В ідеальному варіанті в процес вироблення місії організації повинні бути залучені всі рівні менеджменту, разом з тим, цей процес має проходити під наглядом компетентних зовнішніх консультантів, які вже мають теоретичний і практичний досвід вироблення місії організацій.
Деякі думають, що вироблення місії організації - це справа керівництва компанії, тобто відповідальність за постановку глобальної мети повинен брати на себе тільки керівник і ніхто інший. Це глибока помилка.
У тому випадку, якщо заяву про призначення організації вироблено керівником організації в поодинці і в такому вигляді донесено до співробітників, така заява може бути не прийнято співробітниками, а іноді і взагалі не зрозуміло, що веде до конфліктів в організації. До того ж, стверджуючи місію, керівник не може об'єктивно оцінити стан справ на існуючий момент і тому не може виробити глобальну довгострокову мету організації в поодинці.
Зовнішні консультанти також не можуть виробляти місію організації без постійної взаємодії з керівництвом та співробітниками, так як будь-якої повної надана консультантам інформація про організації не була, вона не може дати чіткого уявлення про всі нюанси [11, с.102].
Тому вироблення місії організації - це складний тривалий процес, який складається з декількох етапів, і в цьому процесі мають бути задіяні всі співробітники фірми, що мають відношення до управління організацією, а також консультанти з управління, які будуть координувати цей процес.
У підходах до формування місії не може бути готових рецептів. Більш того, як показує досвід, визначення та формулювання місії - тривалий і нелегкий процес, тісно пов'язаний з накопиченим досвідом і встановленням традицій, тобто з тим, що називається фірмової (організаційної) культурою.
Отже, перейдемо до самого процесу вироблення місії організації. Виділимо етапи процесу вироблення місії організації у великій компанії. Кожен з цих етапів вимагає окремого пояснення, на деяких з них зупинимося більш детально.
Усвідомлення керівництвом компанії необхідності вироблення місії. На цьому етапі топ менеджмент організації, і, перш за все, її перша особа, повинен зрозуміти, що побудова стратегії неможливо, якщо у організації відсутня місія. Керівництво повинно усвідомити негативні наслідки її відсутності.
Проведення наради на рівні вищого керівництва. На ньому керівник або професійний консультант в області стратегічного управління повинні довести до всього вищого керівництва компанії причини, за якими необхідно зайнятися виробленням місії. За результатами наради призначаються відповідальні особи, які будуть реалізовувати прийняті рішення і координувати роботу групи (команди). У великих компаніях рекомендується виділити роботу з вироблення місії в окремий проект і призначити керівника нового проекту.
Створення команди з вироблення місії організації. Керівник проекту формує команду, в яку повинні увійти співробітники функціональних підрозділів компанії, а також консультанти зі стратегічного розвитку, які мають досвід вироблення місій в інших компаніях.
На цьому етапі дуже важлива робота консультантів, які повинні надати компанії всю наявну у них інформацію, засновану на досвіді вироблення місії в інших компаніях [11, с.104].
Розробка структури місії. Коли збір інформації завершено, команда з вироблення місії повинна підготувати і подати на затвердження керівництву структуру майбутньої місії, до якої включаються основні положення, які будуть описані в місії компанії.
Затвердження структури місії керівництвом компанії.
Написання початкового варіанта місії, який є досить повним і розгорнутим викладом всіх пунктів, включених в структуру. Тут головне - нічого не забути і не лякатися того, що виходить занадто довгий документ, згодом він буде скорочуватися і урізати.
Доведення першого варіанту місії до керівників усіх підрозділів компанії для внесення доповнень та пропозицій.
Проведення наради з керівниками підрозділів компанії, обговорення першого варіанту місії, рекомендується доопрацювати місію з урахуванням всіх зауважень.
Створення другого, доопрацьованого варіанту місії.
Обговорення на Правлінні компанії доопрацьованого варіанту місії. Топ менеджмент також вносить свої корективи.
Після обговорення місії компанії на Правлінні створюється заключний документ.
Ствердження місії першим керівником компанії.
Доведено підписаного першим керівником варіанта місії до всіх співробітників організації, а також до партнерів та інших осіб, зацікавлених у функціонуванні організації.
Таким чином, представлений складний процес вироблення місії великої компанії. Хоча він і не є готовим рецептом, але зможе допомогти менеджерам виробити місію у своїй організації.
Функції місії організації:
1) уявлення про організацію для суб'єктів зовнішнього середовища;
2) єднання всередині компанії;
3) підвищення ефективності компанії; розширення сенсу діяльності компанії. Місія не повинна залежати від поточного стану організації, форм і методів її роботи, так як в цілому вона виражає спрямованість у майбутнє, показуючи, на що будуть направлятися зусилля і які цінності будуть при цьому пріоритетними [24, с.39].
Можна також виділити наступні функції місії організації:
- створення привабливого іміджу і ділової репутації організації;
- визначення основної мети діяльності та розвитку організації;
- виявлення суспільно корисних сфер діяльності;
- визначення філософії та ідеології організації;
- вибір методики досягнення стратегічних цілей, яка сприймається колективом організації і суспільством;
- встановлення взаєморозуміння і взаємодії з державою і громадянським суспільством.
Вибір основної мети організації, з точки зору місії, на перше місце ставить не отримання максимального прибутку, а привабливість продукції, що випускається і послуг, що надаються для споживачів. При цьому розширюється коло споживачів, завойовується ринок і зростає прибуток організації, як наслідок виконання місії.
Місія розробляється на довгостроковий період, тому вона сприяє рентабельної роботи організації не тільки в поточний період, але і в довгостроковій перспективі.
Вимоги до місії:
1) місія не повинна включати такі поняття як прибуток, рентабельність, монопольність;
2) місія не повинна вказувати конкретні завдання і терміни їх виконання. Приклад місії «Форд надає людям дешевий транспорт».
1) історія фірми;
2) стиль поведінки, спосіб дії фірми.
3) відмінні риси компанії
На основі місії:
1) формулюються цілі компанії фірми;
2) визначаються необхідні ресурси компанії;
3) реалізуються можливості компанії. У місії не прийнято вказувати в якості головної мети отримання прибутку, не дивлячись на те, що прибуткова робота є найважливішим фактором життєдіяльності організації. Але прибуток, як місія, може істотно обмежити спектр розглянутих організацією шляхів і напрямків розвитку і, в кінцевому рахунку, призведе до неефективної роботи. Мета - це ідеальне втілення спільної роботи фірми, цілісність фірми, втілена в єдності роботи її співробітників, відображення накопиченого організаційного досвіду фірми.
Вимоги до цілей:
5) закриті тимчасові рамки (переклад англійської абревіатури SMART). Протилежним за значенням до терміна «мета» є термін «результат» [24, с.43].