При направленні працівника у службове відрядження необхідно правильно оформити всі супутні документи. У цій статті ми розглянемо основний з них - наказ про направлення працівника у службове відрядження.
Крім ключових рекомендацій щодо складання цього документа ми торкнемося і інші теми, а саме:
- терміни зберігання наказів на відрядження;
- особливості зберігання наказів на відрядження.
Складання наказу на відрядження
Щоб вести документацію по відрядженнях в повній відповідності з вимогами законодавства, доводиться враховувати безліч нюансів. Почнемо з того, що службове відрядження - це напрямок працівника за розпорядженням керівника в поїздку за межі місця постійної роботи на певний термін для виконання службових доручень. Таким чином, навіть направлення працівника у службових справах до філії компанії теж є відрядженням, і для такої поїздки також потрібно видавати наказ, виплачувати добові і т.д.
Важливо пам'ятати, що у відрядження не можна відправити людину, що виконує роботи на підставі цивільно-правового договору. Також не можна направляти у відрядження неповнолітніх працівників і вагітних жінок.
Зазвичай для оформлення наказу про направлення працівника у службове поїздку застосовують уніфіковану форму № Т-9. У тих випадках, коли у відрядження їде кілька співробітників відразу, можна застосовувати форму № Т-9а.
У наказі на відрядження повинні бути присутніми наступні пункти:
- дата і номер документа;
- код форми по ОКУД;
- код організації, її назва, назва структурного підрозділу;
- табельний номер, ПІБ, посада направляється у відрядження співробітника;
- місце призначення (вказується країна, населений пункт, організація);
- термін і дати відрядження;
- мета і підстава відрядження;
- джерело фінансування витрат;
- підпис керівника;
- підпис працівника про ознайомлення з наказом.
Читайте по темі в електронному журналі
Скільки повинні зберігатися накази на відрядження?
Питання про терміни зберігання документів по відрядженнях не такий простий, як здається. Справа в тому, що законодавство неоднозначно описує вимоги до зберігання документів в залежності від тривалості відрядження, а також встановлює різні терміни зберігання документів за внутрішніми і закордонним відрядженням.
Таким чином, в даний час законодавством однозначно не визначено термін зберігання наказів на відрядження.
Особливості зберігання наказів на відрядження
Оскільки не існує єдиної думки щодо термінів зберігання наказів на відрядження, на практиці можна дотримуватися наступної тактики.
По-перше, слід видати локальний акт, що закріплює критерії віднесення відряджень до тривалих. Це можна зробити, наприклад, за допомогою положення про відрядження.
По-друге, накази за внутрішньоросійськими відряджень слід зберігати протягом мінімум 5 років. Що стосується закордонних відряджень, то можна не розділяти їх за тривалістю, а зберігати всю документацію по ним протягом мінімум 10 років.
По-третє, при направленні працівників у відрядження в райони Крайньої Півночі слід зберігати супровідну документацію протягом 75 років. Це пов'язано з особливостями нарахування трудового стажу трудящим в умовах Крайньої Півночі.
вкладені файли
- Положення про відрядження (зразок) .doc
- Наказ про направлення працівника у відрядження (зразок) .doc
Доступно тільки передплатникам
- Положення про відрядження (бланк) .doc
- Наказ про направлення працівника у відрядження (бланк) .doc