Причини нестач можуть бути найрізноманітнішими: це і недбальство співробітників, і непорядність постачальників, і, врешті-решт, просто природні втрати товарно-матеріальних цінностей. Розказано, що робити бухгалтеру у разі виявлення недостачі. Наприклад, як розділити матеріальну відповідальність працівників, які вчинили розкрадання, або як вчинити, якщо винні не знайдені. Наводяться зразки заповнення документів, які необхідно оформляти -у разі недостачі, а також показаний податковий і бухгалтерський облік.
інвентаризація
порядок інвентаризації
Коротко порядок інвентаризації виглядає наступним чином:
- затверджується наказ про проведення інвентаризації із зазначенням дати, складу комісії і майна для перевірки;
- комісія отримує останні на момент інвентаризації прибуткові і витратні документи;
- бухгалтерія визначає залишки цінностей за обліковими даними;
- матеріально відповідальні особи дають розписки;
- інвентаризаційна комісія визначає фактичну наявність майна;
- оформляються інвентаризаційні описи;
- результати інвентаризації звіряються з обліковими даними;
- по майну, при інвентаризації якого виявлено відхилення від облікових даних, складаються порівняльні відомості.
Відзначимо, що в порівняльних відомостях (див. Приклад 1) суми недостач вказують відповідно до їх оцінкою в бухгалтерському обліку (п. 4.1 Методичних вказівок). При цьому на цінності, які не належать організації, але котрі увійшли в обліку (що знаходяться на відповідальному зберіганні, орендовані, отримані для переробки), складають окремі порівняльні відомості.
касові тонкощі
В цьому випадку наказом керівника підприємства призначається комісія, яка в подальшому оформляє акт ревізії (див. Приклад 2). Інвентаризація полягає в повному перерахунку готівки та інших цінностей, що знаходяться в касі. Залишок готівки звіряють з обліковими даними по касовій книзі підприємства (п. 37 Порядку ведення касових операцій).
Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку і звітності того місяця, в якому була закінчена інвентаризація (п. 5.5 Методичних вказівок). Для узагальнення інформації про суми недостач і втрат від псування матеріальних та інших цінностей (включаючи грошові кошти) призначений рахунок 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей»:
- Дебет 94 Кредит 01 (03, 07. 08, 10, 11, 41, 43, 50, 60) - відображена сума недостачі.
природний спад
пересортиця
У бухгалтерському обліку нестачу майна і його псування в межах норм природних втрат відносять на витрати виробництва або обігу (подп. Б п. 3 ст. 12 Закону № 129-ФЗ):
- Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 94 - відображено суму недостачі в межах норм природних втрат.
У податковому обліку втрати від недостачі або псування при зберіганні і транспортуванні матеріально-виробничих запасів в межах норм естест-кої убутку, затверджених у порядку, встановленому Урядом, прирівнюють до матеріальних витрат (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
технологічні втрати
До матеріальних витрат для цілей оподаткування прибутку прирівнюють і технологічні втрати при виробництві або транспортуванні (подп. 3 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Недостача внаслідок розкрадання
Матеріальна відповідальність працівників
Відповідно до статті 22 Трудового кодексу роботодавець має право залучати працівників до матеріальної відповідальності в порядку,-встановлений законодавством.
Порядок визначення заподіяної роботодавцю шкоди виглядає наступним чином:
- створюється комісія;
- проводиться інвентаризація майна;
- встановлюються причини виникнення збитку;
- истребуется від працівника письмове пояснення;
- при відмові або ухиленні працівника від надання пояснення складається акт.
Відзначимо, що матеріальна відповідальність працівників буває обмеженою (в межах середньомісячного заробітку) і повної, індивідуальної і колективної.
Сума заподіяного збитку, що не перевищує середнього місячного заробітку винної особи, стягується за наказом роботодавця. Розпорядження має бути складено протягом одного місяця з дня встановлення розміру збитку. При цьому можливо і добровільне відшкодування збитків (ст. 248 ТК РФ).
Якщо ж місячний термін минув або працівник не згоден на добровільне відшкодування збитків, а сума збитку перевищує його середній місячний заробіток, то стягнення відбувається в судовому порядку. Пам'ятайте: роботодавець має право звернутися до суду по спорам про відшкодування працівником збитків протягом одного року з дня виявлення заподіяної шкоди (ст. 392 ТК РФ).
Відзначимо, що, визначаючи розмір шкоди, що підлягає відшкодуванню при колективної матеріальної відповідальності, суд враховує ступінь провини кожного члена колективу, розмір посадового окладу, час, який співробітник фактично пропрацював в складі колективу за період від останньої інвентаризації до дня виявлення шкоди (п. 14 Постанови № 52). У цьому випадку досить часто використовується методика, прописана в наказі Мінторгу СРСР від 19.08.1982 р № 169 «Вказівки про порядок застосування в державній торгівлі законодавства, що регулює матеріальну відповідальність робітників і службовців за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації» (далі - Наказ № 169).
Отже, розмір відшкодування шкоди кожним членом бригади може бути визначений за такою формулою (п. 7.3 Наказу № 169):
За результатами проведеної інвентаризації в ТОВ «Магазин» була виявлена недостача на суму 5 000 руб. На підприємстві встановлена колективна матеріальна відповідальність. Винною була визнана бригада, що складається з трьох осіб.
Заробітна плата кожного члена бригади за міжінвентаризаційний період склала:
Антонов І.Г. - 15 000 руб.,
Дубінін В.В. - 45 000 руб.,
Сергєєв Л.І. - 40 000 руб.
