Функції і призначення
Підписання та реєстрація
У структурних підрозділах службові записки реєструють в програмці електричного документообігу. Їм присвоюють номер, направляють в підрозділи в картонному вигляді і на електричному носії. Нумерація складається з індексу підрозділу і реєстраційного номера.
Датою службової записки вважається момент її реєстрації. Її оригінал з резолюцією керівної особи направляється керівникові. А копія службової записки повертається вже виконавцю.
Різновид службових записок
Залежно від призначення і змісту доповідні записки можуть бути діяльні (у вигляді зауважень і пропозицій) або звітні (про результати перевірки, про відрядження).
Текстову частину службової записки та доповідної записки рекомендується складати з 2 частин. 1-ша її частина - повинна складатися з фактів, які послужили приводом до її написання, а 2-а - з пропозицій і відповідних висновків по викладається питання.
Кожен документ, що розробляється може містити в собі тільки одне питання. Виняток складають протоколи, накази, плани, звіти і узагальнюючі документи.
Службова записка повинна включати в себе обґрунтовану інформацію, викладену неупереджено, коротко, добре, зрозуміло і без зайвих повторень. Текстову частину оформляють у вигляді суцільного тексту, таблиці, анкети або поєднання цих форм.
Непростий суцільний текст будь-якого документа повинен складатися з логічно і граматично узгодженої інформації про дії в управлінні, які відображені у відповідних положеннях, нормах, правилах і розпорядчих документах.
Службова записка повинна мати обов'язкові реквізити і постійний порядок розміщення: творця, найменування підприємства і його код, індекс, дату, заголовок, основний текст, візи, підпис виконавця, позначку про виконання і направлення документа до справи.
Тема службової записки повинен бути викладений коротко. Якщо ж в документі йдеться про кілька проблемах, то заголовок може бути узагальненим.
Вся виходить інформація в обсязі службової записки повинна надаватися за запитом і відправлятися тільки офіційно. Надана інформація повинна бути підписана і завізована керівником, сферу діяльності якого вона зачіпає.
Всі службові записки в обов'язковому порядку підлягають датування. Дата документа і будь-які службові відмітки на ньому є обов'язковим реквізитом будь-якого документа.