ПОЛЯ УНІКАЛЬНІ І КЛЮЧОВІ
Створення бази даних завжди починається з розробки структури її таблиць. Структура повинна бути такою, щоб при роботі з базою було потрібно вводити в неї якнайменше даних. Якщо введення якихось даних доводиться повторювати неодноразово, базу роблять з декількох зв'язаних таблиць. Структуру кожної таблиці розробляють окремо.
Для того щоб зв'язки між таблицями працювали надійно і по запису з однієї таблиці можна було однозначно знайти записи в іншій таблиці, треба передбачити в таблиці унікальні поля.
Унікальне поле - це поле, значення в якому не можуть повторюватися.
Швидше за все, поле Код співробітника виявиться унікальним, і проблем зі зв'язками між таблицями не виникне, але було б непогано, якби комп'ютер міг просигналізувати в тому випадку, якщо раптом записи в цьому полі повторяться. Для цього існує поняття ключове поле. При створенні структури таблиць одне поле (або одну комбінацію полів) можна призначити ключовим. З ключовими полями комп'ютер працює особливо. Він перевіряє їх унікальність і швидше виконує сортування по таким полях. Ключове поле - очевидний кандидат для створення зв'язків. Іноді ключове поле називають первинним ключем.
В якості первинного ключа в таблицях часто використовують поле, що має тип Лічильник. Ввести два однакових значення в таке поле не можна за визначенням, оскільки приріст значення поля проводиться автоматично
Структура зв'язків між таблицями називається схемою даних.
Системи управління базами даних (СКБД) - це програмні засоби, за допомогою яких можна створювати бази даних, наповнювати їх і працювати з ними. У світі існує чимало різних систем управління базами даних. Багато з них насправді не є закінченими продуктами, а спеціалізованими середовищами програмування, за допомогою яких кожен, освоїв цю систему. може сам створювати такі структури, які йому зручні, і вводити в них необхідні елементи управління. До подібних систем відносяться Clipper, Paradox, FoxPro та інші.
Необхідність програмувати завжди стримувала широке впровадження баз даних в малому бізнесі. Великі підприємства могли дозволити собі зробити замовлення на програмування спеціалізованої системи "під себе". Малим підприємствам часто не під силу було не тільки вирішити, але навіть і правильно сформулювати цю задачу.
Положення змінилося з появою в складі пакету Microsoft Office системи управління базами даних Access. За допомогою Access звичайні користувачі отримали зручний засіб для створення і експлуатації досить потужних баз даних без необхідності що-небудь програмувати. У той же час робота з Access не виключає можливості програмування. При бажанні систему можна розвивати і налаштовувати власними силами. Для цього треба володіти основами програмування на мові Visual Basic.
Ще одним додатковим перевагою Access є інтегрованість цієї програми з Excel, Word і іншими програмами пакета Office. Дані, створені в різних додатках, що входять в цей пакет, легко імпортуються і експортуються з однієї програми до іншої.