Розрахуємо розмір відшкодовується збитку кожним з членів бригади:
При цьому не забувайте про обмеження розміру відрахувань із заробітної плати, прописаних в статті 138 Трудового кодексу. Також не допускаються відрахування з виплат, на які відповідно до федеральним законом не може бути звернено стягнення.
У бухгалтерському обліку недостача майна і його псування понад норми природного убутку відноситься на рахунок винних осіб (подп. Б п. 3 ст. 12 Закону № 129-ФЗ):
- Дебет 73 субрахунок «Розрахунки з відшкодування матеріального збитку» Кредит 94 - віднесена сума недостачі на рахунок винної особи.
Різницю між стягуваної з винних осіб сумою за відсутні цінності і вартістю, яка значиться в бухгалтерському обліку організації, відображають на рахунку 98 «Доходи майбутніх періодів»:
- Дебет 73 субрахунок «Розрахунки з відшкодування матеріального збитку» Кредит 98 - відображена різниця між сумою, що підлягає стягненню з винних осіб, і балансовою вартістю саме ті цінностей;
- Дебет 98 Кредит 91-1 «Інші доходи» - відображено списання суми різниці, стягнутої з винної особи, над балансовою-вартість саме ті цінностей.
У ТОВ «Магазин» була виявлена недостача товару на суму 10 000 руб. (Ринкова вартість товару - 12 000 руб.). Винним визнаний менеджер організації.
Відповідно до угоди між директором і менеджером ринкова вартість товару повинна бути стягнута рівними частинами протягом 4 місяців з заробітної плати даного співробітника.
У бухгалтерському обліку треба зробити наступні проводки:
- Дебет 94 Кредит 10 - 10 000 руб. - за результатами інвентаризації списаний товар, якого не;
- Дебет 73 Кредит 94 - 10 000 руб. - віднесена сума недостачі на рахунок винної особи;
- Дебет 73 Кредит 98 - 2 000 руб. (12 000 руб. - 10 000 руб.) - відображена різниця між сумою, що підлягає стягненню з винних осіб, і балансовою вартістю саме ті цінностей;
Щомісяця протягом 4 міс .:
- Дебет 70 Кредит 73 - 3 000 руб. (12 000 руб. / 4 міс.) - відбито утримання суми, що підлягає стягненню з заробітної плати співробітника.
- Дебет 98 Кредит 91-1 - 500 руб. (2 000 руб. / 4 міс.) - відбито списання суми різниці, стягнутої з винної особи, над балансовою вартістю саме ті цінностей.
Сума відшкодовується збитку визнається позареалізаційних доходів (п. 3 ст. 250 НК РФ). В цьому випадку моментом отримання доходу є дата визнання боржником шкоди або дата набрання законної сили рішенням суду (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Винні не знайдені
У бухгалтерському обліку недостача майна і його псування понад норми природного убутку, якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні збитків, підлягає списанню на фінансові результати організації (подп. Б п. 3 ст. 12 Закону № 129-ФЗ).
Недостачу цінностей понад норми втрат і втрат від псування цінностей при відсутності конкретних винуватців, а також недостачу товарно-матеріальних цінностей, у стягненні яких відмовлено судом через необгрунтованість позовів, відображають таким чином:
- Дебет 91-2 «Інші витрати» Кредит 94 - списана сума недостачі, якщо винуватець не був встановлений або суд відмовив у стягненні.
У ТОВ «Стандарт» за результатами проведеної інвентаризації виявлено нестачу бетонозмішувача СБР-260/380 (первісна-вартість - 25 000 руб. Амортизація - 5 000 руб.).
Винуватці встановлені не були.
У бухгалтерському обліку треба зробити наступні проводки:
- Дебет 02 Кредит 01 - 5 000 руб. - списана сума амортизації;
- Дебет 94 Кредит 01 - 20 000 руб. - списана залишкова вартість основного засобу;
- Дебет 91-2 Кредит 94 - 20 000 руб. - списано суму нестачі при відсутності винних осіб.
Зауважимо, що зустрічаються судові рішення, в яких сказано про можливість врахувати збитки в складі витрат не в момент винесення постанови про припинення кримінальної справи, а в момент його отримання.
Оцінка втрат при прийманні товарів від постачальників
З питання, чи треба відновлювати вхідний ПДВ за відсутньою цінностям, йде давня суперечка між платниками податків і чиновниками.
- вибуття майна з причин, не пов'язаних з реалізацією або безоплатною передачею (наприклад, у зв'язку з втратою, псуванням, боєм, розкраданням, стихійним лихом тощо.), об'єктом оподаткування ПДВ не є;
- суми податку, раніше правомірно прийняті до відрахування за вказаною майну, необхідно відновлювати. Відновлення слід проводити в тому податковому періоді, в якому відсутнє майно списується з обліку;
- по амортизується майну відновленню підлягає ПДВ в розмірі суми, пропорційної залишкової (балансової) вартості майна без урахування переоцінки;
- при виявленні винних осіб та повернення майна платника податків у разі використання повернутих цінностей в операціях, які підлягають оподаткуванню ПДВ, повинна бути представлена коригуюча податкова декларація за той податковий період, в якому вироблено відновлення відрахувань;
- в разі компенсації збитку винною особою грошовими средст-вами нарахування ПДВ здійснюється і коригування сум відновлених відрахувань не проводиться.