У загальних функцій, які можуть бути реалізовані текстовими процесорами, можна віднести наступні:
1) введення тексту в комп'ютер;
2) редагування тексту (заміна, вставка, видалення і т. Д.);
3) пошук необхідної інформації в тексті;
4) форматування тексту (установка лівої межі тексту, вирівнювання правого краю, встановлення позиції відступу першого рядка абзацу і т.п.);
6) виділення частин тексту певним шрифтом;
7) розбиття тексту на сторінки з певною кількістю рядків та інтервалів між рядками;
8) робота з декількома документами одночасно;
9) друкування тексту з заданою щільністю, якістю та т.п .; 10) збереження тексту на дисках.
Існує кілька версій Word для Windows, кожна наступна версія сумісна, як правило, з попередніми і має додаткові можливості. Подальший матеріал буде грунтуватися на роботі з русифікованої версією 7.0.
Для установки Word в Windows слід виконати команду Пуск / Налаштування / Панель управління. Потім на панелі керування слід вибрати Установка і видалення програм, встановити компакт-диск в накопичувач і натиснути кнопку Встановити. В процесі установки на екрані з'являютімуться інструкції, які слід виконувати. Варіанти установки відрізняються додатковими можливостями, а отже, і програмами, які ці можливості реалізують.
Рядок заголовка. Верхній рядок екрана є рядком заголовка стандартного для Windows. У ньому наведено ім'я програми
Рядок меню. Під рядком заголовка у вікні розміщується рядок меню містить наступні пункти:
Файл - передбачає роботу з файлами документів;
Виправлення - редагування документів;
Вставка - дозволяє зробити нумерацію сторінок вставити в документ малюнки, діаграми, поточні дати і час, формули, посилання, виноски та інші об'єкти;
Формат - передбачає форматування документів (встановлення шрифтів, параметрів, відступів абзацу, створення буквиці);
Сервіс - сервісні функції (перевірка орфографії, установка параметрів настройки Wordy,
Таблиця - для роботи з таблицями;
Вікно - для роботи з вікнами документів;
Оправлення - довідкова інформація про Word.
Кожен пункт меню має відповідне підменю. Для відкриття меню необхідно натиснути клавішу Alt або F10. Після цього один з пунктів меню буде виділено інверсівнім способом. Для вибору потрібного пункту меню слід використовувати клавіші горизонтального переміщення курсора. Щоб відкрити виділений пункт слід натиснути клавішу Enter. У той же час всі ці операції зручніше зробити за допомогою миші, встановивши курсор на потрібному пункті меню і натиснувши ліву кнопку.
У підміню потрібний пункт може бути обраний також двома способами: або за допомогою миші (для цього треба встановити курсор миші на потрібний пункт і натиснути ліву кнопку), або за допомогою клавіатури (клавішами вертикального переміщення курсора вибрати потрібний пункт і натиснути клавішу Enter).
У назві пунктів меню підкреслена буква е. Це дозволяє відразу вибрати потрібний пункт меню, натиснувши комбінацію клавіш Alt + підкреслена буква меню. Біля деяких пунктів підменю, праворуч від назви, наведені позначення комбінації клавіш, за допомогою яких можна вибрати відповідний пункт підменю.
Назви деяких пунктів підменю сірі. Це означає, що вони на даний момент недоступні (наприклад, не можна відредагувати таблицю, якщо вона ще не створена).
Панелі інструментів. Під рядком меню зазвичай розміщуються панелі інструментів, тобто ряд кнопок, при натисненні яких виконується певна дія. Щоб натиснути кнопку, потрібно клацнути ва ній лівою кнопкою миші. Під час фіксації курсора на кнопці під нею з'являється ЇЇ назва. Кнопки дублюють відповідні команди меню, однак кнопками цієї панелі користуватися значно швидше і зручніше.
В Word для користувача створено кілька панелей інструментів. Для вибору потрібної слід скористатися командою Вид / Панелі інструментів. При цьому на екрані з'явиться діалогове вікно, в списку можна буде вибрати необхідні панелі. За замовчуванням Word виводить на екран панелі інструментів Стандартна і Форматування. Деякі панелі з'являються на екрані автоматично при виконанні певних дій (так, наприклад, панель Малювання виводиться для побудови малюнків). На екрані панелі можна перемістити типовим для середовища Word способом - за допомогою миші.
Діалогове вікно. Для виконання деяких команд потрібно вводити допоміжну інформацію. Так, для виконання команди Файл / Відкрити необхідно визначити дисковод або каталог і ім'я файлу. Для введення такої інформації використовуються діалогові вікна, що містять ряд елементів: кнопки, списки, прапорці, перемикачі, рядки введення, які розміщуються за тематичними групами і називаються полями.
Тематичні групи мають заголовки, які закінчуються двокрапкою. Перехід від групи до групи здійснюється або за допомогою миші або натисканням клавіші Tab. Ім'я групи можна виділити, натиснувши комбінацію клавіш (Alt + підкреслена буква в імені поля). Переміщення всередині групи здійснюють за допомогою клавіш переміщення курсора. У разі введення допоміжної інформації у діалоговому вікні встановлюють прапорці та перемикачі, вибирають елементи зі списків, вводять і редагують текст в полях введення.
Прапорці - невеликі квадратики, в яких після включення з'являється галочка. Вони включаються незалежно один від одного.
Перемикачі (зображуються у вигляді кружечків) використовують тоді, коли необхідно вибрати одну з декількох опцій (параметрів). Обраний перемикач відрізняється від інших темною крапкою всередині кружечка.
Списки використовують для вибору одного з декількох варіантів (наприклад, шрифту). Поки маркер знаходиться всередині цього списку, то список можна гортати шляхом переміщення курсору. Елемент списку виділяється натисканням лівої кнопки миші або клавіші Enter.
У правій частині або внизу вікна розміщені кнопки управління діалоговим вікном.
Кнопка OK (клавіша Enter) закриває діалогове вікно і її натискання підтверджує всі введені зміни, після цього Word виконує команду.
Кнопка Скасування (клавіша Esc скасовує всі введені зміни; діалогове вікно закривається, але відповідна команда не виконується.
Крім кнопок ОК і Скасування в діалоговому вікні в залежності від його конкретного призначення можуть бути і інші кнопки управління.
Багато діалогових вікон не можливо вивести одночасно. У цьому випадку застосовують сторінки-вкладки. На кожній вкладці у верхній частині розміщено ім'я. Для відкриття вкладки слід встановити курсор на імені і натиснути ліву кнопку миші. Діалогові вікна також мають поля, назви яких закінчуються три-точкою. При виборі такого поля відкривається ще одне вікно, в якому також можна встановити певні параметри.