Технологія обслуговування клієнтів в готелях характеризується циклічністю - послідовним повторенням процесу обслуговування гостя від часу його прибуття в готель до остаточного від'їзду з готелю.
Технологічний цикл обслуговування клієнта - це уніфікований стандартний обсяг послуг з певною послідовністю надання, яким має намір скористатися клієнт і пропонує засіб розміщення під час перебування клієнта в готелі. Перелік послуг, їх якість, в технологічному циклі можуть бути досить варіативними, проте основні етапи, послідовність надання головних послуг на кожному етапі завжди забезпечується в певній послідовності.
Технологічний алгоритм гостьового циклу умовно ділиться на чотири етапи:
1. До прибуття в готель - бронювання (Reservation)
2. Прибуття клієнта в готель (Arrival), реєстрація (Check in Procedure) і розміщення клієнта (Accommodation)
3. Проживання (Staying) і обслуговування гостя в готелі
4. Виїзд (Departure), остаточна оплата гостем послуг готелю.
Перша фаза гостьового циклу починається з моменту першого спілкування потенційного клієнта з персоналом готелю задовго до приїзду гостя в засіб розміщення. Спілкування здійснюється через телекомунікаційні засоби і зв'язується з можливістю попереднього замовлення (бронювання) послуг готелю.
Постійні джерела заявок на бронювання надходять від туристичних агентів з продажу, копаній, фірм, які організовують виставки, конференції, семінари, а також від промислових та інших копаній, близьких в розташуванні до готелю, що обумовлює необхідність розміщення співробітників, партнерів по бізнесу. До постійних джерел бронювання також належить централізоване бронювання (GDS).
Рідкісні, епізодичні заявки на бронювання надходять від фізичних осіб або компаній, у яких виникла необхідність в одноразовому розміщенні в готелі.
У процесі першого контакту потенційного клієнт отримує від працівника готелю важливу інформацію про структуру послуг, розташування щодо визначних об'єктів, тарифи та ін. Або клієнт може підтвердити важливу для себе інформацію про засіб розміщення.
Протягом першої фази гостьового циклу здійснюється остаточна підготовка засоби розміщення до прийому гостя: до приїзду гостя підтверджується факт його приїзду, ймовірно часткову зміну терміну прибуття, необхідність трансферу (якщо передбачений в послугах готелю), екскурсійні послуги по ознайомленню з культурно-історичними особливостями міста. Напередодні поселення здійснюється остаточна санітарна підготовка номера.
Друга фаза гостьового циклу пов'язується із зустріччю гостей на вокзалі, аеропорту, трансферт в готель, реєстрацією і розміщенням клієнта в готелі.
З прибуттям в готель друга фаза гостьового циклу пов'язується з організацією поселення гостей. Клієнт отримує інформацію про послуги, особливості організації роботи засобу розміщення, його планування. У цій фазі здійснюється попередня оплата за проживання і заздалегідь обговорені додаткові і супутні послуги готелю. Таким чином, ця фаза відіграє одночасно важливі інформаційну, адаптаційну та комунікаційну функції.
Третя фаза гостьового циклу найважливіша і пов'язана з обслуговуванням гостей під час проживання в готелі.
Незалежно від функціональних характеристик, будь готельне підприємство повинно ставити перед собою головну мету - протягом всього терміну перебування в ньому гостей наблизити умови проживання клієнта в домашніх умовах, створити умови для ефективної роботи, відпочинку, розваг. У готелях з високим рівнем обслуговування обов'язкові бізнес-центр, бюро обслуговування, оздоровчий центр, послуги пропозиції автотранспорту та ін. Додаткові і супутні послуги також є важливими в забезпеченні доходів готелів. Частка доходів від пропозиції додаткових послуг може досягати 30%.
Завершальна фаза гостьового циклу в окремих готелях зв'язується з трансфертом гостей на вокзал. Впровадження цієї послуги в готельному бізнесі стимулювати гостей повторно відвідати засіб розміщення завдяки комфортності, індивідуальному підходу в процесі надання послуг.