Розрізняють два напрями контрольної діяльності:
- контроль виконання документів по суті поставлених в них питань - це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішене питання;
- контроль за термінами виконання.
Контроль по суті поставлених питань здійснює керівник підприємства, структурного підрозділу або фахівець, який займається зазначеними проблемами. Керівники структурних підрозділів та фахівці (виконавці) несуть відповідальність за правильність і своєчасність вирішення питань.
Контроль термінів виконання ОРД - найважливіша функція служби ДОУ, закріплена інструкцією по ДОУ. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, по матеріально-технічному постачанню і т.д.) ведеться з доручення керівників у відповідних структурних підрозділах.
5.3. Завдання діловодної служби
при строкові контролі виконання
Централізація чи децентралізація ведення контрольних операцій залежать від розміру установи, організації підприємства, організації служби ДОУ, обсягу документообігу. У великих організаціях контроль за виконанням документів здійснюють спеціальні структурні підрозділи або групи, що входять до складу служби ДОУ (інспекція з контролю, бюро контролю), або спеціально призначені для цього співробітники служби (інспектор з контролю). Крім того, контроль повинен вестися в структурних підрозділах секретарями або особами, відповідальними за діловодство.
У невеликих організаціях контроль за виконанням документів входить в обов'язки секретаріату або секретаря керівника.
Контроль виконання включає в себе:
- постановку документа на контроль (занесення даних про документ, виконавця і терміни виконання в облікові форми);
- перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
- регулювання ходу виконання документів;
- встановлення проміжних контрольних строків для нагадування виконавцям;
- Повідомлення виконавців про терміни і отримання інформації про хід виконання;
- фіксація проміжних результатів виконання;
- інформування керівника про результати контролю;
- зняття документа з контролю за вказівкою керівника;
- облік і узагальнення результатів контролю (підготовка зведень, повідомлень про виконавську дисципліну).
Терміни виконання документів
Терміни виконання документів діляться на:
- типові. встановлюються законодавством (терміни виконання звернень громадян), нормативними актами вищих органів державної влади і управління, муніципальними органами, вищестоящою організацією або колегіальним органом (термін зазвичай вказується в документах); типові терміни виконання листів підприємств, актів приймання, телеграм наведено в додатку до ГСДОУ;
- індивідуальні - встановлюються резолюцією керівника, текстом документа (в наказах), внутрішньою інструкцією організації (при вирішенні періодично повторюваних питань).
Переліки документів зі строками виконання, що складаються на підприємстві, можуть бути додатком до інструкції по ДОУ або самостійним документом, підписаним керівником служби ДОУ і затвердженим керівником підприємства. Керівник має право змінити типовий термін виконання документа, якщо цього вимагає конкретна управлінська операція.
При неможливості встановлення точного терміну виконання встановлюють умовний термін, який потім коригується в ході виконання документа. Якщо документ (що містить складне завдання) має тривалий термін виконання (кілька місяців, рік), контролюють виконання проміжних етапів. Термін виконання кожного етапу фіксується у контрольній формі.
Терміни виконання обчислюються в календарних днях:
- для документів, що надійшли від інших організацій, з моменту надходження;
- для документів, відправлених (вихідних) і внутрішніх - з дати їх підписання або затвердження.
Зміна термінів виконання проводиться: типових термінів - введенням нового нормативного акту, індивідуальних термінів - керівником, який їх установив.
Контроль ведеться з моменту постановки документа на контроль.
Продовжувати термін виконання документа потрібно в письмовій або усній формі не менше ніж за 2-3 дні до закінчення терміну виконання документа, якщо з'ясовується неможливість дотримання встановленого терміну виконання. При продовженні терміну виконання в реєстраційній системі роблять відповідну відмітку. Перенесення терміну виконання заднім числом не допускається.
Зняття документа з контролю здійснюється тільки після повного виконання документа, тобто після виконання резолюції керівника, підготовки відповідного документа, отримання відповіді на вихідний документ або іншого документального підтвердження факту виконання. Результат виконання (наприклад, спрямований комплект документів, підписаний договір, відправлено лист) записується в реєстраційну картку.