Щоб правильно обробляти дані таблиць за допомогою таких засобів, як сортування і фільтрація, необхідно впорядкувати дані таблиці у вигляді списку.
В Excel списком називається послідовність рядків робочого аркуша, яка в кожному стовпці першого рядка містить найменування даних (шапка таблиці), а в інших рядках дані (рядки таблиці). При цьому кожен стовпець повинен містити однотипні дані. Крім того, в списку (таблиці) не повинно бути порожніх рядків або стовпців.
Щоб відсортувати таблицю за зростанням (від А до Я або від 0 до 9) або за спаданням (від Я до А або від 9 до 0) даних будь-якого стовпця, можна скористатися списком, що випадає кнопки Сортування і фільтр. розташованої на панелі Редагування вкладки Головна. або кнопками на панелі Сортування і фільтрація вкладки Дані.
Для виконання сортування досить вказати клітинку в сортованому стовпці і натиснути кнопку Сортування від А до Я або Сортування від Я до А.
Якщо потрібно впорядкувати елементи таблиці за двома або трьома стовпцями, використовується команда, що настроюється сортування зі списку команд кнопки Сортування і фільтр або кнопка Сортування.
Наприклад, щоб впорядкувати дані таблиці, за зростанням вмісту стовпця Прізвище. а в разі збігу значень - по зростанню відповідних осередків стовпців Ім'я та По батькові. слід:
1. Виділити будь-яку клітинку таблиці даних.
2. Натиснути кнопку Сортування на панелі Сортування і фільтр вкладки Дані.
3. У діалоговому вікні Сортування вказати, за яким одну (або стовпцями) і в якому напрямку буде виконуватися сортування.
В даному випадку потрібно:
а) в поле Сортувати по зі списку вибрати ім'я стовпця, по якому буде виконуватися сортування;
б) в поле Сортування вибрати пункт Значення (якщо сортування здійснюється на основі даних в осередках);
в) в поле Порядок вказується напрямок сортування - від А до Я або від Я до А;
г) скористатися кнопкою Додати рівень. щоб задати сортування більш ніж по одному стовпцю. При цьому з'явиться ще один рядок (Потім по) для вказівки налаштувань сортування для другого поля. При натисканні на цьому рядку з'явиться ще одна і т.д.
4. Закрити діалогове вікно натисканням кнопки ОК.
- Заповнення осередків за допомогою рядів даних У Excel розроблений механізм введення рядів даних, тобто значень, що відрізняються.
- Введення тексту Перш, ніж вводити дані, слід продумати, як їх краще розмістити.
- Сортування і впорядкування значків Для кожного способу відображення значків у вікні Провідника передбачено чотири.
- Редагування даних Якщо виникла необхідність змінити введені в клітинку дані (наприклад, замінити.
- Введення даних і переміщення в таблиці Щоб ввести дані в комірку таблиці, потрібно попередньо встановити в.
- Числові формати даних Одним з переваг форматування в Excel є можливість відображати дані.