, субвенціях, отриманим з бюджетів: річні слід зберігати постійно, піврічні, квартальні - 5 років.
МСФЗ
Бухгалтерська (фінансова) звітність за міжнародними стандартами фінансової звітності або іншим стандартам зберігається постійно.
Листування про строки та розмір орендної плати підлягає зберіганню протягом 5 років.
Валюта Встановлено строки зберігання звітів про платежі і надходження валюти:
- зведені річні - постійно;
- річні - постійно;
- квартальні - 3 роки (при відсутності річних - постійно);
- місячні - 1 рік (при відсутності річних і квартальних - постійно).
Дорогоцінні метали
Звіти по дорогоцінним металам зберігаються 5 років за умови проведення перевірки (ревізії).
5 років Протягом 5 років слід зберігати:
- документи (таблиці, акти, розрахунки) щодо додаткового оподаткування за певний період часу через перегляд податкового законодавства;
- реєстри розрахунку земельного податку;
- податкові декларації (розрахунки) юридичних осіб за всіма видами податків;
- податкові картки з обліку доходів та податку на доходи фізичних осіб (ф. № 1-ПДФО) (за умови проведення перевірки (ревізії). При відсутності особових рахунків - 75 років);
- декларації і розрахунки авансових платежів по страхових внесках на обов'язкове пенсійне страхування (при відсутності особових рахунків або відомостей нарахування заробітної плати - 75 років);
- відомості про доходи фізичних осіб (при відсутності особових рахунків або відомостей нарахування заробітної плати - 75 років).
Реєстрів відомостей про доходи фізичних осіб слід зберігати 75 років.
Протягом 5 років підлягають зберіганню:
- документи (рішення, довідки, звіти, заяви, листування) про реструктуризацію заборгованості по страхових внесках;
- документи (списки об'єктів оподаткування, переліки пільг, пояснення, відомості, розрахунки) з розрахунку податкової бази юридичними особами за податковий період.
дивіденди
Термін зберігання відомостей на видачу дивідендів - 75 років.
ФСС України
Річні розрахункові відомості по відрахуванню страхових внесків до ФСС України зберігаються постійно. Квартальні - 5 років (при відсутності річних - постійно. З наростаючим підсумком за IV квартал - постійно).
Страхування
Звіти по перерахуванню грошових сум з державного і недержавного страхування слід зберігати постійно.
Зверніть увагу!
Постійний термін зберігання встановлено для Книг обліку доходів і витрат організацій та індивідуальних підприємців, які застосовують спрощену систему оподаткування.
Рухоме майно
Протягом 10 років після продажу слід зберігати документи (заявки, акти оцінки, листування та ін.) З продажу рухомого майна.
Нерухоме майно
Постійному зберіганню підлягають акти про передачу прав на нерухоме майно та угод з ним від колишнього до нового правовласнику (з балансу на баланс).
Протягом 5 років після закінчення терміну дії договору підлягають зберіганню договори страхування цивільної відповідальності.
Цивільно-правові договори
Встановлено 5-річний термін зберігання (після закінчення терміну дії договору) для договорів:
- дарування;
- підряду з юридичними особами;
- возмездного надання послуг (консультаційних, інформаційних, послуг з навчання) працівникам;
- найму;
- міни;
- по заставі майна організації. При цьому документи по заставі нерухомого майна зберігаються постійно.
Аналітичні документи (таблиці, доповіді) до річної бухгалтерської (бюджетної) звітності слід зберігати протягом 5 років (раніше - постійно).
було
Раніше документи (протоколи, акти, висновки) про розгляд і затвердження квартальних балансів і звітів зберігалися 5 років.
стало
Тепер всі документи (протоколи, акти, висновки) про розгляд і затвердження бухгалтерської (бюджетної) звітності слід зберігати постійно.
Не тільки робочий план рахунків, форми первинних облікових документів, а й інші документи облікової політики підлягають зберіганню протягом 5 років.
Зверніть увагу!
З 5 років до 4 років скорочений термін зберігання рахунків-фактур.
інвалюта
Замість постійного встановлений 10-річний термін зберігання оперативних звітів по рахунках в іноземній валюті за кордоном (після закриття рахунку).
Гарантійні листи 5-річний термін зберігання гарантійних листів відраховується після закінчення терміну гарантії.
Податковий облік
Свідоцтва про постановку на облік в податкових органах тепер слід зберігати не 5 років, а постійно.
підписи
Зразки підписів матеріально відповідальних осіб як і раніше підлягають зберіганню до відпадання потреби, але не менше 5 років.
Трудові відносини
Страхові поліси
Постійно слід зберігати поліси страхування цивільної відповідальності небезпечних виробничих об'єктів.
шкідлива робота
Протягом 75 років підлягають зберіганню документи (акти, доповідні записки, висновки) про скорочення робочого дня в зв'язку з важкими, шкідливими, небезпечними умовами праці.
Спецодяг
Документи (доповідні записки, акти, висновки, листування) про забезпечення робітників і службовців спеціальним одягом, взуттям, спеціальним харчуванням зберігаються 3 роки.
При відсутності інших документів про важких, шкідливих і небезпечних умовах праці акти, висновки - 75 років.
Облік робочого часу
5 років замість 1 року тепер слід зберігати табелі (графіки), журнали обліку робочого часу.
А при важких, шкідливих і небезпечних умовах праці - 75 років.
Атестація робочих місць
З 5 до 45 років збільшено термін зберігання документів (положень, протоколів, рішень, пропозицій, висновків, переліків стандартів і норм, переліків робочих місць, обгрунтувань, даних, інформації, відомостей робочих місць, карт атестації робочих місць, планів про атестацію робочих місць за умовами праці).
При важких, шкідливих і небезпечних умовах праці термін зберігання - 75 років.
кадрове забезпечення
Відрядження
5-річний термін зберігання після повернення з відрядження встановлено для посвідчень про відрядження.
Для працівників, направлених у відрядження в райони Крайньої Півночі і прирівняні до них місцевості, - 75 років.
Виїзні справи фахівців, відряджених на роботу за кордоном, зберігаються 75 років.
Книги, журнали, картки обліку реєстрації прибуття і виїзду співробітників і членів їх сімей, спрямованих в закордонні представництва та установи Укаїни, міжнародні організації, слід зберігати 75 років.
Книги, журнали, картки обліку працівників, які вибувають у службові закордонні відрядження, зберігаються 10 років.
персональну
ні дані
Документи (заяви працівника про згоду на обробку персональних даних, відомості, повідомлення) про суб'єкта персональних даних слід зберігати 75 років.
трудові книжки
5-річний термін зберігання встановлено для книг, журналів, карток обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, видачі загальногромадянських і закордонних паспортів.
А книги, журнали, картки обліку видачі (обліку руху) трудових книжок і вкладишів до них слід зберігати не 50 років, як було раніше, а 75 років.
Зарплата
З 3 до 5 років збільшено термін зберігання книг, журналів, карток обліку видачі довідок про заробітну плату, стаж, місце роботи.
Невостребо-
ванні документи
Незатребувані справжні особисті документи (трудові книжки, дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва) зберігаються 75 років (було - 50 років).
Чи не знайшли відповідь? Задайте питання!